中英艾滋病策略支持项目

1中英艾滋病策略支持项目项目管理手册中英艾滋病策略支持项目办公室2005年1月2目录第一部分项目操作办法……………………………………………………..………1说明…………………………………………………………………………………1第一章项目简介……………………………………………………………………2第二章项目活动分类………………………………………………………………3第三章服务类活动管理程序………………………………………………………3一、制订工作任务大纲……………………………………………………………………3二、确定实施机构……………………………………………………………………………3三、签定合同…………………………………………………………………………………4四、支付………………………………………………………………………………………4五、督导与进展报告…………………………………………………………………………5六、验收………………………………………………………………………………………5第四章物品采购程序………………………………………………………………5一、单个合同的估计金额超过80万元人民币……………………………………………….5二、单个合同的估计金额低于80万元人民币………………………………………………5第五章附件………………………………………………………………………6附件一项目管理流程图……………………………………………………………………6附件二工作任务大纲………………………………………………………………………7附件三邀请函………………………………………………………………………………8附件四项目活动（招标）指南………………………………………………………………9附件五项目活动计划书（标书）……………………………………………………………10附件六短名单……………………………………………………………………………20附件七标书评价的原则与方法……………………………………………………………21附件八中标签约通知书……………………………………………………………………22附件九未中标通知书………………………………………………………………………23附件十服务合同书…………………………………………………………………………24附件十一督导指南及督导报告格式…………………………………………………….29附件十二进展报告…………………………………………………………………………32附件十三项目活动完工报告………………………………………………………………34附件十四验收报告………………………………………………………………………..36附件十五物品采购询价表………………………………………………………………..373附件十六会议/培训班预算表………………………………………………………38附件十七会议/培训班决算表……………………………………………………………39附件十八会议/培训班签到表……………………………………………………………40附件十九会议/培训班意见反馈表………………………………………………………41附件二十会议纪要格式……………………………………………………………………42第二部分项目及经费管理办法…………………………………………………43第一章总则………………………………………………………………………43第二章经费申请和合同管理………………………………………………………43第三章评审和批准…………………………………………………………………44第四章经费管理……………………………………………………………………44第五章督导、检查及评估…………………………………………………………44第六章项目验收与成果管理………………………………………………………45第七章附则………………………………………………………………………45第三部分督导评估方案…………………………………………………………46第一章原则………………………………………………………………………46第二章方法………………………………………………………………………46一、过程指标…………………………………………………………………………………46二、结果指标…………………………………………………………………………………47三、影响指标…………………………………………………………………………………47第三章工作职责………………………………………………………………….…47一、国艾办项目办……………………………………………………………………………47二、资源中心…………………………………………………………………………………48三、实施机构…………………………………………………………………………………48四、指导委员会………………………………………………………………………………48五、评估组……………………………………………………………………………………48第四章过程………………………………………………………………………………………481第一部分项目操作办法说明1.本办法由中英艾滋病策略支持项目办公室根据项目备忘录、项目及经费管理办法等制定，旨在为项目管理和实施提供帮助。2.本办法的主要内容包括项目介绍、项目活动分类、服务类活动管理程序以及物品采购程序,并以附件形式列出了实施项目活动所需各种文书的格式及撰写方法。3.本办法由中英艾滋病策略支持项目办公室负责解释。4.本办法仅供本项目内部使用。2第一章项目简介虽然中国的艾滋病流行还处于一个较低的水平，但传播速度十分迅速。目前，中国政府正致力于建立一个政府主导、多部门协作、全社会参与的艾滋病防治体系，艾滋病防治工作取得了较大的进展。但是，中国的艾滋病防治也存在一些问题和挑战。2003年，中国政府和联合国艾滋病中国专题组发表的《联合评估报告》总结了许多开展有效防治工作的障碍因素，如领导和协调能力不够、主要官员对艾滋病问题重视不够、省级部门执行国家政策能力不够以及资源不足等。