项目变更

2019/9/71项目变更管理刘卫华Email：[e-mail]2019/9/72019/9/72先看一个小案例在一个正在实施的系统集成项目中，出现了下述情况：一个系统的用户向他所认识的一个项目开发人员抱怨系统软件中的一项功能问题，并且表示希望能够进行修改。于是，该开发人员就直接对系统软件进行了修改，解决了该项功能问题。试想：问题1、上述情况中存在着哪些问题？问题2、上述情况可能会导致什么样的后果？问题3、项目变更处置流程应该是怎样的？2019/9/73分析变更来源有两个：一是用户，二是开发人员自身。用户是项目需求的提出者。要求用户一次性地把需求讲清楚，并且不允许此后做任何变更，这是不现实的，承建方只能尽力减少变更，而不能完全杜绝变更。开发人员在工作中可能会发现前期工作中有些不妥当的地方，于是便要修改已经确定了的设计方案或细节。由此所导致的返工甚至部分工作产品报废也是在所难免的。无论哪方面提出变更要求，都需要严格按照规范的变更流程进行，否则就会给开发及后续维护带来很多问题。2019/9/74问题1。这个开发人员在听到用户的口头抱怨后，就直接对系统软件进行了修改，解决用户的问题。显然，该开发人员没有遵照变更控制的程序来解决问题。具体来说，存在以下问题：（1）没有对用户口头反映的问题进行文档化，没有对用户的要求进行记录。任何变更申请都必须以书面的形式提出。（2）没有分析和评估用户变更请求。事实上，开发人员在获得用户的变更请求后，应该对变更请求进行分析和评估。在得到批准后，才能开始实施变更。（3）在修改过程中没有注意进行版本管理。开发人员直接对系统软件进行修改，没有进行任何配置管理工作。这样会造成后续的维护工作出现差错。2019/9/75（4）修改完成后未进行验证。开发人员直接修改了软件，并“解决了该项功能问题”。但这种解决是局部性的，该功能的正常运行可能会引起其他功能的不正常，所以对软件修改后，一定要进行验证测试。（5）修改的内容未和项目干系人进行沟通。由于变更请求是由“一个系统的用户”提出的，这种请求不一定合理，也不一定在项目范围之内。一个配置项出现变更，可能会涉及到一些相关的部件和文档进行变更，这将影响到项目开发工作中的许多人员，所以需要和项目干系人沟通。2019/9/76问题2。没有按照变更控制流程来实施信息系统的变更，会出现很多问题。本案中：（1）由于没有记录用户的变更请求，可能会导致对系统软件变更的历史无法追溯，对工作产品的整体变化情况失去把握。（2）由于没有对变更进行分析和评估，可能会导致后期的变更工作出现工作缺失、与其他工作不一致、对进度、成本、质量也会产生影响。2019/9/77（3）由于在修改过程中不注意版本管理，万一变更失败，则无法进行复原，造成成本损耗和进度拖延。对于后续开发和维护工作也会带来困难。（4）由于修改完成后没有进行验证，难以确认变更是否正确实现，可能会影响系统其他功能的正常运行。而且为此项变更所付出的工作量也无法得到承认。（5）由于未与项目干系人进行沟通，可能会导致项目干系人的工作之间出现不一致，进而影响项目的整体质量。2019/9/78问题3。变更管理的基本流程如下：（1）变更申请。应记录变更的提出人、日期、变更内容等信息。（2）变更评估。对变更的影响范围、程度、经济技术可行性进行分析。（3）变更决策。由具有相应权限的人员或机构决定是否实施变更。（4）变更实施。由指定的工作人员在受控状态下实施变更。（5）变更验证。由配置管理人员或受到变更影响的人对变更结果进行评价，确定变更结果和预期是否相符。（6）沟通存档。将变更后的内容通知可能会受到影响的人员，并将变更记录汇总归档。2019/9/791、项目变更（ProjectModification）是指在项目的实施过程中，由于项目环境或者其他原因而对项目的部分或全部的功能、性能、架构、技术指标、集成方法、项目进度等方面做出的改变。项目变更不同于项目变化。