项目二采购的前期准备

企业采购与供应目录4课程介绍1235学习情境一：认识采购管理学习情境二：采购的前期准备学习情境四：采购的事后管理学习情境三：采购的实施项目二采购的前期准备任务2建立采购管理组织技能1如何组建采购部门技能2如何明确采购部门人员职责技能3如何针对不同物品选择采购制度技能4如何招聘和培训人员技能5如何组建优秀的采购组织团队•项目任务：以6-8人为一小组，分组成立虚拟企业，每个企业建立采购管理组织，明确分工和岗位职责任务2建立采购管理组织•采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并作适当的管理，以期能发挥整体的作用。任务2建立采购管理组织•一、采购部门在组织中地位•影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：–在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。–公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。–公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。–管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。采购部门在企业中的地位•采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型：–独立部门•在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。–单纯采购•只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。–附属于生产部门•适用于物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。–附属销售部门•适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。二、采购部门在企业中的隶属关系•1、采购部门隶属于生产副总经理：主要职责是协助生产工作顺利运行总经理行政副总销售副总生产副总生产仓储采购二、采购部门在企业中的隶属关系•2、采购部门在企业中隶属于行政副总经理：采购部门的主要职责是获得较佳的价格和付款方式、以达到财务上的目标。总经理行政部业务部生产部仓储生产控制制造产品管理采购外事活动后勤服务二、采购部门在企业中的隶属关系•3、采购部门直接隶属于总经理：采购部门主要发挥降低成本作用。当企业的生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销货成本所占的比率比较高时采用。总经理行政部业务部生产部人事部采购部二、采购部门在企业中的隶属关系•4、采购部门隶属于资财部：配合生产和仓储部门，适于物料需要管制不易，需要采购部门经常与其他相关部门沟通、协调的企业，资财部业务部生产部人事部采购部行政部总经理三、采购管理组织设立步骤考虑采购管理职能考虑采购任务量确定采购管理组织机构设计管理作业流程设定岗位为各个岗位配备合适的人四、采购组织的类型1、按物品类别划分的组织形式2、按采购地区划分的组织形式3、按顾客属性建立4按采购物品的价值或重要性划分5、按采购过程划分6综合结构形式按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。不同的物品有不同的特点，按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，可以按采购地区的不同，将采购组织机构分为不同的小组，每个采购小组承担一系列的采购业务一般企业将以系列的物品、地区、价值、业务等为基础，混合式构建组织形式A一般交由采购主管负责。B、C类物品价值不高，可交给一般采购人员负责。任务2建立采购管理组织五、各种不同类型采购组织的适用情况按业务过程分工划分的组织采购量大、采购物品品种较少、交货期长的企业按物品类别划分的组织按采购地区划分的组织按采购品价值划分的组织综合结构形式采购物品繁杂的企业跨国采购的企业采购量大、品种多的企业规模化的组织按顾客属性划分的组织顾客较为集中的企业例：大型企业采购部门组织架构采购经理档案部跟单部票据部采购部运输部残料部研究部价格表产品目录档案记录采购记录程序研究市场研究价值分析办公设备制造设备普通物料各种燃料包装材料化学原料金属材料其他物料五金原料例：中型企业采购部门组织架构采购科行政科运输科物料组原料组零件组设备组订货组价格发票组文书组追踪组运输督察组包装运输组运输事务组讨论六、采购部门岗位包括以下几部分：1、采购经理2、采购科长3、助理4、采购人员（计划管理岗、采购管理岗、物资需求计划管理、统计和经营分析、绩效考核岗位）P323各岗位职责采购经理A、拟订采购部门的工作方针与目标；B、负责主要原料与物料的采购：C、编制年度采购计划与预算；D、签定、审核订购单与合约；E、采购制度的建立与改善；F、撰写部门周报与月报；G、主持采购人员的教育训练；H、建立与供应商良好的伙伴关系I、主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。各岗位职责采购科长A、分派采购人员及助理的日常工作；B、负责次要原料或物料的采购；C、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；D、采购进度的跟踪；E、保险、公证、索赔的督导；F、审核一般物料采购案；G、市场调查；H、供应商的考核。各岗位职责采购助理A、请购单、验收单的登记；B、交货记录及稽催；C、访客的安排与接待；D、采购费用的申请与报支；E、进出口文件及手续的申请；F、电脑职作业与档案管理；承办保险、公证事宜。各岗位职责采购员A、经办一般性物料的采购；B、查访厂商；C、与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；D、要求供应商执行价值工程的工作。E、确认交货日期；F、一般索赔案件的处理；G、处理退货；H、收集价格情报及替代品资料。