投标文件制作流程和技巧

投标文件制作流程和技巧投标流程发标购买标书理解标书要求制作文件目录标书内容分工打印封装准时参加投标开标评标中标签合同投标文件分两个部分：商务部分、技术部分。商务部分要提前准备好相关资料和文档，明确这次投标文件都需要那些资料，如需相关行政部门配合整理的，需明确相关文档和资料提交的确切时间。技术部分需要事先详细沟通好投标文件的内容要求，需要哪些文档和资料，需明确相关文档和资料提交的确切时间。商务技术报价标书投标文件内容投标文件的准备与制作开标一览表技术方案商务文件投标文件的准备投标文件的准备与制作相似项目既有方案招标文件技术需求技术文件的准备投标文件的准备与制作招标文件电子档投标基本文件：格式范例部分公司既有资质、证明、报表用户证明、银行证明第三方厂商授权及资质材料投标保证金第三方产品及厂商寻价商务文件的准备投标文件的撰写技术方案的撰写：技术方案、点对点应答商务文件纲要目录、基本文件填写、资质、授权、报价、签章…技术方案的撰写：技术方案、点对点应答商务文件纲要目录、基本文件填写、资质、授权、报价、签章…投标文件的校验技术方案的校验：关键字、图表、页眉脚、核对需求书商务文件的校验：核对招标要求技术方案的校验：关键字、图表、页眉脚、核对需求书商务文件的校验：核对招标要求投标文件的印订打印、复印装订打印、复印装订投标文件的密封密封条：项目信息、投标人信息、限时启封密封方式：核对招标要求密封条：项目信息、投标人信息、限时启封密封方式：核对招标要求投标文件的准备与制作投标文件的准备与制作商务文件纲要目录主要起指导作用，项目负责人可通过制定此目录对整个商务文件形成整体认识，并按照此目录开始有条不紊的着手准备相应材料，并会在商务文件的不断完善过程中使目录趋于完善并细化，最终形成完整的商务文件投标书。商务文件的制作商务纲要目录投标文件的准备与制作投标函、开标一览表、分项报价表、偏离表、资格声明、法人代表授权书、厂商授权书、投标单位情况表等此部分文件要严格的按照招标书提供的格式要求进行填写商务文件的制作投标文件的基本填写投标文件的准备与制作由于此类资质文件通常为不计页码的散页材料，往往对其进行分类后统一作为附件附加在商务文件的后面，便于招标单位的审阅。也可以直接用插入图片格式放在投标文件后面。商务文件的制作投标资质文件的准备作为商务文件的附件部分，需要对附件中的内容进行相应的排序并形成索引表格，并将此索引表格例于商务文件的相应部分中。表格中应包含证书名称、有效日期、发证机关、证书编号等信息。投标文件的准备与制作一般在招标目录中有关技术的表述都在技术要求内，内容表述很具体、很明确，我们一般情况直接把这部分内容完全响应即可，为了体现我们产品的优势，可在此基础上增加我们的优势表述。技术文件的制作确定投标文件制作时间表团队责任心：每个人员将投标当成自己的事情来做投标文件审核成立投标团队，把握投标节奏布置工作不检查落实零投标文件的准备与制作1、注意招标单位是否有特别的要求，不同的招标单位，它的格式以及排版要求都是不同的，如标书的组成、顺序等，所以我们在做标书前应该第一件事是认真研读招标单位的招标文件，这也是招标中评委所依赖的评分、评标的依据，这样既可以了解标书的格式，也可以在评标中知道哪里可以和评委申述或者疑问的依据。注意事项前期制作投标文件的准备与制作2、标书一般都由商务部分、报价部分、技术部分组成。2.1、报价部分；A、注意认真核对大小写是否正确同时，还要核对是否大小写的数目是否相符；B、分项报价部分同样要核对每一分项的报价，然后最后的综合报价大小写是否相符以及正确，所谓的大小写就是阿拉伯数字以及汉字中的壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万数字，这些数字不仅要会认还要会写，因为有的单位是需要二次报价的。注意事项前期制作投标文件的准备与制作2.2、商务部分税务登记证、法人授权书、产品授权书等，要严格按招标单位的要求顺序来，有的单位的在产品授权书这一项也有不同，有的是要求放在商务部分的，有的是要求放在最后的彩页前面，这是要认真研读后方可整理好的。注意事项前期制作投标文件的准备与制作2.3、技术部分技术部分由产品配置表（设备选型表）、技术参数、技术参数偏离表组成，这一部分不仅是顺序问题，还有配置单也要按照标书中的产品顺序摆放。其次，技术参数的书写要严格核对彩页，是否相符，因为有的评标人要较真你的参数和彩页不符时，即使就是一个手误也会成为一个瑕疵，就会给你的招标减去一个胜利筹码。技术偏离部分同样要核对彩页，如果有的优势彩页中并没有附加说明，我们就要审慎一点。注意事项前期制作投标文件的准备与制作2.4、整体标书的时间其实这个平时也没有太大的注意，主要就是要在招标前的规定时间内就可以，但许多时候我们会寻找以前的格式来制作标书，然后把时间的月日改一下就可以了，实际上很容易造成没有修改的地方，容易出错。