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1项目部资料管理办法目录项目部资料管理制度··································第2页项目部资料员岗位责任制······························第3页项目部资料收发管理细则···························第4～5页项目部结算资料管理细则·······························第6页项目部签证单管理细则································第7页施工图（设计变更）管理细则······················第8～10页项目部资料归档管理细则··························第11～13页项目部资料保密细则··································第14页签证单流程示意图··································第15页施工图（设计变更）流程图···························第16页附件清单汇总········································第17页2项目部资料管理制度第一条为加强项目部资料管理的规范化，使公司开发的项目得以正常运作发展，确保项目资料的完整性、正确性、系统性以及保密性，特制定本制度。第二条本制度所称的项目资料是指与项目建设、竣工、归档有关的资料和电子文本，包括往来函件、合同协议、会议纪要、工程联系单、签证单、结算资料、施工图纸及设计变更等。第三条公司指定专人负责项目部的资料管理工作（即项目部资料员），项目负责人负责资料审批、指导及监督管理工作。第四条项目部所有往来资料一律由资料员签收（发），资料员请假或外勤时，须由项目负责人指定代管人员。资料员工作调动时，须办理移交手续。第五条项目资料的编辑制作必须符合有关规范及公司文件编辑有关要求，要求做到“格式规范、表达清晰、目的明确、内容简洁”。第六条项目资料的签收及发放程序符合公司有关制度要求，同时按要求做好签收（发）登记记录。第七条项目资料需加盖项目公章的，必须经项目负责人签字认可。第八条项目资料分类、分盒存放，并定期清点，防止丢失。同时，建立盒内资料目录清单及电子版清单，要求电子版目录与盒内资料目录一致，便于项目资料的检索和查阅。第九条项目资料中属于证照类文件、政府来文的，必须将原件存放公司办公室，属项目报建类资料的，在项目报建完成后将原件转存公司办公室。第十条项目资料原则上只供本单位查阅使用，外单位因工作需要查阅利用，须经项目负责人同意。第十一条项目资料要求存放于铁皮文件柜中保管，做好防火、防盗、防虫等防范工作，确保档案的完整与安全。第十二条项目竣工验收后，项目资料除移交建设工程质量监督站、建设工程档案馆及项目所属物业公司办理有关手续外，剩余资料均要求按归档要求装订后移交公司档案室保存。第十三条本制度自下发之日起实施。3项目部资料员岗位责任制1、项目资料员须熟悉项目前期报建、竣工验收、备案归档、规划验收的有关程序、规范要求、实施文件及配套用表，熟悉公司制定的项目部资料管理相关制度。2、资料员专职负责项目资料的编辑、签收发放、呈递、登记、整理、编目、保管、复制、移交、归档等工作，保证资料的完整、准确清晰、统一。3、负责编制项目资料的电子版检索目录，为项目资料的数字化处理创造条件。4、负责协助公司办理项目报建工作，同时，在公司相关部门的配合下，负责办理项目竣工验收、备案归档、规划验收等。5、加强项目资料保管工作，严守项目资料机密，防止项目资料丢失及失、泄密6、认真完成领导交办的其它任务7、工作调动时，应及时做好项目资料的交接手续。4项目部资料收发管理细则一、项目发文的规范要求及程序1、格式统一，凡对外发文，均须套用标准格式（详见附件1），并按年度编排发文序号。