投标管理、合同业务流程

投标管理业务流程经营发展部2015.8.5投标管理、合同业务流程一、业务目标1．规范投标及授权工作，合理控制投标报价，提高工程项目经济效益和投标中标率，确保投标业务符合国家相关法律、法规和相关规章制度的要求；2.规范授权管理体系，实现授权管理业务的程序化、规范化，规避经营风险，确保授权管理符合国家法律法规和企业内部规章制度要求。投标管理、合同业务流程二、业务风险投标业务不符合国家法律、法规的要求，可能导致受到相关部门的处罚；标价过高或过低，影响企业和投标中标率或工程项目的经济效益。授权业务不明确，导致权限混乱不明、无权代理，影响经营活动，增加经营风险；授权业务管理不规范，违反法律法规和企业规章，导致企业名誉损失和诉讼风险。投标管理、合同业务流程三、业务范围该子流程主要描述了公司关于投标业务的相关流程，主要包括收集信息、资格预审、招标文件评审、投标报价及标书、投标保证金的交纳、投标、中标及签订合同等相关流程。投标管理、合同业务流程四、业务流程描述1、信息收集1.1经营、市场、销售等部门及相关业务人员应密切关注市场信息，通过调查、访问、网络、报刊、杂志等广泛收集招标信息，并对收集到的信息进行筛选，形成投标有效信息。1.2对收集的有效信息进行调查与落实，对于有投标意向的，各分厂负责对顾客单位资金、信誉及当地市场情况等进行调查、研究后决定是否参与投标。1.3产品类大于500万元、工程类大于3000万元的投标业务，应根据调研情况填写《重大业务调查报告表》；产品类大于1000万元、工程类大于5000万元的投标业务或特殊业务应根据调研情况编制《重大业务调查报告》，为投标报价及标书编制提供可靠依据。投标管理、合同业务流程2、资格预审2.1资格预审资料参与投标的，根据招标公告或其他文件要求准备相关资料，一般需要资质文件、各类人员证书、相关业绩、法人授权委托书以及建设主管部门开具的相关证明等文件，资料收集齐后编制资格预审文件并装订成册，报招标单位或代理单位。2.2、资质、资信与证书的借用2.2.1资质、资信、证书包括：“天元建设集团有限公司”、“山东天元安装工程有些公司”、“山东天元建设机械有限公司”（以下简称“天元有限”、“安装有限”、“天元机械”）的营业执照、安全生产许可证书、资质证书、生产许可证、3c认证、质量体系认证及各类人员职称、执业注册等证书。投标管理、合同业务流程2.2.2“天元有限”、“安装有限”有关证书：营业执照、资质证书、组织机构代码证、计价手册、守合同重信用证书、法人证等由集团公司经营发展部管理；职称证书、执业注册证书、各类上岗证等由集团人力资源部管理；安全生产许可证由集团质量安全部管理；税务登记证、财务审计报告等由集团财务部管理；各类荣誉证书由集团档案室管理。投标管理、合同业务流程2.2.3“天元机械”有关证书：营业执照、税务登记证、组织机构代码、产品备案及产品生产许可、3C认证、质量管理体系认证等证书由经营发展部管理；管理人员上岗证、电工证等由经理办公室管理；三类人员证，特种作业证等由安全生产部管理。2.2.4分厂在承揽业务时，如需“天元机械”相关证书原件，应派专人到公司相应部门办理借用手续，证书原件使用完后，应及时归还并办理归还手续。投标管理、合同业务流程2.2.5分厂在承揽业务时，如需集团部室管理的“天元有限”“安装有限”证书原件，应派专人到经理办公室填制相关的证书借用审批表办理借用手续。资质、资信证书使用完后，应及时归还集团相关部室，并办理归还手续。2.3、授权管理2.2.1各分厂在使用“天元机械”资质承揽业务时，向经营发展部提交招标公告或招标文件，经营发展部审核后开具《授权委托书》及工作联系单，各分厂凭工作联系单到经理办公室办理授权盖章手续。投标管理、合同业务流程2.2.2各分厂在使用“天元有限”、“安装有限”资质承揽业务或办理其他有关工程施工、结算等任务时，向经营发展部提交招标公告或招标文件，经营发展部审核后填写《授权申请表》，经公司负责人或分管领导审批后盖章，各分厂凭《授权申请表》到集团公司经营发展部办理《法人授权委托书》或其他关于施工、结算等内容的授权委托书。