项目监督与控制

项目监督与控制实践•监控过程组包含跟踪、审查和调整项目进展与绩效，识别必要的计划变更并启动相应变更的一组过程。这一过程组的关键作用是持续并有规律地观察和测量项目绩效，从而识别与项目管理计划的偏差。监控过程组的作用还包括：控制变更，并对可能出现的问题推荐预防措施；对照项目管理计划和项目绩效基准，监督正在进行中的项目活动；干预那些规避整体变更控制的因素，确保只有经批准的变更才能付诸执行。•持续的监督使项目团队得以洞察项目的健康状况，并识别需要格外注意的方面。监控过程组不仅监控一个过程组内的工作，而且监控整个项目的工作。在多阶段项目中，监控过程组要对各项目阶段进行协调，以便采取纠正或预防措施，使项目实施符合项目管理计划。监控过程组也可能提出并批准对项目管理计划的更新。例如，未按期完成某项活动，就可能需要调整现行的人员配备计划，安排加班，或重新权衡预算和进度目标。1.项目监督与控制概述监督与控制过程组二、项目控制各过程2.1.1监控项目工作输入工具和技术输出.1项目管理计划.2绩效报告.3事业环境因素.4组织过程资产.1专家判断.2项目管理信息系统(PMIS).3挣值管理技术.1变更请求.2项目管理计划(更新).3项目文件(更新)2.1.2实施整体变更控制输入工具和技术输出.1项目管理计划.2工作绩效信息.3变更请求.4事业环境因素.5组织过程资产.1专家判断.2变更控制会.1变更请求状态（更新）.2项目管理计划(更新).3项目文件(更新)(请求日志等)•实施整体变更控制过程包括以下变更管理活动（这些活动的细致程度取决于项目进展情况）：对规避整体变更控制的因素施加影响，确保只有经批准的变更才能付诸执行；迅速地审查、分析和批准变更请求。必须迅速，因为延误决策时机可能给时间、成本或变更的可行性带来不利影响；管理已批准的变更；仅允许经批准的变更纳入项目管理计划和项目文件中，以此维护基准的严肃性；审查已推荐的全部纠正措施和预防措施，并加以批准或否决；协调整个项目中的各种变更（如建议的进度变更往往也会影响成本、风险、质量和人员配备）；完整地记录变更请求的影响。包含如下的变更管理活动:2.2.1范围核实输入工具和技术输出.1项目管理计划.2需求文件.3需求跟踪矩阵.4确认的可交付成果.1检查.1验收的可交付成果.2变更请求.3项目文件（更新）2.2.2控制范围输入工具及技术输出.1项目管理计划.2工作绩效信息.3需求文件.4需求跟踪矩阵.5组织过程资产.1偏差分析.1工作绩效测量结果.2组织过程资产(更新).3变更请求.4项目管理计划(更新).5项目文件(更新)输入工具和技术输出.1项目管理计划.2项目进度计划.3工作绩效信息.4组织过程资产.1绩效审查.2偏差分析.3项目管理软件.4资源平衡.5假设情景分析.6调整时间提前量与滞后量.7进度压缩.8进度计划编制工具.1工作绩效测量结果.2组织过程资产(更新).3变更请求.4项目管理计划(更新).5项目文件(更新)2.3控制进度2.4控制成本输入工具和技术输出.1项目管理计划.2项目资金需求.3工作绩效信息.4组织过程资产.1挣值管理.2预测.3完工绩效指数.4绩效审查.5偏差分析.6项目管理软件.1工作绩效测量结果.2成本预测.3组织过程资产（更新）.4变更请求.5项目管理计划（更新）.6项目文件(更新)2.5执行质量控制输入工具和技术输出.1质量管理计划.2质量测量指标.3质量核对表.4工作绩效测量结果.5批准的变更请求.6可交付成果.7组织过程资产.1因果图.2控制图.3流程图.4直方图.5帕雷托图.6趋势图.7散点图.8统计抽样.9检查.10审查已批准的变更请求.1质量控制测量结果.2确认的变更.3确认的可交付成果.4组织过程资产(更新).5变更请求.6项目管理计划(更新).7项目文件(更新)2.6绩效报告输入工具及技术输出.1项目管理计划.2工作绩效信息.3工作绩效测量结果.4成本预测.5组织过程资产.1偏差分析