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第4章沟通信息组织策略组员：陈楷、刘北辰、郑海珂、罗梓瑶、杨宇2019/9/92信息组织策略如何组织好各种信息是沟通者制定沟通策略的关键。只有当沟通者组织好清晰的概念传达给受众时，才能实现有效的沟通。因此，优秀的沟通者在管理沟通实施之前，要思考如何合理组织沟通信息，以达到沟通的预期效果。信息组织关键：沟通目标、论据观点、内容组织、逻辑组织2019/9/93沟通目标对于指导性策略，沟通者的目标是要求受众接受沟通者的观点，或产生所期望的行为或结果。对于咨询性策略，沟通者的目标则可能是为了获取某种信息、得到某个结论、或者是得到对方的支持。2019/9/94咨询性沟通目标确定需要考虑的问题：首先，要注意灵活原则；其次，要明确主导目标；其三，要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系。2019/9/95目标：提高产品的销售量。这是你真正的现实沟通目标。战略：要下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的持续性发展前景。策略：获取部门发展的新出路。大家可以讨论如何提高广告预算、如何获得更大的公司支持等问题。任务：向高层领导提出预算建议。通过沟通，让下属考虑雇佣更多的销售代表去开发有潜力的出路；在公司计划会议上提交建议；开发广告和公关计划。任务是总体沟通目标规范下的一系列辅助目标和具体沟通目标。沟通目标、战略与策略、任务之间的关系：2019/9/96论据观点沟通者在观点的明确上，要注意以下几个提出观点的基本要求：明确自己的立场，并分析反对方的立场；就评价一种状态提出发现和建议所蕴涵的愿景；提供可靠的信息；提供不同的（常常是冲突的）价值观和利益；其他观察者和参与者的意见；要着眼于事实、价值、意见，不能采取中性的态度。落脚点——把你的观点融入到行动中去2019/9/97讨论机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下，还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。问题：双方能否在目标上得到统一？怎样统一？2019/9/98讨论分析：针对两人观点，双方要达成共同的认识，必须从公司高度来寻找共同的目标，再从共同目标出发去寻求说服对方的理由。因此，双方在沟通中，就可能先在行动目标上先得到统一，最终在总体目标上达到一致。2019/9/99内容组织沟通内容确定的两个基本原则：根据受众需求来组织内容；根据自身希望强调的信息来组织内容。2019/9/910讨论不同对象的信息内容安排假设您将在一个较忙的时候去休假，在休假前，您要向领导请示，并要向同事和下属交代一些事情。问：您在领导、同事、下属面前，怎样沟通（表述）？2019/9/911信息的有效强调原则千万不要将沟通的重要内容“埋葬”在中央；开场白和介绍部分至关重要，要特别精心设计；应将重点信息放在显著位置上，或开头，或结尾，或两者兼有。2019/9/9124.1.4逻辑结构在信息结构的安排上，要分析内容、论证和结构的组合和统一。首先，从信息的论证分析；其次，要提出具有说服力的论据；其三，信息结构的合理安排。2019/9/9134.2信息表达策略全面对称简明清晰注重礼节具体生动2019/9/9144.2.1全面对称讨论为什么在沟通中会出现不完全信息?----背景、观点、态度、地位、经历等方面的差距2019/9/915全面对称原则：所传递的信息是完全的所传递的信息是精确对称的2019/9/916完全性识别标准沟通者传递信息和受众接受信息相等；双方理解的信息是精确对称的。