七、采购组织设计的原则战略匹配原则效率原则目标原则功能块整合与合理分工原则管理幅度原则权责相符原则有机界面原则闭环原则环境适应性原则统一指挥原则八、选择采购制度采购管理制度主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。1、采购领导制度：即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度集中采购制度分散采购制度混合采购制度1、采购领导制度（1）集中制•采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用，集中制的特点是：•①价格优惠•②管理统一•③降低成本•④统筹规划1、采购领导制度（2）分散制将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业，且分公司（分厂）分散在各地，企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度。•优点：①针对性强；②减少了内部物资的调拨手续，③采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）的积极性•缺点：不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，使进价较高。易造成管理失控分散型组织结构图总经理办公室部门A部门B部门C采购生产市场/销售采购生产市场/销售采购生产市场/销售1、采购领导制度•（3）混合制•若企业的分公司（分厂）的所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一采购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。混合型组织结构图总经理采购部办公室部门A部门B部门C采购生产营销采购生产营销1、采购领导制度（4）三种不同领导制度的选择物品共性地理分布市场结构降价潜力专业要求价格影响客户需求考虑因素2、经济责任制度•经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面：（1）岗位责任制•岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，目标清楚，责任明确，工作有条不紊，加强职工责任感，调动工作积极性，发挥其聪明才智；可以堵塞工作漏洞，保证采购工作的良好秩序。2、经济责任制度•（2）采购费用承包制•这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购环节经济效益低下，从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此，用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。3、奖惩制度•真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。•注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。•二是要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。4、监督制度（着重对权利和责任的监督）•贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：一•①由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；•②是组织有关部门的负责人进行横向联合检查；•③是个人自查。5、民主管理制度•实行民主管理，可以较好地把民主与集中结合起来，调动职工的积极性；可以集中广大采购人员的智慧，集思广益，共商大计；可以密切干群关系，克服官僚主义、瞎指挥；也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端，促进采购部门的安定团结。•部门内充分听取意见•部门外充分听取意见案例讨论•EP公司的采购制度（P64）课堂小结•确定采购部门结构和地位•明确人员职责•选择采购制度•确定采购部门结构•明确人员职责•选择采购制度REVIEW任务2建立采购管理组织九、如何招聘采购人员进行岗位需求分析拟定招聘标准选择招聘渠道选择招聘方法确定岗位、数量等品德素质知识素质能力素质身心素质内部招聘外部招聘背景调查心理测试情景模拟笔试面试任务2建立采购管理组织讨论•根据以下采购人员的素质要求，说说怎样做一个合格的采购人员品德方面：爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持原则、优质服务知识方面：政策法律知识；市场学知识；业务基础知识；社会心理知识；自然科学知识能力方面：分析能力；协作能力；表达能力；成本分析和价值分析能力；预测能力；应变能力；身心方面：健康体魄、成熟心理、积极心态任务2建立采购管理组织十、如何培训采购人员1、培训原则①学用结合②工作学习兼顾③符合成人教育特点④形式灵活多样培训很贵，但不培训更贵任务2建立采购管理组织十、如何培训采购人员2、采购人员培训步骤STEP1培训需求分析STEP2确定培训内容STEP3选择培训方法讲授法、视听法案例研究法、设立助理职位法采购专业课程个人素质和技巧任务2建立采购管理组织十一、如何组建优秀采购团队建立共同采购目标明晰人员角色积极培育团队意识定岗定责绩效考核培训学习提高素质坚持原则依法操作任务2建立采购管理组织优秀采购员的七大特征1.操守廉洁2．掌握市场3．精打细算4．积极认真5．创新求进6．适应性强7.团结合作优秀采购团队的六大特征1.团结和谐2．专业专长3．充满活力4．百折不挠5．高效有序6．学习创新任务测试•P62-63页工作模拟训练•采购人员所需培训内容选择（P65）案例讨论•沃尔玛的全球采购秘密（P65）项目任务•分组组建模拟企业，确定企业名称，设计采购组织和人员分工，明确各岗位职责课堂小结•如何招聘采购人员•如何培训采购人员•如何组建优秀采购团队任务3采购申请与需求分析•技能点1如何进行采购申请•技能点2如何进行采购需求分析•技能点3如何用运用ABC采购需求分析一、如何进行采购申请（一）什么是采购申请