浅谈高校物业管理招投标现状及对策分析

1浅谈高校物业托管招投标现状及对策分析方有欣现代经济学提倡，将单位的非核心业务部分，采用托管外包的形式交给那些有丰富经验和一定经济实力的专业公司管理，从而达到降低管理成本，提高管理水平，规避用人风险的目的。托管外包一词是商贸用语，主要与财务、维修、保安、清洁等服务项目有关。其含义是自己不动手去做，而是向单位外的独立方购买服务。中国经济持续稳定的发展，城市发展速度的加快和人民物质生活水平的提高，造就了一大批新兴的服务行业。伴随第三产业的扩展以及城市环境制度改革步伐的加快，为了提高单位形象，物业托管这一服务方式，越来越受到许多企业事业单位、机关院校、及各类公司的青睐。一、高校招物业的一般做法随着高校后勤改革的深入，高校物业管理逐步走向社会化，越来越多的物业公司开始积极介入高校的物业管理。如何在众多的物业公司进行取舍成为高校后勤工作的一个重要问题。目前大多数的高校采取招投标办法来选择物业公司。高校物业管理招投标的一般程序为：发布招标公告，审核与考察，开标与评标，中标公布，签定合同，项目验收结算。实践证明，招投标是节约资金，提高投资效益的一种科学有效的工作方式。但是实际工作中如何规范操作，仍需我们不断探索与思考。二、高校物业管理招投标的现状2招投标作为一种新的模式在高校物业管理中推行的时间不长，因而缺乏现成的经验。虽然很多高校依据《中华人民共和国招投标法》成立了招标领导小组，同时也制定了相应的一些制度但在实际操作中还是存在一些问题。1、陪标、串标及不正当邀标现象的出现使招投标无法做到公开、公平、公正。一方面，在一些高校的物业管理招标中，由于缺乏实践经验和理论研究，制定的规章制度与实际需要不配套。这些问题导至一些部门滥用权利，将物业管理内定给某个公司，而其他物业公司只是陪衬；同时还可能出现投标人之间串标，相互约定提高投标报价；还有一些公司分别以多个公司名义参与投标，提高中标率。另一方面由于受经费、时间以及观念的限制，没有采取公开招标，而是选择邀请招标。邀请招标是指“招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标”。而在邀标过程中，由于其特定性，招标方往往只能邀请几家物业公司进行投标，其中多少夹杂着人际关系的存在。招投标成为徒具形式的空壳,无法做到公开、公平、公正。2、参与投标的物业公司对高校物业服务特点不了解，导致成本核算不合理，报价差别大，最终影响评标结果。在高校中，水、电、暖等能源费用一般不计入物业费中，而是由业主自行支付，所以物业管理成本主要是保洁用品、日常维护及人工成本。物业管理属于劳动密集型工作，其中人工成本在总成本中占大量比例，也是各物业公司在报价中差别较大的主要原因。对于同一项目的招标，有些物业公司的人员数是另一些公司的3二倍或三倍，这看似不可思议的事，却常有发生，主要原因是投标物业公司对服务标准的把握不准，以及员工素质不同造成的。3、对投标物业公司资格审查及实地考察不到位。在招标公告发布后，对所有来投标的物业公司进行资格审查是一项烦琐的工作，要对投标所需的各种证件证明进行逐一的核实。这看似简单的工作，却常因为工作人员有意或无意的疏忽而流于形式。实地考察是物业招投标与其他招投标差别较大的地方，也是物业招投标中很重要的一环。学校可以通过实地考察掌握各投标公司的实际工作状况。但在实际考察中由于时间及人力的关系，不可能对每个物业公司在标书出现的所有被服务单位进行实地考察。所以对于实地考察的地点及时间的选择可能会导致考察结果与实际的不一致，而考察结果对最终的中标有很相当大的影响。4、评标定标方式的不科学。目前我国的物业管理没有统一的劳动定额和费标准，所以一般采用“无标底招标”。所谓的无标底招标，通常的说法是指招标人不编制标底，只需提出一个评标的标准和方法即可。无标底招标的评标定标通常分为最低评标价法和综合评估法。物业管理评标由于其本身的特殊性通常采用综合评估法。综合评定法对于评标委员的专业要求相对较高，而受校内人才数量及结构的限制，评标委员的专业知识的比较缺乏，使评标工作的实际操作有一定难度。例如：评标委员专家要确定某投标人报价是否低于成本价，要对实地考4察进行给分。这些环节都可能由于评标委员的专业水平而出现误差。