项目二办公室日常事务管理印章管理

425130011001010101101000101001011项目二办公室日常事务管理子项目四印信管理425130011001010101101000101001011情景案例案例1：李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。425130011001010101101000101001011情景案例那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：425130011001010101101000101001011情景案例宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。425130011001010101101000101001011项目任务1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？425130011001010101101000101001011任务分析经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进：如单位的公章应该要放置在保险柜里；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。425130011001010101101000101001011相关知识任务一：印章的使用和管理（一）印章的概念印章是印和章的合称，指刻在固定质料上的，代表机关、组织、单位和个人权力的图章。（二）印章的种类一般来说，公务印章分为正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记等。秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是上司“公用”的私章，三是秘书部门的公章。425130011001010101101000101001011印章的管理和使用名称释义适用范围公章是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力多用于正式文件和介绍信、证明信等专用章是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权法定代表人私章又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效425130011001010101101000101001011名称释义适用范围套印章是指按照正式印章的原样制版而成的印章专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效力。钢印不用印色，利用压力凹凸成形一般用于证明性公文或证件戳记是为标志特定信息而使用的印章如保密章、急件章、注销章等缩印是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证明等。425130011001010101101000101001011（三）印章的管理和使用---刻制与启用的步骤正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门准备刻章申请开业通知、印章草图等相关材料到注册所在地公安局办理手续到其指定或授权的刻字社刻制。将印模交原审批的公安部门备案425130011001010101101000101001011相关链接印章小知识印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。涉外单位和“三资”企业也一样。所以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。425130011001010101101000101001011相关链接国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5厘米；县市一级政府机关的公章，直径为4﹒5厘米；其他企事业单位公章，直径一律为4﹒2厘米。国家行政机关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011425130011001010101101000101001011（四）印章的使用⑴盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；⑵秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。425130011001010101101000101001011用印登记表编号用印时间用印部门用印内容份数批准人经办人签名备注425130011001010101101000101001011⑶对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；⑷企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；⑸用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。425130011001010101101000101001011小技法印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。425130011001010101101000101001011印章的管理和使用（五）印章的管理⑴印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。⑵做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。⑶如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。425130011001010101101000101001011印章的管理和使用用印申请单文件标题发往机关份数用印日期用印申请人（签字）批准人（签字）备注425130011001010101101000101001011（六）印章的停用应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。•单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁；•领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。•原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。425130011001010101101000101001011情景案例案例2：汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。425130011001010101101000101001011项目任务1、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？425130011001010101101000101001011任务分析科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。425130011001010101101000101001011任务二：介绍信的管理和使用1、介绍信的概念介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。2、介绍信的种类从文面格式来看，介绍信有两种：⑴书信式是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信425130011001010101101000101001011介绍信的管理和使用例文1介绍信××公司：今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。此致敬礼（印章）×年×月×日（有效期×天）425130011001010101101000101001011介绍信的管理和使用⑵印刷式是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。425130011001010101101000101001011介绍信的管理和使用No．××××××××公司介绍信