项目档案管理

项目档案管理喻顺2016年4月20日项目档案管理的内容及要求一二项目档案管理责任主体三项目档案管理目的与意义目录四项目档案管理其他要求项目档案管理目的为规范公司项目档案管理防范与控制合同风险有效地保护和利用档案维护公司的合法权益项目档案管理的责任主体序号内容责任人备注1项目报建类档案管理2项目成本类档案管理3项目工程与设计类档案管理4项目工程相关内、外部发文、来文档案管理5项目营销类档案管理营销负责人销控、客户6项目人事行政档案管理综合负责人技术内业项目档案管理一般规定项目档案管理的内容及要求7.1.1、项目公司的任何成员，不论其是否被指定专职负责文件管理，都需尽责的完善项目资料或提供入档文件。7.1.2、项目档案管理包含归档范围、档案整理、保管、档案利用、收集与移交、档案销毁以及保密管理等内容。7.1.3、项目档案管理分为人事行政类、营销管理类、开发报建类、工程(设计)管理类、成本管理类。7.1.4、项目档案以项目分期、组团为单位，形成完整的项目档案，项目档案管理总负责人为项目总经理，其中人事行政类档案管理责任人为项目综合部负责人，营销管理类档案管理责任人为项目营销经理指定专人负责，工程技术类、成本管理类、开发报建类档案管理的责任人为项目公司技术内业。7.1.5、项目公司技术内业对项目资料应按专业、阶段、不同单位等进行分类、分区登记、存档，并建立电子档案（项目资料一览表），保持目录清晰、文件齐整、全面，便于查询和使用。7.1.6、项目档案整理要求项目档案资料应该严格按照《项目档案资料编码规则》进行编码。7.1.7、项目实施过程档案保存地点项目档案资料移交前保管在各项目公司。7.1.8、项目资料移交规定7.1.8.1、项目应移交公司档案室的资料，公司人事行政部档案管理专员应定期跟进，项目档案资料过程保管责任人应按规定时间进行移交。7.1.8.2、按规定的期限移交档案时，各部门资料管理责任人需填写《档案资料移交单》，一并交给公司人事行政部档案管理专员，公司人事行政部档案管理专员根据《档案资料移交单》，按照档案的分类接收材料，核对无误后在移交单上确认签字。7.1.8.3、人事行政类、营销类档案资料以项目公司为单位，在项目整体竣工交付后，由项目总经理组织进行项目整体资料移交，其中，项目人事行政类档案资料、营销管理类合同资料交与公司人事行政部存档，营销管理类客户信息类资料交与物业管理公司存档。7.1.8.4、除销售合同外的项目合同类档案在签字盖章完善后需要及时移交公司财务管理中心与公司人事行政部存档。7.1.8.5、除合同外的工程管理（含设计）类、开发报建类档案，以项目交楼批次为交付节点，项目每交楼批次竣工交付后，由项目公司技术内业整理，由项目总经理组织进行项目整体资料移交；成本管理类以项目报建分期结算完成为交付节点；工程管理（含设计）类、成本管理类（结算与审计档案除外）交与物业管理公司，开发报建类原件档案资料、成本管理类中结算与审计档案资料交与公司人事行政部存档。1、项目公司的任何成员，不论其是否被指定专职负责文件管理，都需尽责地完善项目资料或提供入档文件。2、项目档案管理包含归档范围、档案整理、保管、档案利用、收集与移交、档案销毁以及保密管理等内容。3、项目档案以项目分期、组团为单位，形成完整的项目档案，项目档案管理总负责人为项目总经理，其中人事行政类档案管理责任人为项目综合部负责人，营销管理类档案管理责任人为项目营销经理指定专人负责，工程设计类、成本管理类、开发报建类、工程内外来文、发文类档案管理的责任人为项目公司技术内业。4、项目公司技术内业对项目资料应按专业、阶段、不同单位等进行分类、分区登记、存档，并建立电子档案（项目资料一览表），保持目录清晰、文件齐整、全面，便于查询和使用。5、项目档案资料应该严格按照《项目档案资料编码规则》进行编码；6、项目实施过程档案保存地点为各项目公司。7、除销售合同外的项目合同类档案在签字盖章完善后由项目技术内业负责及时移交原件一份给公司财务管理中心存档。8、按规定的期限移交档案时，各部门资料管理责任人需填写《档案资料移交单》，一并交给公司人事行政部档案管理专员，公司人事行政部档案管理专员根据《档案资料移交单》，按照档案的分类接收材料，核对无误后在移交单上确认签字。9、人事行政类、营销类档案资料以项目公司为单位，在项目整体竣工交付后，由项目总经理组织进行项目整体资料移交，其中，项目人事行政类档案资料、营销管理类合同资料交与公司人事行政部存档，营销管理类客户信息类资料交与物业管理公司存档。10、除合同外的工程管理（含设计）类、开发报建类档案，以项目交楼批次为交付节点，项目每交楼批次竣工交付后，由项目公司技术内业整理，由项目总经理组织进行项目整体资料移交；成本管理类以项目报建分期结算完成为交付节点；工程管理（含设计）类、成本管理类（结算与审计档案除外）交与物业管理公司，开发报建类原件档案资料、成本管理类中结算与审计档案资料交与公司人事行政部存档。项目档案管理编号要求项目档案管理的内容及要求资料名称文件代号主编号规则备注（附属编号规则）设计任务书A01XTSG/1-(01)A01-001项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号设计变更单A02XTSG/1-(01)A02-002项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程指令单A03XTSG/1-(01)A03-003项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号技术变更（洽商）单A04XTSG/1-(01)A04-004项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程会议签到表A05XTSG/1-(01)A05-005项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号项目专题会纪要A06XTSG/1-(01)A06-006项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号施工技术交底会议纪要A07XTSG/1-(01)A07-007项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号样本点评确认表A08XTSG/1-(01)A08-008项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工作面交接确认表A09XTSG/1-(01)A09-009项