项目管理系列讲座-项目控制

项目控制陈庆新广东工业大学机电学院工业工程所《项目管理系列讲座》之五2.项目的进度控制项目计划的执行需要做如下两个方面的工作：•需要多次反复协调•消除与计划不符的偏差项目计划的控制就是要时刻对每项工作进度进行监督，然后，对那些出现“偏差”的工作采取必要措施，以保证项目按照原定进度执行，使预定目标按时和在预算范围内实现．如何做好项目的进度控制•明确项目控制的目的•加强来自各方面的综合、协调和督促．•要建立项目管理信息制度•项目主管应及时向领导汇报工作执行情况，也应定期向客户报告，并随时向各职能部门介绍整个项目的进程．•项目控制包括对未来情况的预测、对当时情况的衡量、预测情况和当时情况的比较以及及时制定实现目标、进度或预算的修正方案．每个报告期内分析当前状况并与计划比较（进度、预算）制定基准计划（进度、预算）开始项目等待，进入下一个报告期收集实际进程数据（进度、成本）将变化列入项目计划（范围、进度、预算）计算出变更后的项目进度、预算和预测识别纠正措施和协调相关变化需采取纠正措施吗？②项目控制的流程③项目控制手段和工具控制手段：制定并遵守计划不断监督必要时进行调整沟通团队工作可视化图表工具：重要的关系里程碑图甘特图费用成本曲线资源负荷图项目成本记录工作绩效图项目报告表项目进度动态曲线图——时间坐标网络图项目进度动态曲线图——甘特图④项目进度控制的类型(1)——作业控制作业控制的内容就是采取一定措施，保证每一项作业本身按计划完成。作业控制是以工作分解结构WBS的具体目标为基础的，也是针对具体的工作环节的。通过对每项作业的质量检查以及对其进展情况进行监控，以期发现作业正在按计划进行还是存在缺陷，然后由项目管理部门下达指令，调整或重新安排存在缺陷的作业，以保证其不致影响整个项目工作的进行。⑤项目进度控制的类型(2)——进度控制项目进度控制是一种循环的例行性活动。其活动分为四个阶段：编制计划、实施计划、检查与调整计划、分析与总结。⑤项目进度控制的类型(2)——进度控制进度控制就是采取措施来保证项目按计划的时间表来完成工作，经常出现的实际进度与计划不符的情况是托期责任心不强、信息失实或遗漏、协作部门的失误等都会影响到工期。不过有许多工期的拖延都是可以避免的，比如增强员工信心、完善信息制度等。不同层次的项目管理部门对项目进度控制的内容是不同的。⑤项目进度控制的类型(2)——进度控制按照不同管理层次对进度控制的要求分为三类：·项目总进度控制：项目经理等高层次管理部门对项目中各里程碑事件的进度控制·项目主进度控制：主要是项目部门对项目中每一主要事件的进度控制。在多级项目中，这些事件可能就是各个分项目。·项目详细进度控制：主要是各作业部门对各具体作业进度计划的控制，这是进度控制的基础。项目控制主要解决的问题是克服托期，但实际进度与计划不符的情况还有另外一种，即工作的过早完成。一般来说，这是有益无害的，但在有些特定情况下，某项工作的过早完成会造成资金、资源流向问题，或支付过多的利息。⑥项目执行信息的收集在整个报告期内，需要收集两种数据或信息：i.实际执行的数据，包括活动开始或结束的实际时间；使用或投入的实际资源和成本等；ii.有关项目范围、进度计划和预算变更的信息。信息数据收集的五种方法i.发生概率统计法：即对某一事件发生的次数进行记录的信息收集方法，主要用于：延误报告次数、无事故天数、运行故障次数等。ii.原始数据记录法：这是对项目中实际资源投入量和项目产出技术指标进行统计。iii.经验法：这类指标的定量或定级来源于人的主观意志。iv.指标法：对一些较难或者甚至无法直接获得的对象的有关信息，寻找一种间接的度量或指标。v.口头测定方式：这种方式常用于测定队员的合作质量、队员士气高低、项目主和业主间合作程度等。⑦项目进展报告的内容i.项目进展简介：列出有关重要事项。对每一个事项，叙述近期的成绩、完成的里程碑以及其它一些对项目有重大影响的事件（如采购、人事、业主等）。