招标采购作业指引

招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第1页共8页招标采购作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人0423建议成控招标合并陈增光、马敏杲招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第2页共8页??????????????????????????????????????????????????????,??????????????????/???????????????????????????????????????????????????????????????????????????,?????????????????招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第3页共8页1.目的确保招标采购过程严谨、科学、透明，体现公开、公平、公正的原则。2.适用范围除战略采购、直接采购之外的，单笔金额大于5000元的所有采购。3.术语和定义3.1招标采购：指向《采购招标审批表》内的拟邀请供方发出招标文件，由其回标，并按照规定的程序进行评标，并最终选定中标人的方式。4.职责4.1.采购组4.1.1.成控部组织研发部、采购组、工程管理部等相关部门进行采购策划；4.1.2.汇总项目采购计划，编制公司招标采购计划；4.1.3.初步确定拟邀请投标人，跟踪《采购招标审批表》的审批；4.1.4.组织编制招标文件4.1.5.组织发标、答疑、开标；主持经济标谈判。4.1.6.跟踪《评定标审批表》的审批，办理中（落）标通知；4.1.7.负责招标采购资料整理存档；4.1.8.监督和指导工程部办理5000元以下的采购。4.1.9.负责招标文件经济条款的编写和招标工程量清单的编制；4.1.10.负责发标、答疑、开标、负责投标文件接收。4.2.成控管理部4.2.1.提供招标项目目标成本；4.2.2.负责分析及审定经济标，负责经济标谈判；4.2.3.监督和指导工程部办理5000元以下的采购。4.3.工程管理部4.3.1参与采购策划，按月度编制项目招标采购计划；4.3.2填写《采购招标审批表》，提出招标采购的具体工期要求、质量标准、现场配合条件等；4.3.3参与答疑、组织现场踏勘；招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第4页共8页4.3.4参与技术标评审。4.3.5会同成控部评审技术标，主持技术标谈判。4.4.研发部4.4.1.负责提供全套正式施工图纸，制定采购材料设备标准和提供实物样品或照片；4.4.2.必要时，参与技术交底、图纸答疑、技术标评审。5.工作程序5.1采购策划5.1.1.项目实施前，由采购组组织研发部、工程管理部等相关部门进行招标采购策划，编制《项目招标采购策划表》，经公司采购领导小组审批后执行，同时报集团董办备案。5.1.2.采购策划的主要内容应包括：采购清单、样板图纸确定时间、目标成本、采购方式（招标、议标、直接委托）、招标方式的选择（清单、单价、费率）、供方合作方式（总包、甲方分包、甲供材、甲方指定乙方采购）、入围单位的选择标准、标段划分、采购周期、进场时间等。5.1.3.招标方式的选择：a)各类施工工程、材料设备招标应采用工程量清单的招标方式。b)各项目开发计划中，应给工程量清单招标安排合理的时间。因工期紧急而无法采用工程量清单招标时，可以采用模拟工程量清单（包干单价）的招标方式。c)除示范区外不允许采用费率招标；特殊情况下不得不采用时，须经工程采购领导小组批准，报董事长审批后方可执行。5.2招标采购计划5.2.1工程管理部根据公司经营计划、项目总体进度和采购周期编制《项目总招标采购计划表》，经分管工程副总批准后，于项目开工前30日提交采购组。5.2.2工程管理部根据项目具体进度编制《项目月度招标采购计划表》，经分管副总批准后，于上一季度末前50天提交成控部。招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第5页共8页5.2.3采购组汇总编制公司的〈〈月采购计划〉〉，采购计划应尽可能考虑多项目集中采购的可能行，并及时通报采购工作和领导小组的成员。5.2.4计划外的临时采购项目，须填写《采购计划变更单》，经总经理批准后，提交采购组办理。5.3招标文件及入围审批5.3.1.工程部负责填写《招标采购审批单》，确定工程、设备采购的技术及质量要求，研发部提供工程施工图纸及确定设备材料样板，成控管理部编制工程量清单。5.3.2.采购组接到《招标采购审批单》后，确定采购方式和拟邀请投标供方名单,并报采购领导小组工程主管领导批准。5.3.3.供方的要求：a)参加投标的供方必须是供方数据库中的优秀、合格或试用工程供方，并不得少于三家。b)应注意保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关系、十分熟悉的同类承包商参加同一项工程的竞标。c)总包工程招标必须保证每次招标均有新入围的投标单位参与；d)其它采购力求每次招标均有新入围的投标单位参与。5.3.4.公司优先选择具有良好合作记录的供方参加投标，合作记录评价包括：工程质量、现场管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，经常投出最高价或接近最高价的队伍，一般情况下，不再选择其入围投标。