项目变化是指项目的实际情况与项目基准计划出现偏差的状况，项目发生变化并不意味着一定会发生变更。项目变更要采取必要的措施，而项目变化可能不必采取措施。一、项目变更的含义和原因2019/9/7102、变更产生的原因（1）项目外部环境发生变化，例如政府政策变化；（2）项目总体设计，项目需求分析不够周密详细；（3）新技术的出现、设计人员提出新的设计方案或者新的实现手段；（4）建设单位由于机构重组等原因造成业务流程变化BPR。2019/9/7113、项目变更控制就是建立一套正规的程序对项目的变更进行有效的控制，从而更好地实现项目的目标。变更控制的目的并不是杜绝项目变更的发生，而是对项目变更进行管理，确保变更有序进行。与土木项目相比，软件开发项目发生变更的环节相对更多，因此变更控制显得更加重要。2019/9/7124、变更管理的原则为了对项目的变更进行有效地控制，成功地完成项目的目标，项目变更应遵循以下原则：（1）把项目变更融入项目的计划中去；（2）选择影响最小的方案；（3）所有的变更在准备变更申请和评估之前，必须与项目经理进行商讨；（4）及时地发布项目的变更信息。2019/9/713二、变更控制的基本要求1.对变更申请快速响应项目变更是不可避免的。在项目实施过程中，变更处理越早，损失越小;变更处理越迟，难度越大，损失也越大。因此，在接到变更申请之后，要按照变更处理程序快速进行变更处理，迅速下达是否可以进行变更的通知。2.明确界定项目变更的目标变更的真实目的是为了解决问题，如果变更后项目的目标模糊不清，那么在实施过程中就难以确定努力的方向，即使完成了项目，也难以确定完成的目标是否真的达到当时想象中的目标。2019/9/7143.防止变更范围的扩大化对项目变更范围要有明确的界定，而且各方对变更范围的理解上没有任何的异议/争议。变更常常导致费用增加和工期延长，因此不要人为扩大变更范围。4.加强变更风险评估和变更效果评估变更对项目质量、进度、成本都会产生影响，要多方面评估变更的风险，制定详细的变更风险处理措施，并且要对变更实施过程进行监控，对变更实施效果进行评估，如果发现异常情况，要及时中止变更，对变更重新进行评估。2019/9/7155.及时公布变更信息只有项目的关键人员才清楚变更的全貌和全过程，而其他人员未获得项目变更的全面信息，因此在决策层做出变更决策时，应及时将变更信息对相关人员公布，这样才能调整所有人员的工作，朝着新的方向努力。6.选择冲击最小的方案项目的目标、预算、进度以及承建单位是决定项目计划的主要因素，做出项目变更时，力求在尽可能小的变动幅度内对主要因素进行微调。如果它们发生较大的变动，就意味着项目计划的彻底变更，这可能会使当前的工作陷入瘫痪。2019/9/7161变更申请人变更申请人可能是用户，也可能是系统开发人员，还可能是项目管理人员，他们最初意识到项目变更的必要性并就此需求与变更经理进行正式沟通。其主要职责为:•及早识别对项目进行变更的需求；•通过变更需求表来完成对更申请的正式文件；•将变更申请表提交变更经理以供审批。三、IT项目变更管理中的人员角色及其各自职责2019/9/7172变更经理主要职责为：•接收所有的变更申请，并将其记录于变更登记簿中；•将所有的变更申请进行分类、筛选；•审核所有变更申请，以确定在提交变更审核小组前是否还需增加有关信息；•确定是否需要进行正式的可行性研究并提交变更审核小组；•委派变更可行性研究小组来启动变更可行性研究；•对所有的变更申请进展情况进行监测以确保项目按时完成；•将所有的变更申请问题和风险，上报给变更审批小组；•就变更审批小组做出的决定进行下达和沟通；2019/9/7183变更可行性研究（可研）小组变更可行性研究小组负责完成由变更经理签发的对于某变更申请的正式的可行性研究，主要职责为：Ø通过进行摸拟研究来确定变更可能的要素：成本、利益和变更带来的影响；Ø将变更可行性研究中的所有发现形成文字—可研报告；Ø对报告进行认真审核并批准其上报；Ø将可研报告通过变更经理提交变更审批小组。