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如何做好项目档案管理工作如何做好项目档案管理工作中国铝业公司中国铝业公司侯萍梅侯萍梅2012.2012.77中国铝业公司侯萍梅讲讲课课提提纲纲一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案、项目档案的作用和重要性二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题（工作的难点）（工作的难点）三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作中国铝业公司侯萍梅一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性1.1.什么是项目档案什么是项目档案2.2.项目档案的作用项目档案的作用3.3.项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性中国铝业公司侯萍梅1.1.什么是项目档案什么是项目档案项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和项目档案是指在项目建设活动中直接形成的对国家和社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体文件材料。各种载体文件材料。中国铝业公司侯萍梅如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。目竣工验收文件。中国铝业公司侯萍梅项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。文件组成。中国铝业公司侯萍梅项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。工验收时形成的文件。将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就形成了项目档案。形成了项目档案。中国铝业公司侯萍梅2.2.项目档案的作用项目档案的作用记录历史，见证过程；记录历史，见证过程；反映资产，维护权益；反映资产，维护权益；支撑管理，保障运行；支撑管理，保障运行；储备知识，创新阶梯；储备知识，创新阶梯；中国铝业公司侯萍梅3.3.项目档案及专项验收的重要性项目档案及专项验收的重要性项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直项目档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质经济效益的产生和提高。因此，为确保项目档案的质量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项量和完整、准确、系统性，就必须做好项目档案专项验收工作。验收工作。中国铝业公司侯萍梅第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重要工作。要工作。20062006年年66月，国家档案局、发改委联合下发月，国家档案局、发改委联合下发《《重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法》》，进一步明确了项目，进一步明确了项目档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。目档案在建设项目竣工验收中的重要性。中国铝业公司侯萍梅第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。中国铝业公司侯萍梅第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项目进行管理维护、改建扩建、实施技改，目进行管理维护、改建扩建、实施技改，中国铝业公司侯萍梅确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企业的宝贵财富。业的宝贵财富。中国铝业公司侯萍梅二、项目档案管理及验收存在的主要问题二、项目档案管理及验收存在的主要问题（工作的难点）（工作的难点）多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和多年来，我组织参加了公司所属企业的项目档案验收和竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项竣工验收，也应邀参加了国家档案局对各省重点建设项目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验目档案的审查验收工作及其他央企项目档案的专项验收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归收，学到了一些好的经验也遇到了许多情况和问题，归纳起来，主要有这么八个方面的问题。纳起来，主要有这么八个方面的问题。中国铝业公司侯萍梅1.1.项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求，专门条款，明确各方所提交相应项目文件的具体要求，以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。2.2.项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半，段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半，仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成应归档的文件材料散失，收集不齐全。应归档的文件材料散失，收集不齐全。中国铝业公司侯萍梅3.3.归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。4.4.归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。5.5.工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验收人员签字有遗漏等。收人员签字有遗漏等。中国铝业公司侯萍梅6.6.归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。7.7.设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说明书和随机图不能一一对应。明书和随机图不能一一对应。8.8.忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要节点、重大活动事项的音像资料等）节点、重大活动事项的音像资料等）中国铝业公司侯萍梅以上八个方面的问题，昀关键的问题就是项目档案的以上八个方面的问题，昀关键的问题就是项目档案的归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证项目档案的齐全、完整、准确、系统。项目档案的齐全、完整、准确、系统。中国铝业公司侯萍梅三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把随着项目建设的逐年增多，投资额也越来越大，如何把项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投项目文件资料齐全、准确、系统地归档，为项目竣工投产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据，产后的正常生产、维护、改造与扩建提供准确的依据，是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和是我们公司项目及档案主管部门和建设单位必须重视和认真抓好的关键问题。认真抓好的关键问题。下面我分两个方面来讲：下面我分两个方面来讲：中国铝业公司侯萍梅（一）项目档案归档的控制和管理（一）项目档案归档的控制和管理重点抓好重点抓好55个方面：个方面：1.1.领导重视领导重视2.2.全员参与全员参与3.3.过程管理过程管理4.4.完整规范完整规范★★5.5.各负其责各负其责（二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工（二）把握档案专项验收的关键环节，使档案验收工作收到实效作收到实效抓抓33个主要环节：个主要环节：1.1.申请验收的准备阶段