2.2.3授权批准人有权根据情况变化，变更已签发的授权，由集团或公司经营发展部根据授权批准人决定，填写《授权变更通知书》，通知被授权人。投标管理、合同业务流程2.2.4集团公司对外经营投标签约授权批准人权限进行设置，具体见下表：工程规模集团审核集团审批（签约有权批准人）投标报价2亿元及以下工程经营发展部经营发展部投标报价2亿元以上工程经营发展部分管领导投标管理、合同业务流程3．招标文件评审资格预审合格，领取招标文件后，各分厂应对招标文件进行仔细审阅，重点对投标须知、合同条件、施工图纸或工程量清单以及工程所在地地理位置、气候条件、交通运输、劳动力水平、材料供应等内容进行详细审核。必要时集团组织公司有关部门共同评审。产品类大于1000万元、工程类大于5000万元的投标业务分厂形成意见后，经分管领导审核，报公司负责人批准。投标管理、合同业务流程4、投标报价及标书4.1确定投标后，各分厂根据招标文件要求编制投标报价及标书，要求进行电子评标的制作电子投标报价及标书。编制投标报价和标书时，要对审查招标文件中规定的废标项目和评标办法等重点审查，根据评标办法、投标评审资料及公司、市场实际情况做出合理报价。需要公司或集团协调解决的，及时提出申请，由公司或集团公司经营发展部给予协调解决。投标管理、合同业务流程4.2以“天元机械”名义投标，由经营发展部开具工作联系单，各分厂凭工作联系单到经理办公室办理标书盖章手续；4.3以“天元有限”、“安装有限”名义投标，钢结构工程由经营发展部开具用章申请，凭用章申请到集团经营发展部办理标书盖章手续；其他分厂由经营发展部开具工作联系单，由经理办公室开具用章申请，各分厂凭用章申请到集团经营发展部办理标书盖章手续。投标管理、合同业务流程5、投标保证金的交纳5.1以“天元机械”名义投标，需要交纳投标保证金的，由各分厂或部门提出申请，填写《机械公司投标保证金（保函）审批表》，经分厂负责人确认后，报公司经营发展部和财务科审核，由公司负责人审批后实施。5.2以“天元有限”、“安装有限”名义投标，需要交纳投标保证金的，分厂到公司经营发展部提出申请，填写《工程保函（担保）类业务审批表》，由公司负责人确认后加盖公章，报集团公司审批，集团公司投标保证金的审批权限如下：投标管理、合同业务流程招标保证金额度集团授权部门审查集团审核备注50万元及以下经营发展部/财务部经营发展部/财务部50万元-100万元经营发展部/财务部分管领导100万元以上经营发展部/财务部总经理5.3投标有效期满后，各分厂应向有关部门及时申请退还投标保证金。投标管理、合同业务流程建设单位情况项目名称建设单位联系人建设地点建设单位信誉建设单位注册资金项目资金来源项目资金到位情况交通运输情况劳动力水平材料供应情况其他情况分厂负责人分管领导工程调查表投标管理、合同业务流程建设单位建设地点招标单位招标规模资金来源投标时间项目调查（是/否）编制人付款方式招标范围及资格要求投标报价方式及评标办法分厂负责人审核意见签字：年月日公司分管领导审核意见签字：年月日总经理审批意见签字：年月日招标文件评审表投标管理业务流程申请单位名称种类申办用途接收单位名称金额经办人期限个月，自年月日至年月日申请单位负责人签字（盖章）月日经营发展部负责人签字（盖章）月日财务科负责人签字（盖章）月日总经理负责人签字（盖章）月日机械公司投标保证金（保函）审批表合同管理业务流程经营发展部2015.8.5合同管理业务流程一、业务目标1.合同编制控制目标：规范合同管理，保证履约进行，维护企业权益；确保合同条款细致缜密、内容全面；确保合同管理符合国家法律、法规和集团公司内部规章制度的要求。2．