项目六连锁企业采购绩效评估与改善

项目六连锁企业采购绩效评估与改善•学习目标：•能根据连锁企业实际情况建立采购绩效评估指标体系；•能根据采购绩效评估结果提出合理的改进意见。任务一评估采购绩效•学习要求：•能根据连锁企业实际情况建立采购绩效评估指标体系；能运用主要的评估指标，进行简单的采购绩效评估并得出相应的结论。任务一评估采购绩效•请你思考：•采购绩效评价是采购工作的最后环节。相对于其他部门，采购部门的绩效评价是不太容易的。假设你是某连锁超市采购部门的主管，你有两个副主管和六个采购业务员，你准备怎样评价采购部门的下属呢？一、采购绩效评价的概念•（一）什么是采购绩效评价？•商品采购工作在一系列的作业程序完成之后，是否达到了预期的目标，企业对采购的商品是否满意，经过考核评估之后下的结论。•绩效评价区别于从前对采购人员的评价：过去我们可能更多地依靠工作能力、工作知识、工作量、合作或勤勉等一般性的项目对采购人员进行评价。导致采购人员的绩效没有得到尊重和公正的评价。一、采购绩效评价的概念•（二）采购绩效评估的原则•1.评估必须持续进行，要定期审视目标达成的程度；•2.须以企业整体目标的观点来进行绩效评估；•请你回答：还记得企业整体目标是什么来着？•3.采购作业的绩效评估要注意检讨各种外来因素所产生的影响。•就是要注意特殊情况发生的时候对采购工作的影响。二、采购绩效评估的目的•（一）确保采购目标的实现•目标：维持正常的产销活动、降低生产成本。如期、保质、保量是所有采购部分共同的目标。•连锁企业强调“兴利”，政府则强调采购“防弊”。二、采购绩效评估的目的•（二）提供改进绩效的依据•正确的绩效评估，有助于发现和指出采购作业缺失所在，从而据以拟订改进措施。•“检讨过去，策励将来。”二、采购绩效评估的目的•（三）作为个人或部门奖惩的参考•依据客观的绩效评估，实现公正的奖惩，能使采购人员充分发挥工作积极性，从而使整个部门发挥合作效能。二、采购绩效评估的目的•（四）协助人员的甄选与训练•根据绩效评估的结果，可针对现有采购人员工作能力的缺陷拟订改进计划，如安排参加专业性的教育培训，若发现整个部门缺乏某种特殊人才，则可由企业进行内部甄选或向外界招募。二、采购绩效评估的目的•（五）促进部门关系•采购部门的绩效，与其他部门能否有效配合紧密相关。采购部门的职责是否明确，表单、流程是否简单、合理，付款条件及交货方式是否符合管理制度，各部门的目标是否一致等，均可通过绩效评估予以判定，故绩效评估可以改善部门之间的合作关系，增进企业整体工作效率。二、采购绩效评估的目的•（六）提高人员的士气•采购人员通过绩效评估，将与业务部门人员一样，对公司的利润贡献有客观的衡量尺度，成为受到肯定的工作伙伴，对其士气的提升大有帮助。三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标质量效率价格时间数量三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•1.质量绩效指标•（1）商品质量•批次质量合格率、商品抽检缺陷率、商品免检率、退货率等。•（2）质量体系•所有的供应商中有多少家已经通过了ISO9000？比例有多少？三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•1.质量绩效指标•（3）验收记录指标•验收记录指标＝合格（或拒收）数量/检验数量•验收记录依据每批次的货物的采购，也可以参照验收单上的结果，也可以另外制订一份票据，专门反应问题。三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•2.数量绩效指标•当采购人员争取数量折扣，以达到降低价格目的时，可能导致存货过多的情况。•（1）储存费用指标•储存费用指标＝现有存货利息及保管费用－正常存货水准利息及保管费用三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•2.数量绩效指标•（2）积压商品处理损失指标•即处理积压商品的收入与其取得成本的差额。三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•3.时间绩效指标•（1）紧急采购费用指标•你来说说看：•当出现急迫需要某种商品时，我们需要紧急采购，会产生哪些成本呢？