2019/9/7194变更审批小组变更审批小组决定是否批准变更经理转来的变更申请。其主要职责为：Ø审核变更经理转来的所有变更申请；Ø考虑所有变更支持性文件；Ø根据每个变更申请的相关价值决定批准还是拒绝；Ø解决变更争议（当两个或两以上变更撞车时）；Ø解决变更问题；Ø决定实施变更时间表。2019/9/7205变更实施小组变更实施小组对项目中所有变更的实施进行计划、落实和审核。变更实施小组主要负责：Ø计划所有变更的进度（在变更审批小组提供的总体时间框架范围内）；Ø在实施前对所有变更进行测试；Ø实施项目中的所有变更；Ø实施后审核变更的成功度；Ø在变更日志中请求结束变更。2019/9/7211、了解变化在项目实施过程中，干系人要密切关注与项目有关的主、客观因素，发现和把握各因素的变化，认真分析变化的性质，确定变化的影响，适时地进行变化的描述，对整个项目的执行情况做到心中有数。四、变更控制的工作步骤2019/9/7222、提出变更申请变更申请人提出变更要求或建议，提交书面变更建议书。项目变更建议书内容主要包括:变更的原因及依据:变更的内容及范围;变更引起的合同总价增加或减少;变更引起的合同工期提前或缩短;为审查所提交的附件及计算资料，等等。2019/9/7233、变更的初审评价项目变更合理性，应考虑的内容包括:(1)变更是否会影响工作范围、成本和时间进度;(2)是否会对项目准备选用的设备或消耗的材料产生影响，性能是否有保证，投资的变化有多大;(3)在信息网络系统或信息应用系统的开发设计过程中，变更是否会影响开发系统的适用性和功能，是否影响系统的整体架构设计;(4)变更是否会影响项目的投资回报率和净现值NPV?项目在新的投资回报率和净现值基础上是否可行;(5)如何证明项目的变更是合理的，是会产生良性效果的，必要时要有论证。2019/9/7244、变更分析把项目变化融入项目计划中,这其实是一个新的项目规划过程，只不过这规划过程是以原来的项目计划为框架，在考察项目变化的基础上完成的。通过与新的项目计划对比，可以清楚地看到项目变化对项目预算、进度、资源配置的影响与冲击。把握项目变化的影响和冲击是相当重要的，否则就难以做出合理的项目变更。2019/9/7255、监控变更的实施项目变更控制是一个动态的过程，在这一过程中，要记录这一变化过程，充分掌握信息，及时发现变更引起的超过估计的后果，以便及时控制和处理。6、变更效果评估在变更实施结束后，要对变更效果进行分析和评估。2019/9/7267、变更管理中的误区(1)没有明确的授权。事先应该明确客户方有权提出变更申请的人员和实施方有权受理变更的人员，并要控制双方人数。这样做才可以对变更有整体的控制。绝不能进行“私下交易”，而没有人能完整地知道到底改了些什么。授权双方接口人的好处是可以屏蔽客户内部的矛盾，如果只有一个接口人，内部尚未达成一致时变更是无法提出来的。从实际经验看，授权可以显著减少变更，特别是那些因内部看法不同而导致的反复变更。2019/9/727(2)对变更没有进行必要的审核。并不是所有的变更请求都要满足，也不是所有变更请求都要立刻满足。审核的目的就是为了决定是否需要修改和什么时候修改。比如界面风格问题，就可以后期再修改。另外，对于核心模块的修改要严格审核把关，否则会引起全局问题。2019/9/728(3)对变更的影响没有评估。变更都是有代价的，应该评估一下变更的代价和对项目的影响，要让客户了解变更的后果，并与客户一起做判断。如果客户不知道你为变更付出的代价，对你的辛苦便难以体会。(4)应该让客户确认是否接受变更的代价。在评估代价并且与客户讨论的过程中，可以请客户一起做判断：“我可以修改，但您能接受后果吗?”。2019/9/729五、项目变更控制的内容1、对需求变更的控制2、对进度变更的控制3、对成本变更的控制4、对合同变更的控制2019/9/730（一）对需求变更的控制1.需求变更的确立一份对500多个项目进行