对供方实行分级管理制度，级别高的合格承包商在同等条件下享有优先中标权。5.3.5.成控部组织采购组、工程管理部及法律人员共同起草招标文件。对于使用频率较高的某类招标文件，采购组应组织相关人员编制“标准招标文件”。5.4发标、答疑、开标5.4.1招标文件的发放由采购组组织发标会直接发放给投标单位，并在《发标记录》上登记。某些项目视具体情况为保证投标单位履行其投标承诺，经办部门通知财务部应收取一定的投标保证金。招标工作结束，中标单位的第一笔工程款到位后，经办部门通知财务部负责退还投标保证金。招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第6页共8页5.4.2招标答疑会由成控部组织，采购组、工程部、研发部参加；应把招标工程概况、技术要求、报价要求、及招标中的非常规做法向所有的投标方进行交底，避免理解差异，使投标在回标分析时更具可比性。5.4.3招标答疑要做好记录工作，整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位，包括投标期间招标方认为需要回答的投标方的其它疑问。5.4.4投标单位应在招标文件规定的日期之前将投标文件送交采购组，不按时回标视为废标，接标人应予以记录。5.4.5开标时采购组、成控管理部两人以上现场拆封，并由参加开标的全体人员在《开标记录》上签字确认，开标后成控管理部保存经济标和技术标。5.5评标、澄清、约谈5.5.1采购组负责组织评标会，参与评标人员由采购领导小组和招标采购工作小组成员参加。5.5.2经济标评比由成控管理部负责分析，成控管理部经理审定经济标评标结果。技术标评比由研发部和工程部负责分析，研发部经理审定技术标评标结果。分别编制分析报告并在评标会上做出说明解释。技术要求高，或对配合、维修服务有特殊要求的采购，先评技术标，技术标评比结果确定后再评经济标。一般采购的技术标和经济标可同时评比。5.5.3如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，经分管领导同意后，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。5.5.4经采购领导小组同意后，可与候选供方进行约谈。约谈由成控管理部主持两个以上的人员参与，并就约谈结果填写《约谈记录》。5.6定标5.6.1定标按如下方法执行：A、最低价投标单位中标；B、按最低价另择技术实力与配合情况良好的投标方中标；C、选择技术实力与配合情况良好的单位在不超过最低价3%的范围内中标。招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第7页共8页5.6.2A类适用范围：技术要求一般的工程，或技术要求较高但所有投标方的技术实力和配合态度相当。只要最低投标价不是明显低于成本，则应由其中标。5.6.3B类适用范围：①技术要求较高；②投标方的技术实力和配合情况相差较大；满足以上两个条件时，可选择综合评比最高的单位进行谈判，要求对方调整报价到最低标或最低标以下。此类定标方法不应超过招标总量的30%（按招标金额计算）。5.6.4C类实用范围：①技术要求较高；②技术实力与配合态度相差极为悬殊；综合评比最高的单位不同意调整至最低标价，或者因特殊原因采购领导小组认为不宜再行谈判，可以在不超过最低价3%的范围内确定中标单位。咨询服务类、样板房装修中标单位的定标价，可不限于3%，适当上浮。此类定标方法不应超过招标总量的20%（按招标金额计算）。5.6.5技术实力指：投标方资质、技术实力、工期及质量承诺；项目经理和主要技术人员水平；近期及在建工程质量及获奖情况。配合情况指：施工和保修期配合的主动性和及时性，进度款申报的合理程度，预结算核对的配合情况等。5.6.6评、定标会由采购组招标主管安排，参加人员为公司招标采购领导小组成员（与会人员详见《工程采购领导小组架构与职责》中有关规定），确定会议时间和地点时应主要征求与会人员的工作时间安排是否允许，逐一确认无误后发会议通知并抄送总经理秘书。采购组填写《评标定标审批表》，按照公司定标审批权限经采购领导小组审批后确定中标单位，负责发《中/落标通知书》。5.6.7下列情况不应确定中标单位，应作为废标，须重新招标：（1）有效投标少于三份；（2）招标产品出现大的设计变更，使投标报价无效；（3）投标单位相互串通投标；出现废标情况后，采购部应填写《废标审批表》，经采购领导小组审核批准，后方可定为废标。5.7后续工作5.7.1采购组负责采购资料的整理归档（包括招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等），并负责更新维护采购台帐。除总包合同、监理合同需要到建委主管部门备案，其它合同正常存档。招标采购作业指引编号：ZGFZ-WI-PR024版号：A/0页码：第8页共8页6.支持性文件6.1.ZGFZ-QP-PR007《工程采购管理程序》6.2.ZGFZ-QP-PR008《工程合同管理程序》6.3.《工程采购领导小组架构与职责》7.相关记录7.1.ZGFZ-QP-PR0《项目采购策划表》7.2.ZGFZ-QP-PR002《项目月度采购计划表》7.3.ZGFZ-QP-PR001《采购招标审批单》7.4.ZGFZ-QP-PR006《发标记录》7.5.ZGFZ-QP-PR007《开标记录》7.6.ZGFZ-QP-PR008《约谈记录》7.7.ZGFZ-QP-PR009《评标定标审批表》7.8.ZGFZ-QP-PR010《中（落）标通知书》7.9.ZGFZ-QP-PR011《废标审批表》