项目的变更管理(3)

项目的变更管理变更变更控制系统变更控制的依据整体变更控制范围变更控制变更：项目干系人常常由于各种原因对项目计划进行修改，甚至重新规划，这一类修改或变化，叫做变更。变更发生在项目的范围、进度、质量、费用、人力资源、沟通、合同等很多方面，并将影响到其他方面。项目变更有整体变更和局部变更两大类。对项目变更进行控制，由变更控制系统进行。1.变更变更控制系统就是一套事先确定的修改项目文件或改变项目活动时应遵循的程序。其中包括必要的表格或其他书面文件、责任追踪和变更审批制度、人员和权限。应成立一个变更控制委员会。变更控制系统应当明确规定变更控制委员会的责任和权力,并由所有项目干系人认可。变更控制系统应当有处理自动变更的机制。自动变更，又称现场变更，是不经事先审查即可批准的变更。多数的自动变更是由意外的紧急情况造成的。变更控制系统可细分为整体、范围、进度、费用和合同变更控制系统。2.变更控制系统变更控制的依据：项目进展报告和有关方面的变更请求。变更请求可以是口头或书面、直接或间接的；可以来自项目外部或内部；可以是法律要求的或可由项目班子加以选择的。变更要求的可能后果是延缓进度或加快进度。除紧急情况外，口头变更必须形成书面文件之后才能受理。3.变更控制的依据整体变更就是影响项目整体和贯穿整个项目过程的变更。整体变更控制的目的有三：（1）查明项目进行过程中发生的变化是否构成变更；（2）对造成变更的因素施加影响；（3）当变更实际出现时，设法处理。整体变更控制就是协调贯穿整个项目过程的变更。例如，可交付成果的技术要求说明的改变，若影响到项目范围，进而影响到费用、进度、质量、风险或其他方面，则该变更就是整体变更，应当通过范围变更控制系统处理。4.整体变更控制整体变更控制的依据：项目计划、进展报告、变更请求。整体变更控制的工具：变更控制系统。整体变更控制的结果：项目计划的更新；将项目未来预期进展控制在项目计划范围内的纠正行动和应该汲取的教训等。4.整体变更控制（续）范围变更的原因：（A）项目外部环境发生变化。如政府颁布了新法令；竞争对手生产出了新产品；本国货币贬值。（B）项目范围规划不周，有错误或遗漏。如在设计电话系统时未考虑到计算机网络的使用。（C）出现了新技术、手段或方案。（D）项目实施组织本身发生变化。如项目所在单位与其他单位合并；项目班子人事变化。（E）项目业主对项目、项目产品的要求发生变化。例如，业主希望汽车公路桥增加通过轻轨列车的能力。5.范围变更控制（1）范围变更的原因范围变更控制是指：（A）为使项目朝着有益方向发展而变动和调整某些方面因素而引起项目范围发生变化的过程。（B）确定项目范围变化情况的活动。（C）当项目范围正在发生变化或已经发生变化时对其采取纠正措施的过程。项目范围变化及其控制不是孤立的，因此在进行项目范围变更控制时，必须同时全面考虑到对其他因素或方面的控制，特别是对时间、费用控制和质量的控制。（2）范围变更控制的概念5.范围变更控制（续1）（A）工作分解结构。因为建立工作分解结构是确定项目范围的基础和前提工作。（B）项目进展报告。提供项目实施进展报告就是要提供与项目范围变化有关的信息；比如哪些工作已经完成，哪些工作尚未完成之类。计划实施进展报告提供的有关信息还能提醒项目团队哪些问题将要发生，它们将会怎样影响到项目的范围变化。（C）变更请求。变更请求的提出可以是书面形式的或口头形式的，也可以是直接方式的或间接方式的。变更要求的提出可以是来自外部的，也可以是来自内部的，可以是自愿的也可以是被迫的，变更的内容可以是延长工期的，也可以是缩短工期的。（D）范围管理计划。（3）范围变更控制的依据5.范围变更控制（续2）（A）范围变化控制系统。该系统是用来定义项目范围变更处理程序的。它包括计划范围文件、跟踪系统和偏差系统与控制决策机制。（B）报告进展情况。进度报告需要反映任何已经发生的项目变化。而且为了采取有效措施，控制项目范围变化，进度报告还需说明范围变化导致的原因。（C）计划调整。很少有项目能严格按计划进行实施的。因此，在充分认识这一客观事实的基础上，为有效进行项目范围的变更与控制，需不断进行项目工作任务再分解，并以此为基本，建立多个可选及有效的计划更新方案。（4）范围变更控制的工具和技术5.范围变更控制（续3）例：为了解释如何得出一个更新的进度计划，考虑市场调研项目的网络图。先做以下假设：（1）已完成的活动：（a）活动1，“识别目标消费者”已在第2天完成。（b）活动2，“设计问卷调查表”已在第11天完成。（c）活动3，“试验性问卷调查表”，已在第30天完成。（2）项目变更：（a）发现准备邮寄标签的数据库已经过时，在邮寄前必须定购一个新的数据库。新数据库在第23天定购，但供应商交货需要21天。（b）通过对试验性问卷调查中反馈信息的初步评审发现，问卷调查表须进行大量的修改。因此，活动4的工期估计要从5天增加到15天。ASusan3BSusan10CSusan20DSusan5FSteve10ESteve2GAndy12HSusan2ISteve55JAndy5KJim7LJim8MJim10033131333333838403848385038404811311312012012812813813012012011211210510550554010510040384030100881009830252555558ASusan3BSusan10CSusan20DSusan15FSteve10ESteve2GAndy12HSusan2ISteve55JAndy5KJim7LJim8MJim1030454547455545574547551101101171171251251351301201201121121051055762501051005048504010088100984025准备邮寄标签Steve21211302344要求完工时间=130个工作日4827范围变更出现后，应修改有关技术文件和项目计划，并通知有关的项目干系人。对范围变更采取措施、进行处理之后，应当将造成范围变更的原因、采取的措施以及采取此措施的理由、从此次变更中汲取的教训等记录在案，形成书面文件，存入本项目和其他项目的数据库。（5）范围变更控制的结果5.范围变更控制（续4）（A）合理调整项目范围。范围变更即是对原已确定的、建立在已审批通过的WBS基础之上的项目范围进行改变与调整。项目范围变更常常伴随着一个对成本、进度、质量或项目其它目标进行调整的一个要求。项目范围改变是通过计划过程、技术和计划文件的更新而确定的。变更一旦确定，需将所有更新内容或文件以适当的方式通知或传到项目各利益相关者手中。（B）纠偏行动。它是将计划实施拖回到计划轨道的任何行为。（C）总结经验教训。导致范围变化的原因、采取纠偏行动的依据以及其它任何来自变更控制实践中的经验和教训。都应该书写成文，形成数据和资料，作为项目组织或项目所在公司的需珍藏的历史资料。（6）范围变更控制的作用5.范围变更控制（续5）