ii.项目近期趋势：叙述从现在到下次报告期间将要发生的事件。对每个将要发生的事件进行简单说明。并提供一份下一期的里程碑图表。iii.预算情况：一般以清晰、直观的图表反映项目近期的预算情况，并对重大的偏差做出解释。iv.困难与危机:困难是指你力所不能及的事情，危机是指对项目造成重大险情的事,同时可提出高层管理人员支持的要求。v.人、事表扬⑧项目进展报告的形式i.日常报告：日常报告是为报告有规律的信息，按里程碑时间安排报告时间，有时根据资源利用期限发出日常报告，也有时每周甚至每日提供报告；ii.例外报告：此种报告的方式用在为项目管理决策提供信息报告；iii.特别分析报告：常用于宣传项目特别研究成果或是对项目实施中发生一些问题进行特别评述。⑨各种项目进度控制报表项目——关键点检查报告关键点名称：检查组名称：检查组负责人：报告人：报告日期：报告份数：对关键点的目标描述关键点结束时间与计划时间相比提交物是否能满足性能要求估计项目以后发展态势检查组负责人的审核意见：签名：日期项目执行状态报告任务名称任务编码报告日期状态报告份数实际进度与计划进度相比投入工作时间加未完成工作的计划时间和计划总时间相比提交物是否能满足性能要求任务能否按时完成现在人员配备状况现在技术状况任务完成估测潜在的风险分析及建议任务负责人审核意见：签名：日期任务完成报告任务名称及编码：结束日期：交付物的性能特点：实际工作时间和计划时间相比：实际成本和估计费用相比：实施过程中遇到的重大技术问题及解决办法：评审意见：评审人：日期：紧后工作名称及编码：紧后工作计划及措施：项目负责人审核意见：签名：日期：重大突发性事件的报告事件发生的时间：事件发生的部位：突发性事件的描述：对项目正常实施影响的程度：事件发生的初步原因分析：建议采取的补救措施：项目负责人审核意见：签名：日期：项目变更申请报告项目名称：项目负责人：项目变更的原因：项目变更替代方案描述：估计项目变更后对总项目进度的影响：变更时所涉及到的相关单位：项目负责人的审查意见：签名：日期：上级项目主管部门的审查意见：签名：日期：项目进度报告(IBM)项目进度报告姓名：项目名称：本周结束日期：关键问题任务范围有变化吗？超过目标日期了吗？估算有问题吗？有技术问题吗？有评审问题吗？是否对跟踪项目的解释：下一周任务计划：问题和办法：完成人：日期：评审人/日期：项目管理报告(IBM)项目管理报告:项目号:项目名称:报告日期:项目经理:项目报告数:是否状态总结1．实际进度超过10%吗？2．以投入工作时间加未完成工作的计划时间超计划时间的10%吗？3．完成任务的数量超计划的10%吗？4．提交物能满足性能要求吗？5．项目能按时交货吗？6．满足用户的要求吗？7．与用户的关系被接受了吗？8．附上职员工作总结、资源计划总结、累积完成任务总结报告吗？人员配备状况:技术状况:任务完成估测:附上的用户进度报告:编号:审批项目经理:日期:管理人:日期:项目进度控制总结工具与技术进度变更控制系统进展度量补充计划项目进展报告项目管理软件依据项目时间表进展报告变更请求进度管理计划结果项目时间表更新补救的行动经验教训四、项目的费用管理项目的费用管理主要是在批准的预算条件下确保项目的保质按期完成，其主要包括：资源计划费用估计费用安排费用控制1.资源计划资源计划涉及到决定什么样的资源（人、设备、材料）以及多少资源将用于项目的每一工作的执行过程之中，因此它必然是与费用估计相对应起来的。①资源计划所依赖的数据工作分解结构WBS项目工作进度计划历史信息：历史信息纪录了先前类似工作使用资源的需求情况，这些资料一般是可以获得的。范围陈述：范围陈述包括了项目工作的说明和项目目标，这些应该在项目资源计划的编制过程中应特别考虑。资源安排描述：什么资源是可能获得的是项目资源计划所必须掌握的，特别的数量描述和资源水平对于资源安排描述是特别重要的。