项目四_办公用品和设备管理

项目四办公室用品和设备管理认识办公用品办公用品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机.四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。任务一办公设备的使用和管理主要讨论最经常使用的办公设备，如复印机、传真机、打印机、数码照相机、数码录音笔、U盘等。一、复印机使用和管理1.复印机的基本原理静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。复印机2.复印机的使用静电复印机的使用步骤：（1）预热；（2）放置原稿；（3)设定份数；（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；（6）调节复印对比度；（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。送纸方式：复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。复印机的使用常识：1）选择合适的地方安装复印机。2）应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。3.复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续。为确保复印机的安全运转．每天下午下班时关机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。关闭复印机电源开关，切断电源。4.复印机的维护和保养必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。二、传真机使用和管理1.传真技术概述问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。新型数码传真机1.秘书如何收发传真（1）发出传真发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意：1）拟写文稿2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。（2）接收传真1）登记接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。2）处理秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理；如果是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求的传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效的处理。三、打印机使用和管理1.针式打印机针打机购置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。2.喷墨打印机喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功能的。3.激光打印机激光打印机是激光技术和电子照相技术相结合的产物。它由走纸机构、激光扫描系统、电子照相部件和字形发生器与控制器等几部分组成。四、数码相机使用和管理1.什么是数码相机？数码相机中的照片可直接传送到计算机中。数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，按下快门，马上就可以从液晶显示屏上看到照片效果。2.数码相机的注意事项（1）数码相机不适宜拍摄自然风光（2）尽量靠近被摄体（3）避免过高或过低的温度（4）取景要准确（5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光3、数码相机的保养（1）清洗相机机身（2）清洗镜头（3）防热（4）防寒（5）防水、防雾和防沙（6）旅行防护（7）相机保藏五、U盘使用和管理1.何谓U盘优盘即U盘，如图所示。是一种闪存介质，通过电脑的USB接口存取数据，存取数据的速度远比软盘快。容量从几M到数千M不等。优盘的优点：不需要驱动器，无外接电源，使用简便，即插即用；容量大，体积小，仅大拇指般大小，十分的轻巧；存取速度快，约为软盘速度的15倍；可靠性好，可擦写达100万次，数据至少可保存10年；抗震，防潮，耐高低温，携带十分方便；USB接口，带写保护功能；具备系统启动、杀毒、加密保护、装载一些工具等功能；2.U盘使用注意事项（1）拔U盘之前要关掉从U盘中打开的每个文件夹，否则可能会丢失数据。（2）“我的U盘”只能识别FAT格式的分区。（3）不使用U盘的时候，最好将U盘取下，否则会影响终端的运行速度。（4）频繁插拔U盘会导致盘内数据丢失，因此插拔时间间隔至少要保持30秒。任务二办公资源采购与管理购买租用直接购买电话订购传真订购网上订购办公用品采购流程申请审批招标签合同入库付款选择供应商订货单交货单入库单申购表订货单交货单1、价格、费用2、质量、交货3、服务、位置办公用品的申请和订货1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。部门：序号名称规格品名数量单价总计1234567制表人：　审核：核准：办公用品采购申请单办公用品订购单风光旅游公司序号名称规格品牌数量单价总计1234567合计制表人：审核：核准：3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。7、接收后，要及时更新库存余额。8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好9、订立物品发放制度，确定物品发放人。办公用品的入库1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。6、储藏间要通风良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。办公用品的库存管理办公用品入库清单物项目品数量规格单价金额纸张装订机文件夹总计：制表人:制表时间:入库时间：要学会填写库存记录卡（一）库存记录卡库存参考号B4纸最大库存量100令项目：A4白文件纸最小库存量（安全库存）15令单位数量：令（1令=500页）再定货量25令日期接收发放数量发票号供应商数量领用人领用部门余额1-130S1933初萌行政部10再定货量＝日用量*运送时间+最小库存量库存监督工作说明1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种不同的库存监督行动2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔，保证库存符合企业要求。3、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物品使用情况，防止物品过度使用。4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况，减少浪费领用流程填写领用申请表发放用品更新库存记录办公用品的领用1、领用办公用品时，要填写《办公用品领用登记表》，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到“谁领用、谁签字、谁负责”2、专人发放3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办理4、用品发放可对重要部门实行倾斜5、及时更新库存卡办公用品的领用注意事项文具用品领用记录卡部门工作内容分类品名规格月份合计备注123456789101112