中英艾滋病策略支持项目（以下简称“项目”）由中国政府、联合国艾滋病规划署和英国国际发展部联合设计，目的是加强中国有效应对艾滋病的战略能力。项目的四项产出直接对应《联合评估报告》中提出的四条建议，即加强国家级领导和协调、改善信息交流和利用机制、增强省级及省级以下执行国家规划的能力、加强资源的动员和使用。英国国际发展部资助500万英镑，挪威政府资助600万挪威克朗开展项目工作。项目执行时间为三年，2004年9至12月为项目启动期，2005年1月正式启动。项目包括以下四个方面的产出：项目产出一：国家级应对艾滋病的领导和协调得到加强。具体活动包括评估和明确多部门合作的机制；加强国艾办的艾滋病防治规划和协调能力；评估现有防治规划及实施经验，支持制定年度计划和第二个五年行动计划等工作；加强国家监督与评估体系；评估现有的艾滋病政策与法律；增进国内和国际项目的联系；加强非政府组织、艾滋病病毒感染者和私营部门参与应对艾滋病工作。项目产出二：建立和实施有效的信息交流和利用机制。活动包括收集制定规划和政策所需的战略信息；评估中国开展的干预措施的结果、影响、费用和制约因素；总结艾滋病防治试点工作经验，推广最佳实践；改进国家级和地方的艾滋病信息资源中心；为政府和媒体定期提供最新艾滋病信息；提高国家和省级主要记者、编辑和制片人艾滋病相关知识；开发制作并散发面向主要受众的艾滋病相关政策信息；确定并支持有影响力人士开展艾滋病相关倡导活动。项目产出三：省级及以下部门的实施和督导能力得到增强。活动包括对省级和地方政府的干部进行倡导培训，将艾滋病防治纳入多部门战略规划、政策和管理内容；加强省级艾滋病防治委员会及其相应管理部门的能力，提高其规划、协调和督导能力；加强省级机构提供技术指导的能力；建立脆弱人群参与省级与地方艾滋病相关政策、计划和实施的工作机制项目产出四：资源动员与使用得到加强。活动包括估测各种短期和长期艾滋病预防和控制活动的资源需求；开展艾滋病对不同地区社会和经济的影响、不同预防和关怀策略的成本3-效果的研究；建立最适当和最符合成本效果的综合干预措施；建立全面的资金筹措政策和策略；明确责任，提高资源使用的效率。第二章项目活动分类按照项目备忘录精神，本项目活动可以分为两类：一、服务类以开展软活动为主，如：培训、会议、考察、研究等。在此类活动中，可能涉及少量办公用品的采购，但不属物品采购范围。二、物品采购类以购买物品为主。鉴于本项目特点，项目活动多为服务类活动，仅有少量物品采购。两类活动实施程序将在下文中详述。项目活动的整体管理框架包括了两类活动的操作方法（项目管理流程图见附件一）。第三章服务类活动管理程序一、制订工作任务大纲(TermsofReference)工作任务大纲在服务类活动管理中起重要作用。它是制定项目活动计划书（标书）的重要参考依据。工作任务大纲由国家和省级项目管理机构根据半年度或年度工作计划邀请专家共同制定（工作任务大纲格式见附件二）。二、确定实施机构本项目执行的基本原则是公平竞争、选择最适宜机构开展活动。项目实施机构包括单一来源和非单一来源两种。（一）单一来源实施机构指具有独特性、唯一性的机构或组织，如国务院防治艾滋病工作委员会成员单位、国艾办、省艾办等。具体步骤是：1、项目管理机构发送工作任务大纲、邀请函及项目活动指南到实施机构（工作任务大纲格式见附件二、邀请函见附件三、项目活动指南见附件四）。2、邀请其填写并提交项目活动计划书（项目活动计划书格式见附件五）。4（二）非单一来源实施机构指同时有几个具备开展某项活动能力的机构，如大学、研究所等。，需要通过竞争选择，以寻求最有实力的执行者。具体步骤是：1、发送工作任务大纲及竞标邀请项目管理机构发送工作任务大纲、竞标邀请及项目活动指南到实施机构（工作任务大纲格式见附件二、邀请函见附件三、项目活动指南见附件四）。2、确定短名单项目管理机构根据项目要求确定短名单（短名单格式见附件六）。3、制定标书（项目活动计划书）项目管理机构邀请列入短名单的机构根据工作任务大纲制定标书（即项目活动计划书，格式见附件五）。4、标书的评定项目管理机构根据任务大纲中规定的任务性质和内容，从提交简历的专家中，根据职称、资历等公正遴选3-5名专家，组成评标专家组。并在标书截止受理后的10个工作日内组织评标工作。评标必须遵循公正、客观的原则（标书评价的原则与方法见附件七）。活动计划书、标书受理截止日为公开邀请后的第15个工作日。5、招标结果的通知在组织评标后的10个工作日内，将招标结果正式通知投标单位，并通知中标单位签定合同（中标签约通知书见附件八、未中标通知书见附件九）。6、计划书、标书的修改与完善与物品采购不同，对于中标的服务计划书，如项目管理方认为有必要进行修改，可以要求对方进行完善，然后签定合同。三、签定合同在发出中标通知后的15个工作日内签定合同。不论是单一来源或通过竞争性招标选择的活动实施机构，都需要采用合同的方法进行管理。当中标者不能就合同与项目管理机构达成一致时，管理部门可以通过书面的方式通知对方停止签定合同，邀请评标排名第二的机构谈判签定合同（服务合同书见附件十）。四、支付在签定合同的10个工作日内，管理机构将支付40%的合同款。在项目活动实施中期，如果实施机构很好地履行合同条款，管理机构将再支付40%的合同款。如果实施方未能很好地履行合同，第二笔40%的费用暂停拨付，同时通过上级部门加强督导，促其改进工作。实施方改进工作并履行了合同条款后，将补付40%的合同款。对未见成效者，管理者将再5次进行督导，或采取在一定范围内通告批评的方式，促其改进，以达到合同规定，并补付40%的合同款。五、督导与进展报告国家或省级项目管理机构可采取多种方式，选择适当时间对项目实施机构进行两至三次督导（督导指南及督导报告格式见附件十一）。特别注意：省艾办需每季度填写进展报告，报国艾办项目办（进展报告格式见附件十二），以便于国艾办项目办每季度上报英国国际发展部。六、验收实施方在项目活动完成后的1