组织策略：在资源计划的过程中还必须考虑人事组织、所提供设备的租赁和购买策略。②资源计划的方法•专家判断：专家判断对于资源计划的制定是最为常用的，专家可以是任何具有特殊知识或经过特别培训的组织和个人，主要包括：——在履行组织的其他单元；——顾问；——职业或技术协会；——工业组织。•选择确认：通过制定多种资源安排计划由专家选择，最常用的是头脑风暴法。•数学模型：像网络计划中的资源分配模型和资源均衡模型等。③资源计划的工具——资源矩阵任务方法学家课程专家评估员科学专家数学专家印刷设备计算机主机识别需求SP建立需求P设计预备课程SPSS评价设计SSP开发科学课程SP开发数学课程SP测试综合课程SSPS印刷与分销SP资源数据表资源1234567891011121314151617181920212223242526方法学家1.51.51.511111122课程专家11111111111111111111111111评估员22222科学家0.70.70.70.70.70.72222222数学家0.70.70.70.70.70.72222222印刷设备0.30.30.3大型计算机主机0.10.10.1合计2.52.52.5113.43.43.43.43.455555555553.13.13.11.31.31.3时间(周)注:资源数据表中的数值是指工作的人周.资源甘特图方法学家明确需要设计课程评价设计测试课程课程专家明确需要定义要求设计课程评价设计开发科学课程开发数学课程测试课程印刷／分销评估员评价设计测试课程科学专家设计课程开发科学课程数学专家设计课程开发数学课程印刷设备印刷／分销计算机主机测试课程12345678910111213141516171819202122232425时间(周)人力资源负荷图(计划)人员分配计划0123456789135791113151719212325周需要的人数人力资源负荷图(实际分配)实际分配的人员01234567891234567891011121314151617181920212223242526周所需的人员数资源负荷图(实际与计划)05101520253035404551015202530计划的当天实际的人员负荷人力资源负荷图(偏差变化)-3-2-1012与计划的差距135791113151719212325星期变化：计划与实际④资源计划的结果资源的需求计划各种资源需求及需求计划的描述具体工作的资源的需求安排以上结果主要用各种形式的表格予以反映资源计划总结工具与技术专家判断选择确认数学模型依据工作分解结构历史资料范围说明书备用资源说明组织方针结果资源需求各种图表工作01020304050607080910A10B20C20D15E25F20案例讨论人数/周2.费用估计费用估计指的是预估完成项目各工作所需资源（人、材料、设备等）的费用的近似值当项目在一定的约束条件下实施时价格的估计是一项重要的因素费用估计应该与工作质量的结果相联系。费用估计过程中，亦应该考虑各种形式的费用交换，比如：在多数情况下，延长工作的延续时间通常是与减少工作的直接费用相联系在一起的，相反，追加费用将缩短项目工作的延续时间。因此，在费用估计的过程之中必须考虑附加的工作对工程期望工期缩短的影响。费用估计的主要依赖的资料工作分解结构WBS资源需求计划：即资源计划安排结果资源价格：为了计算项目各工作费用必须知道各种资源的单位价格，包括工时费、单位体积材料的费用等。如果某种资源的实际价格不知道，就应该给它的价格作出估计。工作的延续时间：工作的延续时间将直接影响到项目工作经费的估算，因为它将直接影响分配给它的资源数量。历史信息：同类项目的历史资料始终是项目执行过程中可以参考的最有价值的资料，包括项目文件、共用的项目费用估计数据库及项目工作组的知识等。会计表格：会计表格说明了各种费用信息项的代码结构，这对项目费用的估计应与正确的会计目录相对应很有帮助。费用估计的工具和方