.2预测方法.3沟通方法.4报告系统.1绩效报告.2组织过程资产(更新).3变更请求绩效报告常用格式：甘特图S-曲线图（挣值分析）直方图表格2.7风险监督与控制输入工具及技术输出.1风险登记册.2风险管理计划.3工作绩效信息.4绩效报告.1风险再评估.2风险审计.3偏差和趋势分析.4技术绩效测量.5储备分析.6状态审查会.1风险登记册(更新).2组织过程资产(更新).3变更请求.4项目管理计划（更新).5项目文件(更新)2.8管理采购输入工具和技术输出.1采购文件.2项目管理计划.3合同.4绩效报告.5批准的变更需求.6工作绩效信息.1合同变更控制系统.2采购绩效审查.3检查和审计.4绩效报告.5支付系统.6索赔管理.7记录管理系统.1采购文档.2组织过程资产(更新).3变更请求.4项目管理计划（更新）三、项目控制实践IT项目控制管理实践IT项目控制概述1234IT项目控制概述•IT项目控制就是在一个IT项目中根据项目跟踪发现的偏差和问题，制订相关的改进措施和解决方案并监督其执行，保证项目按照正常轨道运行。项目控制或纠正偏离方法1)需求不明确，用户老是改来改去，项目返工工作量大。2)进度出现明显延后3)项目产出物的质量较差。项目控制或纠正偏离方法项目控制的作用•项目控制的作用就是为了保证项目按照预期的项目目标进行，必须对项目的运行情况和输出进行持续的跟踪监控，收集各种项目进展信息，对收集的信息进行分析，与预期的项目目标进行比较。在出现偏差时及时分析偏差原因，制定有效的纠正预防措施，落实纠正预防措施。破窗理论•美国心理学家詹巴斗进行过一项有趣的试验：他把两辆一模一样的汽车分别停放在帕罗阿尔托的中产阶级社区和相对杂乱的布朗克斯街区。停在中产阶级社区的那一辆，停了一个星期也完好无损；而另一辆，他摘掉车牌，打开顶棚，结果不到一天就被人偷走了。后来，他把那辆完好无损的汽车敲碎了一块玻璃，结果,仅仅过了几个小时车就不见了。以这项试验为基础，美国政治学家威尔逊和犯罪学家凯林提出了一个“破窗理论”。他们认为：如果有人打坏了一栋建筑上的一块玻璃，又没有及时修复，别人就可能受到某些暗示性的纵容，去打碎更多的玻璃。久而久之，这些窗户就给人造成一种无序的感觉。结果，在这种麻木不仁的氛围中，犯罪就会滋生、蔓延。项目控制从中的借鉴•“破窗理论”在社会治安综合治理中的作用是显而易见的，在项目管理、项目控制中也有着重要的借鉴意义。许多人认为，这样做太简单，芝麻小事，没有什么意义，而且兴师动众，没有必要。但是一个软件开发项目是否能够保证按照计划的进度质量成本完成的一个重要标志就是项目能否进行“防微杜渐”的控制。这是“破窗理论”在项目管理领域中的一个直观的体现。有时，小题大做的处理是非常有必要的，以防止“千里之堤，溃于蚁穴”。当然，话说回来，项目控制并不是对付项目中的“小偷小摸”或者“犯罪嫌疑人”。而是为了保证项目目标的达成。目前是讲究“以人为本”的时代，项目控制也要讲究“人性化”管理。除了对项目进展的检查监督外，更有效、更长久的办法应该是提高人的素质，提倡责任控制、自发控制。项目控制类型1、项目控制内容：范围控制进度控制成本控制质量控制项目团队管理报告绩效监控风险管理采购项目控制类型2，按控制执行人员：项目组内控制企业控制用户方控制第三方控制项目控制类型3，按控制方式：远程控制检查控制责任控制自发控制项目控制类型4、按控制时机：预防控制过程控制纠正控制项目控制的步骤1、根据项目目标制定控制计划2、设定阶段成果验收准则3、汇报和收集项目进展信息4、判断偏差5、分析偏差产生的原因和趋势6、采取适当的纠正预防措施7、跟踪评估措施的有效性IT项目成本控制•IT企业成本控制经常存在的问题：1、项目成本核算基础工作薄弱。2、成本管理流于形式，制度约束不到位。IT项目质量控制•IT项目质量控制管理过程四个环节：首先，要确立有效的质量标准体系。其次，要在项目执行过程中采取有效措施来监控项目的实际运行。