注意事项前期制作投标文件的准备与制作正本是整个招标的依据，所以要审慎再三，方可打印。被授权人签字和法人签字；在标书中，有需要被授权人签字的地方和法人签字的地方要注意，不可以签错地方，同时要确保不是同一个人签两个，找人代签时也要注意同一个名字不要找不同的人代签，确保一致性。注意事项正本制作投标文件的准备与制作审查无误后的正本，可以复印成副本，一般都是一份正本；二份副本(根据招标文件要求定)。副本封皮下面的第一页也必须是印有副本的招标文件的首页。同时在每一份标书正面封皮上盖上章。注意事项装订投标文件的准备与制作正本一份单独一袋分装，副本分装另一袋，然后密封，粘上密封条（密封条上的时间同样要注意），密封完毕后，在密封条上盖章（注意尽量一半在密封条上一半在密封袋上）。注意事项装袋投标文件常见错误封面1、封面格式是否与招标文件要求格式一致，文字打印是否有错字。2、封面标段是否与所投标段一致。3、企业法人或委托代理人是否按照规定签字或盖章，是否按规定加盖单位公章，投标单位名称是否与资格审查时的单位名称相符。4、投标日期是否正确。投标文件常见错误目录1、目录内容从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致。2、目录编号、页码、标题是否与内容编号、页码（内容首页）、标题一致。投标文件常见错误投标书及投标书附录1、投标书格式、标段是否与招标文件规定相符，用户单位名称与招标单位名称是否正确。2、报价金额是否与“投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报价表”一致，大小写是否一致。3、投标书所示工期是否满足招标文件要求。4、投标书是否已按要求盖公章。5、法人代表或委托代理人是否按要求签字或盖章。6、投标书日期是否正确，是否与封面所示吻合。投标文件常见错误修改报价的声明书（或降价函）1、修改报价的声明书是否内容与投标书相同。2、降价函是否按招标文件要求装订或单独递送。投标文件常见错误授权书、银行保函、信贷证明1、授权书、银行保函、信贷证明是否按照招标文件要求格式填写。2、上述三项是否由法人正确签字或盖章。3、委托代理人是否正确签字或盖章。4、委托书日期是否正确。5、委托权限是否满足招标文件要求，单位公章加盖完善。6、信贷证明中信贷数额是否符合要求。投标文件常见错误对招标文件及合同条款的确认和承诺1、投标书承诺与招标文件要求是否吻合。2、承诺内容与投标书其他有关内容是否一致。3、承诺是否函盖了招标文件的所有内容，是否实质上响应了招标文件的全部内容及招标单位的意图。4、招标文件要求逐条承诺的内容是否逐条承诺。5、对招标文件（含补遗书）及合同条款的确认和承诺，是否确认了全部内容和全部条款，不能只确认、承诺主要条款，用词要确切，不允许有保留或留有其他余地。投标文件常见错误企业有关资质、社会信誉1、营业执照、资质证书、法人代表、安全资格是否齐全并满足招标文件要求。2、证书是否齐全。3、企业近年来从事过的类似工程主要业绩是否满足招标文件要求。4、财务状况表、近年财务决算表及审计报告是否齐全，数字是否准确、清晰。投标文件常见错误其他复核检查内容1、投标文件格式、内容是否与招标文件要求一致。2、投标文件是否有缺页、重页、装倒、涂改等错误。3、复印完成后的投标文件如有改动或抽换页，其内容与上下页是否连续。4、投标文件内前后引用的内容，其序号、标题是否相符。5、招标文件要求逐条承诺的内容是否逐条承诺。6、投标文件的纸张大小、页面设置、页边距、页眉、页脚、字体、字号、字型等是否按规定统一。7、页眉标识是否与本页内容相符。8、打印是否有漏字、错别字企业实力用户关系投标文件成功图示投标技巧：投标文件要“模板化”、商务资料要及时更新和便于查找区别不同方式报价资料提供的技巧：针对一些模糊性的概念，可以用模糊的一些资料来争取得分。遇到疑问，及时咨询，不耻下问。投标技巧与注意事项投标技巧与注意事项注意事项：•注意废标条件；•注意投标细节：投标迟到、开标现场没有携带有效身份证件、投标文件不齐全（漏开标一览表在公司）、授权书没有盖章或没有法人签字、和陪标公司的授权书搞乱、标书雷同、投标保证金没到账（有过了有效期到帐的，有账号错误退回的）等等。以上每一个投标失误的背后都有一个心痛的故事！丢标损失：”丢的不是一个项目，是合作伙伴或用户对你的信心，可能对你一生都有极大的影响。““要用别人痛的经历去学习，而不是用自己血的教训来成为别人的教材。”注意招投标文件的时效性投标付出：要用200%的付出去赢得100%的成功，而不是用50%的付出去博取100%的成功。抱有侥幸心理去做事，总有一天会付出沉重的代价！投标技巧与注意事项