2、发文内容简洁、目的明确、表达清晰，无错别字，符合有关法规要求，标题须对发文内容进行简明扼要的概括。3、资料员对发文稿件进行电脑录入时，须按公司发文规范要求进行整理编排校对，并填写《文件编辑目录》（详见附件2），形成电子版文件目录。4、发文打印完成，填写公司统一印制的《发文单》（详见附件3），经拟稿人和项目领导汇签，校对无误，加盖部门公章当日发文，同时须做好发文签收记录。5、如发文需以公司名义，须将电子文本经部门领导审阅后经网络传给公司有关领导审批，同时将填写好的《发文单》上传。该文件的审批通过及发放，资料员要及时跟进落实。6、简易流程图：拟稿→电脑录入→编排校对→汇签→发文7、对外发文签收记录可参照附件4。二、项目收文的要求及程序（一）、函件的处理及程序1、收到外单位函件后，资料员填写《收文处理单》（详见附件5），第一时间内递交给项目经理批示，如需请示公司的，可先传真，再将原件送达公司。2、按项目经理指示，安排传阅办理，全程跟进落实。3、外单位来函的签收记录具体表格可参考附件6。（二）、工程联系单的处理及程序1、格式统一，要求一式五份，资料员签收时，须检查联系单的编号是否重复、监理单位是否有答复意见、各有关单位项目公章是否齐全等。具体表格见附件7。52、资料员签收工程联系单后，第一时间内递交部门经理审阅，再按要求转交所辖范围的主管工程师答复，经项目经理对答复意见批示后加盖部门公章，项目部留存一份，其余四份当日返还施工队。3、如工程联系单的内容涉及设计变更、工程量的产生时，项目经理签署意见并加盖部门公章后，即日送达公司综合技术部。如紧急的，可先传真。原则上不允许施工单位将工程联系单送设计单位要求答复。4、综合技术部如有收到项目部送达的工程联系单，填写“工程联系单/设计变更审批表”（附件17），根据内容与设计单位洽商回复意见，待设计单位答复及领导审批通过后，综合技术部留存一份，预算部留存一份，其余三份即日返还资料员，此类工程联系单项目部留存一份，剩余二份返还施工队。4、工程联系单的签收记录具体表格可参考附件8。（二）、电子文档的来文处理程序1、资料员每日上班均要打开部门/公司邮箱查看是否有新的电子文件，第一时间告知领导，须做好收文记录，不得自行删除、复制。2、各有关单位的电子文档接收时候须做好收文记录。（三）、申请进度款的来文处理程序及要求1、格式统一，施工单位申请进度款均要求填写《工程付款申请表》（详见附件9），一式四份。2、监理单位对于施工单位的进度款申请有答复意见，有总监签字认可及加盖监理单位的项目公章。3、资料员在签收施工单位送达的进度款申请时，检查申请表上施工单位及监理单位有关负责人的签字、公章是否齐全，同时填写付款审批表（附件18），按主管工程师→部门主管的程序递交汇签。汇签结果须注明同意支付进度款的金额。4、汇签完成后，加盖部门公章，返还两份，一份项目部留存，一份由资料员当日亲自送达预算部主管预算员签收。5、资料员须做好每次拨付进度数额的电子台帐记录，以便随时了解工程款拨付累计数额。6项目部结算资料管理细则一、结算资料的规范要求1、资料完整，一般必须包括该工程的预（结）算书、施工合同、补充协议、竣工验收单、签证单、相关联系函、竣工图及原始凭证等。2、结算资料中附带的一些施工合同、签证单、相关联系函、竣工图及原始凭证及施工单价等，都须经过项目部及监理公司严格审核，确保结算资料的真实、有效。3、资料员在递交结算资料时，要核实作为附件的施工合同、签证单、相关联系函等资料的原件是否送达预算部存档。如未送达预算部，该部分的资料将从结算资料中扣除，不再作为结算的依据二、结算资料的审核流程1、施工单位送达的结算资料，要求必须附带工程竣工验收单（见附件10）。收到结算资料之日起一个工作日内资料员按上述规范要求检查，如有不合格或不齐全的一律返回施工单位。2、资料员签收结算资料后，须做好资料清单记录，并附上空白的《工程结算单》（详见附件11）二张，呈报项目经理后交由主管工程师审核。3、在审核过程中如需要施工单位重新办理结算或补充资料的，必须及时下发书面通知，由资料员当天返还，并做好返还签字登记。