建议----提供所有的必要信息----回答所有问的问题----必要时补充额外信息2019/9/917必要信息的含义就是要向沟通对象提供5W1H，即谁(Who)、什么时候(When)、什么(What)、为什么(Why)、哪里(Where)和如何做(How)等六个方面的信息。在提供全面信息的同时，沟通者还要分析所提供信息的精确性，如分析数据是否足够、信息解释是否正确、关键因素是什么等问题。2019/9/918信息的完全性，就是要求沟通者回答全部问题：以诚实、真诚取信于人。2019/9/919沟通信息的精确性，就是要求沟通者根据沟通环境和对象的不同，采用相应的语言表达方式，并采用正确的数据资料，让沟通对方精确领会全部信息。一是采用正确的语言层次；二是在信息内容上要注意其正确性；三是采用能为信息接受者所接受的写作模式。2019/9/920【小事深思】秀才买柴话说大唐末年，正值兵荒马乱之时，物资奇缺。隆冬时节，有一秀才去买柴。他对卖柴的人说：“荷薪者过来！”卖柴的人虽然听不懂“荷薪者”（担柴的人）三个字，但是听得懂“过来”两个字，于是把柴担到秀才前面。秀才开口便问：“其价如何？”卖柴的人听不太懂这句话，但是听得懂“价”这个字，于是就告诉秀才价钱。秀才接着说：“外实而内虚，烟多而焰少，请损之。（你的木材外表是干的，里头却是湿的，燃烧起来，会浓烟多而火焰小，请减些价钱吧。）”卖柴的人愣了半天，还是听不懂秀才的话，于是担着柴就走了。寒风中等柴烧的秀才也是好不郁闷啊。问题：1.为什么卖柴人听不懂秀才的话？2.听不懂秀才的话是卖柴人一人的问题么？2019/9/921【深思】是不是一个高水平的沟通者，并不是看用的词有多华丽，说的话有多文雅，而是看其能否准确快速地传达信息。管理者平时最好用简单易懂的语言。而且对于说话的对象、时机要有所掌握，有时过分的修饰反而达不到预期的目的。2019/9/9224.2.2简明清晰作用——节约双方时间——对对方的尊重建议——消除冗长的表达——避免不必要重复——只包括相关材料2019/9/9234.2.3具体生动含义：运用具体、明确、活泼、生动的沟通语言，而不是含糊乏味的语言。建议(1)用具体的事实和图表(2)强调语句中的动词或关键词(3)选择活泼、有想象空间的语句(4)运用类比等方式，突出希望强调的主题事实2019/9/924“1兆”概念假如我们把这1个兆的日元同时间联系起来，比如说1个兆的秒等于多少年，那么你大概就会被这个数字吓一跳。1年有365天，每天有24小时，每小时有60分钟，每分钟有60秒。最后，你可以计算出，1个兆的秒等于31710年!如果再假定，一个人1秒钟可以赚1元钱，那么等他日夜不停地赚到了1个兆的日元时，时间已经过去了300多个世纪，比整个人类迄今为止的文明史还要长出5～6倍来。如果我们再设想把一个日元的硬币一块块地叠起来，那么1兆日元的硬币足足可以叠成100万公里的长度，这个长度等于地球赤道的25倍，足足可以从地球到月亮打个来回。2019/9/9254.2.4谈话连贯含义：前后话题在形式、内容上的连续性。建议要点：轮流讲话、时间控制、主题控制具体建议：(1)学会提问，不急于下结论，相互给别人适当的插话机会(2)避免长时间停顿(3)内容应与先前讲过的相关(4)轮流讲话，肯定对方2019/9/9264.3导向定位策略2019/9/9274.3.1问题定位：对事不对人讨论：比较以下三种说法A.我不喜欢你这身打扮；B.你的这身打扮与公司的衣着规定不符；C.大家希望你能打领带上班。建议A.不搞人身攻击，不轻易给人下结论；B.关注事实与问题发生、发展与解决；C.要学会克制自己情绪。2019/9/9284.3.2责任导向定位：自我显性自我显性型沟通：承认思想源泉属于自己而非他人或集体。承担个人评论的责任。2019/9/929例子下属：其他人都说我的工作是很棒的。