三、高校物业招投标管理的对策与建议物业管理招投标是学校后勤管理工作中的一项重要内容，需要不断完善和加强，针对以上所分析当前高校物业管理招投标工作中存在的问题并结合福建教育学院近年来的校区物业对外招投标托管的一些经验，提出以下几点建议：1、完善招投标管理制度，明确职责，加强监督。体制是基础，制度是保障。再好的体制，若无相应制度给予规范，体制的效应也难以发挥作用。为此许多高校制定招投标工作规定，规定学校招投标管理的组织机构，明确学校各部门的分工和各自的职责。教育学院在准备物业托管前设立由纪委、财务处、人事处、后勤处等部门组成的招投标小组，小组多次开会确定招标各环节的操作要求为招投标工作的顺利进行打下基础。建立完善制度之后，严格制度的落实就成为最为重要的事。严格按法规、制度办事，不搞任何形式的变通。同时加强招标各过程的监督，从招标开始都应有纪检监察、审计部门进行监督检查。切实将招标工作的过程置于学校各监督部门和师生员工的监督员之中，让制度保证招投标工作置于阳光下。从根本上避免陪标、不当邀标等腐败现象的发生，保证招标程序规范、公正透明。2、编制明确严谨的招标文件，根治投标方的违规行为。托管工作招投标小组主要任务是制定卫生托管的招标公告、托管5招标书、委托管理合同等。为了杜绝招投标中的违规行为，教育学院的招投标小组在制定物业管理招标文件时，尽可能细致。（1）需充分考虑投标企业的资质、专业化程度；(2)对投标企业使用保洁设备的品种、数量以及在保洁中的操作规范要有相应要求；（3）对物业公司入驻的服务人员的数量、素质以及仪表着装等要有相应要求（4）要制定一个标底，保证招投标的价格在业主方可接受的范围内。3、积极沟通物业服务标准，让投标方准确计算物业服务成本，合理定价。从高校物业的使用性质上看，高校的物业可以分为：教学科研物业、学生公寓物业、教职工住宅小区物业、文化体育类物业、服务接待类物业、相关设施设备等物业。高校不是经营性单位，因此应积极与物业公司沟通，利用高校经费稳定的优势，打消物业公司赚大钱的念头。同时加强学校的各职能部门与物业公司的沟通，对房产及设施的基建、维修、保卫、绿化等有关规定进行明确，使物业公司在投标前了解各部门的运行模式，有利于物业公司对人员及财物的合理分配。明确物业服务职责与学校后勤部门的职责划分，同时将服务标准尽量具体化，这样可以减少由于职责不清产生的不必要矛盾也使物业公司的成本核算更加合理。4、资格审查。对参加投标公司所应具备的资质，对投标公司的资质等级、经营状况、服务单位、项目经理、财务状况诚信情况等所有资料进行认真的资格审查。更为关键的是对来参加的物业公司进行实地考察，如果来参加投标的物业公司比较6多可以根据各物业公司的投标报价、资质情况和经营业绩进行比较选择3到5家的物业公司作为初评入围单位。评标小组成员应该详细的对入围物业公司进行实地考察并和他们服务的业主进行沟通了解该物业公司的服务情况以及和业主单位的配合情况。要优先考虑已承担和高校相似情况的物业公司。实地考察情况将作为确定中标物业公司的一项重要依据。5、建立科学合理的评标、定标措施体系。评定标是物业管理招标工作的核心，也是存在问题较多的一个环节。中标单位一旦确定，其能力和水平将决定其今后管理服务水平。因此学校在评标、定标中，应当建立科学合理的评定标措施体系。尽量将评标内容进行量化，以定量比较取代定性比较，在制定评标分值时以投标金额为主（占总分的60％），企业资质为辅（占总分的100％）业绩、充分考虑现场考察分数（占总分的30％）。在评标中要减少人为主观性。用各项指标排名先后的固定得分，代替评委的无限制自由给分。在评标过程中应做到独立评标，避免因人为主观因素造成评价尺度偏差。建立评标成员库，在评标时进行随机抽取确定评标组成员。制定评标人员的准入清出制度，提高评标人员的素质和水平。总之，高校物业招投标工作是一项复杂的系统工程。他涉及面广、项目多、事情细而杂。在招标工作中经常会遇到新问题、新情况，这就要我们在实践中努力探索，建立健全的统一领导、管招分离、统一操作，便于监督的招标工作机制，以规范的招标活动为出发点，加强高校廉政建设，保证学校的利益，7进而节约开支、提高效益、保证招到适合各院校特点的物业公司来参与学校物业管理。