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ICS01.140.20A14备案号：60308-2019DB36江西省地方标准DB36/T1053—2018办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范SpecificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagementinofficeautomationenvironmentofJiangxiprovince2018-09-07发布2019-02-01实施江西省质量技术监督局发布DB36/T1053—2018I目次前言................................................................................II1范围..............................................................................12规范性引用文件....................................................................13术语和定义........................................................................24总则..............................................................................45应用系统建设......................................................................46电子档案安全管理..................................................................67应归档电子文件的形成、收集与整理..................................................68电子文件的归档....................................................................99电子档案的保管与利用.............................................................1210电子档案的处置..................................................................13附录A（规范性附录）办公自动化系统文书类电子文件归档功能基本要求...................16附录B（资料性附录）文书类电子文件归档与电子档案移交接口...........................20附录C（资料性附录）文书类电子文件与电子档案元数据归档、移交简表...................37附录D（资料性附录）登记表格式.....................................................40附录E（资料性附录）江西省专业档案二级与三级门类代码编码方案.......................44参考文献.........................................................................51DB36/T1053—2018II前言本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由江西省档案局提出并归口。本标准起草单位：江西省档案局。本标准主要起草人：方维华、谭向文、毛海帆、田丹华、傅培超、李鹏达、黄艳、邓亮、罗贤明、樊晓星。DB36/T1053—20181办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范1范围本规范规定了在公务活动中经办公自动化系统形成的、具有保存价值的文书、专业类电子文件归档与电子档案管理的一般要求。本规范适用于机关、团体、事业单位,企业和其他社会组织可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T5271.27信息技术词汇第27部分：办公自动化（ISO/IEC2382-27:1994，EQV）GB/T7156文献保密等级代码与标识GB/T8567计算机软件文档编制规范GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求GB/T22240信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求GB/Z32002信息与文献文件管理工作过程分析（ISO/TR26122:2008，IDT）GB/T33476.1党政机关电子公文格式规范第1部分:公文结构GB/T33476.2党政机关电子公文格式规范第2部分:显现GB/T33481党政机关电子印章应用规范GB/T34840.2信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部分:数字文件管理系统指南与功能要求（ISO16175-2:2011，MOD）GB/T34840.3信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分:业务系统中文件管理指南与功能要求（ISO16175-3:2010，MOD）GB50174数据中心设计规范DA/T13档号编制规则DA/T22归档文件整理规则DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T47版式电子文件长期保存格式需求DA/T54照片类电子档案元数据方案DA/T58电子档案管理基本术语DB36/T380归档文件整理规范ISO13008:2012信息与文献数字档案转换和迁移过程(Informationanddocumentation--Digitalrecordsconversionandmigrationprocess)DB36/T1053—201823术语和定义GB/T18894、DA/T46、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件electronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[GB/T18894，定义3.1]3.2电子档案electronicrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[GB/T18894，定义3.2]3.3结构structure电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。[DA/T58，定义2.14]3.4逻辑结构logicalstructure电子档案内容各信息单元之间关系的描述。示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。[DA/T58，定义2.14.1]3.5物理结构physicalstructure电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。[DA/T58，定义2.14.2]3.6组合电子文件combinedelectronicdocument同一业务活动中形成的若干件电子文件的集合。3.7件item归档电子文件的最小整理单位。示例：一件发文，一件收文，一张图表，一件证书，等等。注：改写DA/T22,定义3.33.8组件componentDB36/T1053—20183独立的比特流，操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的，它可以单独或与其他组件一起构成一件电子档案。示例：发文的正文、附件、文件处理单、定稿、修改稿；项目申报文件的公文、项目可行性研究报告、项目环境评估报告、项目节能评估报告、项目安全评估报告等。注：改写GB/T29194，定义3.43.9复合电子文件compoundelectronicdocument一件包含多个组件的电子文件。注：改写GB/T29194，定义3.63.10混合文件hybriddocument一个由数字和非数字组件组成的复合文件。注：改写ISO16175-2:2011，33.11采集capture对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。[GB/T18894，定义3.11]3.12元数据metadata描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。[DA/T58，定义2.16]3.13数字档案资源digitalarchivalresources电子档案、传统载体档案数字副本、元数据、目录数据和数字资料的总称。3.14办公自动化系统officeautomationsystem一种用于集成办公活动的信息处理系统。示例：电子公文系统、行政审批系统、财务管理系统、数据统计分析系统以及各类专门业务管理系统等用于电子公文拟办和促进机构专业事务处理的应用系统。注：改写GB/T5271.27，定义27.01.023.15电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。注1：电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。注2：改写DA/T58，定义2.5DB36/T1053—201843.16电子档案移交接收系统electronicrecordstransferandaccessionsystem支持档案室、国家综合档案馆基于网络对电子档案开展移交、接收业务活动的计算机信息系统。4总则4.1应遵循纳入信息化建设规划、文档一体化管理、技术与管理并重、便于利用和安全可信的原则。4.2应实施全程管理与集中管理，确保电子档案的真实、可靠、完整和可用。4.3应建设、配备必要的档案信息化基础设施和应用系统，为办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理提供技术保障。4.4应建立严格的管理制度，明确相关单位及其内设部门管理职责，规范工作程序，形成协同工作机制。4.4.1档案行政管理部门负责确定应归档保存的专业类电子文件门类，指导编制、审批文书、专业类电子文件归档范围与保管期限表。4.4.2电子文件形成单位档案部门应负责：a)将办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理纳入本单位档案管理制度，编制电子文件归档范围、分类方案和保管期限表；b)提出办公自动化系统电子文件归档功能、归档接口要求，如有需要，负责提出办公自动化系统电子档案管理功能要求；c)指导电子文件拟办部门或业务办理部门按要求形成、整理应归档电子文件；d)负责办公自动化系统电子文件归档和电子档案管理等各项工作。4.4.3电子文件形成单位信息化职能部门应负责：a)依据档案部门提出的功能要求建设办公自动化系统电子文件归档功能、电子文件归档接口或电子档案管理功能；b)为电子档案管理系统的建设，电子档案及其元数据的存储、备份和安全管理等提供信息化支持。4.4.4电子文件形成单位保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。4.4.5区域性、跨组织机构或行业性办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理功能的开发、运维与升级由其建设、管理单位负责。4.4.6用于支撑电子文件归档和电子档案管理的电子政务基础设施的运维、管理和安全保障由其建设、管理单位负责。4.5应基于安全网络和离线存储介质实施办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理。涉密电子文件归档与电子档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行。5应用系统建设5.1应用系统框架与配置5.1.1支持开展电子文件归档、电子档案管理活动的技术性途径包括但不限于以下两个：a)基于办公自动化系统完成电子文件归档、电子档案管理活动，生成电子档案移交数据包，经电子档案移交接收系统向国家综合档案馆移交；b)基于办公自动化系统向电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的归档，由电子档