紧急采购费用指标＝紧急运输方式的费用－正常运输方式的费用三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•3.时间绩效指标•（2）缺货损失指标•你来说说看：连锁企业缺货之后会有哪些损失？除了直接减少的营业额损失外，尚有企业形象受损等间接损失。三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•4.价格绩效指标•通过价格绩效指标可以衡量采购人员的议价能力以及供需双方势力的消长情况。•同学们来说说看：就价格方面，什么样的情况发生的时候我们就说这个采购人员采购水平高？三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•4.价格绩效指标•通过价格绩效指标可以衡量采购人员的议价能力以及供需双方势力的消长情况。•实际价格与标准成本的差额；•实际价格与过去移动平均价格的差额；•使用时的价格与采购时的价格之间的差额；•当期采购价格与基期采购价格的比率与当期物价指数与基期物价指数的比率相对比。三、采购绩效评估指标体系•（一）采购绩效主体的指标•5.采购效率指标•质量、数量、时间和价格等绩效指标主要是衡量采购人员的工作效果的指标，而采购效率指标通常用来衡量采购人员的能力。•年采购金额？年商品毛利额？订购单件数？供应商开发个数？采购计划完成率？错误采购次数？采购部门的费用？订单处理的时间？请你回答：上述指标中哪些指标越多越好？哪些指标越小越好？三、采购绩效评估指标体系•（二）采购绩效评估的标准•1.历史绩效•在采购部门组织、职责和人员没有重大变动的情况下，用历史绩效作为考核目前绩效的基础是可行的。三、采购绩效评估指标体系•（二）采购绩效评估的标准•2.标准绩效•在历史绩效难以取得或在采购业务变化比较大的情况下，连锁企业可以设定标准绩效对采购业绩进行考核。•标准谁来制定：企业里懂行的，找不懂行，外面找专家。•固定标准：标准一旦建立则不再更改。•挑战标准：实现有一定的难度。•可实现标准：现有情况应该可以做到的水平。三、采购绩效评估指标体系•（二）采购绩效评估的标准•3.行业平均绩效•如果其他同行业企业在采购组织、职责及人员等方面与本企业相似，则可与其绩效进行比较，以辨别彼此在采购工作上的优劣，数据资料可以依据个案，也可依据整体的平均水平。•数据从哪里来？依靠平时的工作积累，或是专门的去调查。•如果所在企业有行业平均数据，那可以成为所在企业的参照，如果能联系到一家同行也好。三、采购绩效评估指标体系•（二）采购绩效评估的标准•4.目标绩效•标准绩效是指在现实状况下，应该可以达成的工作绩效，而目标绩效是在现实状况下，得经过一番特别的努力才能达到的较高境界。•目标绩效代表连锁企业管理者对采购人员追求最佳绩效的期望值。四、采购绩效评估方式•（一）采购绩效评估人员的选择•1.采购部门主管•是对所管辖的采购人员实施采购绩效评估的第一人。这里人们假设采购主管具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。（对采购部门人员的评价）•2.财务部门•财务部门可以从采购成本节约对企业利润的贡献，采购成本节约对资金周转的影响等方面来评价采购部门的工作绩效。（对整个部门的评价）四、采购绩效评估方式•（一）采购绩效评估人员的选择•3.销售部门•销售主管人员应该参与采购绩效的评估。（对整个部门的评价）•你来说说看：销售主管主要从哪些角度对采购部门进行评价呢？商品品质和数量是销售部门评价的重点。四、采购绩效评估方式•（一）采购绩效评估人员的选择•4.供应商•你来说说看：供应商评价采购人员什么呢？•通过供应商对企业采购部门和人员的意见，可以间接了解采购工作的绩效和采购人员的素质。（对采购部门人员的评价）四、采购绩效评估方式•（一）采购绩效评估人员的选择•5.外界专家或管理顾问•为了让评估工作更为客观、权威，可以聘请外界的采购专家或管理顾问对企业的采购制度、组织结构、人员分配、流程设置、工作绩效进行定期的客观的分析和评价，并提出可行性的建议。（对采购部门评价）•可避免公司各部门之间的本位主义或门户之见。四、采购绩效评估方式•（二）采购绩效评估的方式•1.定期评估•往往配合企业年度人事考核制度进行的。•2.不定期评估•是以专案的方式进行的。如连锁企业要求某商品的采购成本降低10％。