再次，把项目实施过程中的实际表现与项目质量衡量标准进行比较,分析出差异。最后，根据具体情况采取合理的纠正措施。经过比较与分析，如果发现偏差，就要采取适当的措施进行纠正，让项目实施回到正轨。IT项目质量控制首先，要确立有效的质量标准体系。建立适当的质量衡量标准是进行IT项目质量管理的前提性的关键性工作。根据企业在实施IT项目方面的整体战略规划与IT项目实施计划，实施IT项目的主体企业首先要确立衡量项目质量的标准体系。衡量项目质量的标准一般包括项目涉及的范围、项目具体的实施步骤、项目周期估计、项目成本预算、项目财务预测与资金计划、项目工作详细内容安排、质量指标要求以及客户满意度等。这里需要注意的是，项目质量指标体系一定要具备完整性、科学性与合理性，项目实施各相关主体应该事先进行讨论与沟通，以保证其完整、无漏洞，又具备较强的可实施性。IT项目质量控制其次，要在项目执行过程中采取有效措施来监控项目的实际运行。在IT项目实施过程中，根据要求收集项目实施过程中的相关信息，观察、分析项目实施进程中的实际情况以便监控。为了达到有效监控项目的目的，可以利用的监控措施与沟通渠道包括正式的监控与沟通渠道，比如，项目进度报告、项目例会、里程碑会议、各种会议纪要等；非正式的监控与沟通渠道，比如，与项目小组成员或最终用户进行交谈与讨论，与企业管理层进行非正式的交流等。在这个环节上，要根据项目质量标准体系的要求，通过有效的监控措施与渠道，全面、客观地跟踪与反映项目实施的实际情况。IT项目质量控制再次，把项目实施过程中的实际表现与项目质量衡量标准进行比较，分析出差异。在监控与跟踪项目实际运行状况时，往往需要解决这样一些问题，比如，“项目进展如何”，“如果发生了与项目计划偏离的情况，是如何造成的”等。通过对项目实施相关衡量指标的综合分析，为客观评价项目质量状况提供依据，帮助项目决策人员迅速、有效地对项目的实际进展情况进行监控与管理，从而可以根据需要采取有效措施来保证项目实施按着既定的轨道运行。IT项目质量控制最后，根据具体情况采取合理的纠正措施。经过比较与分析，如果发现偏差，就要采取适当的措施进行纠正，让项目实施回到正轨。可供选用的纠正措施包括重新制定项目计划、重新安排项目步骤、重新分配项目资源、调整项目组织形式、调整项目管理方式等。一般而言，为了保证IT项目不偏离正常轨道，按着既定计划走向成功，保证纠正措施的合理性与有效性，需要IT项目的实施主体事先了解一些IT项目质量管理基础知识与相关案例，确保纠偏措施的有效性。IT项目风险控制可以根据风险控制与项目事件发生的时间将风险管理划分为三个部分：1、事前控制——风险管理规划，风险形势评估、风险识别、风险分析与评价2、事中控制——风险管理方法，风险监视、风险规避3、事后控制——风险管理报告。IT项目成本控制管理案例分析姓名：老张单位：北京中核技术有限责任公司案例正文：某公司签订了某省档案局一个项目，主要是为该用户开发一套档案管理系统和门户网站，该公司为了拿到该项目，在价格上作了大量的让步，而公司没有对项目的范围进行确定，也没有对项目的成本进行估算，就与用户签订了合同。在项目启动后，由于对项目的范围没有确定，导致项目的需求总是在变化，项目周期一再延期，用户也不满意，公司项目小组也很累，成本也很难控制！这样的项目如何进行项目管理呢？是不是所有的项目都可以管理好呢？IT项目成本控制管理案例分析案例点评：1．如何避免再次出现此类项目2．已经签订此类合同后如何应对项目风险3．当前如何进行补救如何避免再次出现此类项目•销售人员在提出投标或立项意向的时候，应认真分析招标说明书中有关技术需求的描述或对用户需求进行必要的调研，评估项目的范围，必要时可申请售前工程师或其他技术人员给予配合。•建立健全合同评审流程，要求有经验的技术人员参与合同评审，以保证从技术和实施成本方面进行严格评估。•在对部门及员工进行业绩考核时不要仅考虑营业额，要综合考虑相关项目实施成本的因素，以强化大家的成本意识。已经签订