管理者：那么除了我之外，就没有人对你的工作不满或建议改善一下吗?下属：……，×××报怨我有时因为取巧想走捷径，结果要他帮我收拾残局。管理者：他这种抱怨对不对?下属：也许是吧。管理者：那你为什么取巧?下属：我的工作堆积如山，我怕完成不了。管理者：工作积起来了，就去取巧。这种情况经常发生吗?下属：不时有。2019/9/9304.3.3事实导向定位：客观描述【例子】假设你想告诉你的下属，他们接电话时唐突的方式和说话的语速可能会给顾客留下不好的印象。你就此事与下属沟通，可能出现下面两种方式。方式一：“小刘，你接电话的方式真是太唐突了，你需要从现在开始接受职业化的训练。”方式二：“小刘，我正在关注你在电话中与顾客的交谈方式，我想和你讨论一下。我注意到你讲话的速度相当快，因而，我担心对一些顾客来说，可能很难理解你所表达的，毕竟你比顾客更了解、更熟悉情况。”2019/9/931描述性沟通步骤STEP1：描述客观事情、行为和环境；STEP2：关注自己的行为和反应，而非他人的态度；STEP3：关注解决问题的方案。2019/9/932需要评价时注意的原则——应以已建立的规则为基础；——以可能的结果为基础；——与同一人先前的行为作比较；——要避免引起对方的不信任和激起防卫心理2019/9/933例子试分析下述三组沟通的效果：第一组A：“你从不征求我的意见。”B：“不，我征求了。在我做决定之前总是向你请教。第二组A：“你从不考虑其他人的感情。B：“不，我是考虑的，我是非常为别人着想的。”第三组A：“这工作糟透了。”B：“不，这是项非常不错的工作。”2019/9/934第一组A：“你昨天作的决定没有征求我的意见。”B：“是的。尽管我通常征求您们的意见，但我原以为这件事不重要。”第二组A：“你给我们的答复带着讽刺意味。让我觉得你不太考虑我们的感受。”B：“真对不起!我也知道自己常常说话不注意方式，没有顾及他人的感受。”第三组A：“按时完工的压力影响了我工作的质量。”B：“按时完工是我们工作的一部分，让我们想想办法来减轻压力。”2019/9/9354.4情感尊重策略注重礼节表里一致价值认同2019/9/9364.4.1注重礼节含义——关注对方情感，真诚、有礼貌。——关注信息内容，周到、有素养。建议一：沟通者不仅要意识听众的观点和期望，还应考虑听众的感情。建议二：从受众能接受的角度准备每一个信息，把自己放在对方的立场。2019/9/937沟通中礼节性的建议一般性的做法：(1)强调真诚、机智、周到;(2)以尊重人的语气表达；(3)选择非歧视性表达;(4)强调积极的、另人愉悦的事实;(5)平等相待;(6)相信下属;(7)以平常心看待自己。2019/9/938专题：令客户觉得重要的礼节聆听他们赞许和恭维他们尽可能经常使用他们的姓名和照片使用这些词——“您”和“您的”关注沟通对方的每一个人也要关注对方的下属关注他/她的生活与爱好叫出客户的姓名：人们对自己的姓名都看得很重要，记住人家的名字，亲切地叫出来，等于给别人一个巧妙而有效的赞美。2019/9/9394.4.2表里一致含义：语言和非语言的交流应与个人的所思所感一致。不一致的三种情形A.处事态度与意识到态度之间不一致；B.个人感觉与表达意见之间的不一致；C.表达内容与举止口气之间的不一致。2019/9/9404.4.3价值认同含义使对方感到自己被认可、被承认、被接受和有价值；而不是否认他人存在、他人的重要性和独特性。排斥性的表现形态优越感导向（奚落、自夸、事后诸葛亮等）过于严厉（绝对肯定）；冷漠。认同性的表现形态尊重对方；灵活开放；双向沟通2019/9/941价值认同策略思路—先提炼对方主要观点，后零碎看法；—先指出双方一致之处，再相异之点；—先肯定对方行为观点，再批评缺点；—先解决问题正确做法，后以前错误；—先实现对方自我激励，后具体方法。2019/9/942