合同签订控制目标：规范合同管理制度及管理模式以及订立原则；避免纠纷，规避风险，确保合同签订、归档及时，争取有利条件，为竣工结算、成本控制提供有力保障；及时公布信息，实现资源共享，为生产经营决策提供准确依据。3．合同履行控制目标：确保合同有效履行，及时发现合同协议中不规范情况；确保圆满实现合同目标，有效防范合同风险；依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，提高合同履约率。合同管理业务流程二、业务风险1．合同编制审核缺乏管理，可能导致谈判失败，权责不清等，影响双方关系，影响生产经营；合同条款违反国家法律法规，导致合同效力出现瑕疵或者引发诉讼纠纷，造成企业经济及名誉损失。2．如果合同签订不及时，会增加自身被动，增大谈判难度，引起纠纷；合同签订履约缺乏管理，可能导致合同谈判失误、索赔不畅等；合同审批、备案等管理不完善，导致信息缺失或者出现重大遗漏，无法为经营决策提供准确依据。3．合同未全面履行或监控不当，导致诉讼失败；合同纠纷处理不当，损害企业利益、信誉和形象。合同管理业务流程三、业务范围该子流程主要描述了公司关于合同协议编制、签订及履行的相关业务管理流程，主要包括合同协议归口管理制度、合同协议的编制、合同协议的评审、合同协议的盖章与受控、合同协议的台账管理与信息传递，合同协议的变更和解除、交付后的履约等业务流程。合同管理业务流程四、业务流程描述1．合同的分类1．1根据合同性质分类（1）标准产品合同：公司所生产定型或标准化产品的合同；（2）非标产品合同：公司承接的非标准产品的合同。（3）施工合同：土建、安装、钢结构、建筑智能化等施工类合同。（4）分包合同：公司将自己在合同中的一部分权利义务转让给第三人的合同。（5）采购合同：材料、设备等采购合同。（6）其他合同：技术开发、财务、租赁、人力资源等方面的合同。合同管理业务流程四、业务流程描述1．合同的分类1．1根据合同性质分类（1）标准产品合同：公司所生产定型或标准化产品的合同；（2）非标产品合同：公司承接的非标准产品的合同。（3）施工合同：土建、安装、钢结构、建筑智能化等施工类合同。（4）分包合同：公司将自己在合同中的一部分权利义务转让给第三人的合同。（5）采购合同：材料、设备等采购合同。（6）其他合同：技术开发、财务、租赁、人力资源等方面的合同。1．2根据合同金额分类（1）A类合同：合同额在300万元及以下的合同（2）B类合同：合同额在300万元以上的合同合同管理业务流程2．实行合同协议归口管理制度2．1涉及产品销售、加工定作、工程任务承接、市场开发等合同，涉及材料、物资方面的合同，涉及技术类的合同，由公司经营发展部负责管理，如《产品销售合同》、《定作合同》、《建设工程总承包合同》、《分包合同》、《材料采购合同》、《技术转让合同》、《技术开发合同》等。2．2涉及财务收支方面的合同由公司财务部负责管理，如《借款合同》、《担保合同》。2．3涉及劳动管理方面的合同由公司经理办公室负责管理，如《劳动合同》、《培训合同》。2．4涉及设备方面的合同由材料设备部负责管理，如《设备采购合同》、《机械设备租赁合同》。合同管理业务流程3.合同协议的编制3．1产品合同：由各分厂相关业务部门负责编制。3．2工程施工合同：合同标的额在2亿元以下的由分厂负责编制，公司经营发展部进行审核；工程标的额在2亿元或建筑面积在20万平方米以上的，由集团公司经营发展部负责组织公司及集团公司相关部室编制。3．3分包合同由公司经营发展部或分厂编制。3．4采购合同由材料设备部或分厂编制。3．5其他合同根据实际情况由合同管理部门负责组织编制。3．6由对方提供文本的合同，由以上对应编制部门负责审核及修改。合同管理业务流程4．合同协议的评审4．1建筑面积50000㎡或合同造价5000万元以上或情况特殊（包括集团内部多专业协作的）的工程，由集团公司经营发展部负责组织评审。其他合同，由公司经营发展部或合同管理部门负责组织评审。4．2合同评审的主体：公司经营发展部主要负责合同