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号总包单位月度考核表A10XTSG/1-(01)A10-010项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号指定分包、独立承包单位月度考核表A11XTSG/1-(01)A11-011项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号监理单位月度考核表A12XTSG/1-(01)A12-012项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程收文处理单（总分包、设计、监理等所有收文）A13XTSG/1-(01)A13-013项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程量收方及设计变更、技术变更（洽商）完工确认单A14XTSG/1-(01)A14-014项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程现场签证单A15XTSG/1-(01)A15-015项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号工程进度完成量审核表A16XTSG/1-(01)A16-016项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号甲供材料、设备、苗木进场验收移交单A17XTSG/1-(01)A17-017项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号资料类别项目档案现场管理类项目档案管理编号要求项目档案管理的内容及要求资料名称文件代号主编号规则备注（附属编号规则）核定包干单价单B01XTSG/2-(01)B01-007项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号认质认价单B02XTSG/2-(01)B02-007项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号网上材料认价表B03项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号分部分项材料价对账表B04项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号甲供材料对账表B05XTSG/2-(01)B05-007项目名称/期数-（标段号）文件代号-文件顺序编号成本类战略或框架合同ZLXTSG/2-(01)ZL-001项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”报建开发类合同KFXTSG/2-(01)KF-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”设计类合同造价咨询类合同监理类合同结算审计类合同勘察合同工程施工合同材料采招合同营销类合同YXXTSG/2-(01)YX-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”财务类合同CWXTSG/2-(01)CW-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”人事类合同RSXTSG/2-(01)RS-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”其他合同QTXTSG/2-(01)QT-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”项目档案材料类合同类JFGCXTSG/2-(01)JF-002XTSG/2-(01)GC-002项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”项目名称/期数-（标段号）合同类别代号-合同顺序编号,如为补充协议，在合同顺序编号增加“斜杠加顺序号”资料类别项目开发报建类档案管理项目成本类档案管理项目工程与设计类档案管理项目工程内、外部发文、来文档案管理项目营销类档案管理项目人事行政档案管理项目档案管理的内容及要求项目开发报建档案主要内容序号项目开发报建各阶段成果责任人备注1国土证办理开发部经理土地获取由公司发展部负责2项目备案/核准办理开发部经理3规划用地许可证办理开发部经理4方案报批开发部经理5初设报批开发部经理6规划许可证办理开发部经理7施工许可证办理开发部经理8预售许可证办理开发部经理9竣工备案证办理开发部经理10产权证办理开发部经理项目开发部经理负责完成各阶段报建成果的办理，开发部经理将报建成果资料移交项目技术内业，完成移交登记手续后的管理责任主体为项目技术内业项目档案管理的内容及要求项目开发报建档案主要内容项目档案管理的内容及要求开发报建各阶段名称过程及成果资料资料级别管理要求土地勘界报告【重要资料】纸质版原件保存房地产权证（简称国土证）【重要资料】纸质版原件保存国土出让红线图【重要资料】纸质原件、电子版保存出让金及契税发票【重要资料】原件按照财务要求报销，留存复印件企业投资项目备案表电子版项目立项申请电子版公司章程、组织代码等资料《企业投资项目备案证》【重要资料】纸质版原件保存核准报告纸质版原件保存咨询意见项目核准申请项目核准通知【重要资料】纸质版原件保存国土证办理项目备案办理项目核准办理项目开发报建档案主要内容项目档案管理的内容及要求开发报建各阶段名称过程及成果资料资料级别管理要求用地规划许可证申请表建设用地规划许可申请勘界报告委托测绘单位，合同现状地形图（1：500）及光盘《建设用地规划许可证》【重要资料】纸质版原件保存用地许可红线图及光盘【重要资料】电子版、纸质版原件保存规划用地许可证办理项目开发报建档案主要内容项目档案管理的内容及要求过程及成果资料资料级别管理要求方案文本2套电子版建设工程总平面图2张及光盘1张外立面设计及效果图电子版方案审查意见书申请表电子版方案审查意见复函（不同意）【重要资料】纸质版原件保存修改方案文本取得专家会议纪要【重要资料】纸质版原件保存指标核算规划协办方案审查协办意见函【重要资料】纸质版原件保存建设项目环境保护申报表电子版项目环境影响评价要求通知书【重要资料】纸质版原件保存项目环境影响评价报告书（表）【重要资料】纸质版原件保存项目环境保护批准书【重要资料】纸质版原件保存设计单位