当设定期限一到，评估实际成果是否高于或低于10％，并就此成果给予采购人员适当的奖励或处分。四、采购绩效评估方式•（三）采购绩效评估的方法•1.排序法•采购部门主管按绩效表现从好到坏的顺序依次给采购人员排序，主种绩效表现既可以是整体绩效，也可以是某项特定工作的绩效。四、采购绩效评估方式•（三）采购绩效评估的方法•2.两两比较法•是指某一绩效标准的基础上把每一个员工都与其他员工比较来判断谁更好，记录每一个员工和任何其他员工比较时被认为更好的次数，根据次数的高低给员工排序。四、采购绩效评估方式•（三）采购绩效评估的方法•3.等级分配法•由评估小组或是主管先拟定有关的评估项目，再按评估项目对员工的绩效做出粗略的排序。任务二改善采购绩效•学习要求•能根据连锁企业采购绩效现状，提出改善采购绩效的对策。一、改善采购绩效的措施•（一）采购绩效改进和切入点•第一，营造良好的组织氛围，充分挖掘潜力；•第二，以行业先进指标为参照目标，不断寻找差距，优化方法；•第三，对采购商品供应绩效进行测评，以排行榜的方式奖励先进，鞭策落后。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•1.质量改善措施•（1）依据质量数值大小对供应商进行排名，从而找出最差的几名供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则给予“降级”；•（2）对有希望的供应商帮助其进行质量改进，派出由相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的小组进行现状分析研究，与其一起制定改善方案。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•2.成本降低措施•（1）对供应商进行成本排名，对较差的几名供应商的定价合理性进行分析研究，并令其限期改进。•（2）对表现较好、没有欺诈的供应商，通过帮助其改善包装运输方式等途径来降低商品成本。•（3）对于有欺诈行为的供应商，要采购罚款、警告、终止供货合同等处理措施。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•3.挑选供应商措施•（2）对于市场行情较好的商品，由于其稳定性要求较高，应提前一段时间向供应商做预测提醒，以便供应商安排适量的库存。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•3.挑选供应商措施•及时供应率＝商品及时供应数/商品需求总数×100％•改进措施：(1)一是依据及时供应率的数值大小对供应商进行排名，对较差的几名供应商分析原因所在，对属于供应商原因的，责令期改进。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•4.增加采购柔性措施•拓展供应商并确保重点商品有三家以上的供应商供货，以避免独家供应商垄断。•5.评估实力措施•根据供应商的技术水平、管理水平、指标稳定性、合作意识、沟通能力作“实力问卷调查表”，以打分的方法获得供应商的实力量化数值。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•6.评价服务措施•根据商品退货配合程度、上门服务程度、管理水平、服务意识、竞争公正性表现、沟通能力等方面的内容，针对具体供应商设计“服务问卷调查表”，以打分的方式获得供应商的服务指标量化数值。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•7.评定采购工作效率措施•采购工作效率＝期间采购成本总额/期间工作总人数×100％•一是调查行业平均水平和最高水平，寻找差距；二是简化采购流程。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•8.测定人员流动比率•采购人员流动比率（R）＝年注入、流出人数/员工总采购人数×100％•采购人员流动比率取值范围：7％－15％•R7%,违反“流水不腐”原则，会产生采购质量、成本不理想，供应不及时。•R15%,可能导致采购技术的交替传播环境不成熟，从而使采购人员采购操作熟练程度不够。一、改善采购绩效的措施•（二）采购绩效改善的具体措施•9.测定供应商流动比率•供应商流动比率＝年流入、流出供应商数/供应商