4、结算资料须由主管工程师及部门领导审核后在《工程结算单》上汇签，在项目部审核的时间不允许超过五个工作日。5、审核完成后，留存一份《工程结算单》在项目部，其余资料连同面单装订好后当日内送达公司预算部主管预算员签收。7项目部签证单管理细则一、签证单的规范要求1、格式统一，建议采用广西工程质量监督总站统一印制的表格（详见附件12）；2、一式五份，以单体工程（或分项工程）为单位分开签署，注明日期、栋号及编号；3、签证内容要详细、清晰、部位明确，必须附图（或标明轴线），标明签证的位置（或与相邻建筑物的关系）、尺寸、剖面等；4、签证期限符合公司龙胤·凤凰城二期签证管理制度有关约定。5、凡签证内容需涉及的有关甲方通知、设计变更、协议或答复等必须作为签证单附件之一；6、签证单后附有原始凭证的，凭证必须是原件且有现场三方（甲方主管工程师、施工方主管、监理方监督员）的签字；7、必须加盖建设单位、监理单位、施工单位的部门公章，有关负责人在落款处签名并注明日期；二、签证单的收发流程和归档1、施工单位送达的签证单时，资料员必须按上述规范要求先行检查，如发现不符合要求，可当场给予指正。2、资料员签收签证单后，核查是否有重复的签证，并当日交项目负责人审核是否需要签证，再按各主管工程师的管辖范围分发到位。3、签证单需由主管工程师及部门领导审核签字，之间过程传递由资料员全程跟进，如有滞留现象必须及时提醒或督促。原则上签证单在部门内部审批总周期不得超过五个工作日。4、签证单在审核过程中如需要施工单位重新办理签证或补充资料的，由资料员当天返还，并做好返还签字登记。5、签证单审核完成后，要求当日返还二份给施工（凡是原始凭证原件都须留存），留下的一份由项目部保存，另一份（连同原始凭证原件）则要求当天内送达公司预算部主管预算员签收。6、签证单签收的记录具体可参照附件13。7、留存项目部的签证单，可按施工单位/签证年份进行分类归档，每年度的分类编制目录清单。8施工图（含设计变更）管理细则一、施工图的管理制度（一）、施工图的定义施工图，是表示工程项目总体布局，建筑物的外部形状、内部布置、结构构造、内外装修、材料做法以及设备、施工等要求的图纸。简单的诠释是指由设计院出图，经审图备案后用于实际施工中的蓝色图纸。全套施工图均包括建筑、结构、水施、电施等部分，每部分皆有设计说明及图纸目录清单。（二）、工程报建各环节所需施工图清单环节送达部门图纸内容份数备注1防雷审核气象局防雷检测中心总平面图、各立面图及水施、电施、基础防雷平面两套返还一套2人防审核市人防办公室人防审核总平面图、建筑总说明、地面一层平面、主要立面、各剖面及全套地下室施工图一套3消防审核市消防大队除结构图外全部一套4施工图审查审图公司全套图纸待定审完后加盖审图章市建委全套图纸（盖有审图章）两套返还一套5招投标过程市招投标中心全套图纸（不含制作标底用图）三套事后有可能返还6规划许可市规划局全套图纸（在盖有审图章的基础上加盖规划局章）两套返还一套，办理竣工验收时候用（见11项）7质监站市质监站全套图纸（盖有审图章）一套8白蚁防治市房产局白蚁防治中心房屋基础平面图、正立面图、总平图各一9竣工备案归档市城市建筑档案馆全套图纸一套施工队提交，非甲方提供10房屋销售市房产局除水电施工图外全套（有审图公司、规划局盖章的图）一套复核后返还11规划验收规划局全套图纸一套9（三）、各部分、相关单位领用施工图清单用图单位/部门图纸内容份数备注办公室报建用按（二）清单报建完成后保存盖有审图公司专用章及规划局公章的图纸综合技术部全套一套盖有审图专用章预算部全套一套项目部全套两套造价咨询公司全套一套审图公司全套一套监理单位全套一套施工单位全套五套按合同约定（四）、施工图的发放及领用1、施工图一律经综合技术部发放到公司相关部门，施工单位用图则须经项目部发放。2、领用图纸时须与目录清单核对清楚，无遗漏、无错版，如有错误及时提出，由综合技术部反馈给设计院修改。3、资料员发放施工图时，须列