公司员工个人档案管理制度5篇

公司员工个人档案管理制度5篇一、目的更的的员工人事档案妥善管理的保守机密；人事档案的完整防止材料损坏便于高效、有序的档案资料特制定本档案管理办法二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系死亡等情形三、档案规定1、基础管理1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范1．2员工入职前人力资源部对人事档案的性、性核查如有虚假可不予录用和解聘1．3对人事档案按入职分类归档按在职人员、离职人员整理并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二）并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号人事档案原则上是永久保存1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等）应将资料复印件交人力资源部归档原件当场查验1．5调动和录用入公司的员工应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前对调入或新的档案都应登记1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性归档的材料鉴别材料的、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的应在盖章、签字后归档1．7员工离职档案每月清查存档档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁1．9档案应分类编号存放员工编号防止重名重姓员工档案交叉制电子目录以便查阅2、档案的查、借阅2．1档案分为保密与非保密保密档案禁止查阅只能在档案室阅览外借；非保密级档案因工作需要查、借阅须填写《查、借阅人事档案单》（附件三）行政人力资源部经理批准后方可查、借阅2．2任何垮查、借阅人事档案下级员工查、借阅员工的人事档案2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长）对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定2．5人力资源部查、借阅登记并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）3、查、借阅档案注意3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料3．2擅自复印、拍摄档案内容如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意3．3查、借阅者擅自泄露档案内容违反者视情节严重予以惩处4、档案的销毁4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料4．2某些档案到了销毁期时由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五）经行政人力资源部经理批准后销毁4．3经批准销毁的人事档案人力资源部须核对将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档登记表永久保存四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后由人力资源部实施修订和废止亦同为加强档案管理工作提高档案工作质量更好地为单位工作服务根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定结合本局档案工作的实际制定本制度一、档案立卷归档制度为了使本局的立卷归档工作顺利进行完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料供领导工作决策和各项工作服务特制订本制度1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料及时主动地交档案管理员立卷归档集中管理任何科室和个人不得据为已有3、文件归档范围按余姚市档案局的有关规定收集4、局各科室按指定的兼职档案人员负责本科室在工作中形成的档案做好收集、整理工作并按规定时间造好移交清册签字验收移交局办公室5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料6、局办公室财务人员应在次年的六月底前按规定立卷归档暂由财务人员保存一年后移交档案管理人员7、电子文件实行集中统一管理归档方式主要包括逻辑归档和物理归档逻辑归档可实时进行物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成8、各科室根据归档要求在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝编制机读目录和《归档电子文件登记表》9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求入库的电子档案每两年要机读抽查一次发现问题及时补救10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚移交清单一式二份交接双方签字后各执一份11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致确保上机测试无病毒和百分之百的准确率12、随着计算机技术和设备的更新、发展对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本归版或有问题的载体仍需保存三年二、档案库房管理制度1、档案库房是存入各类档案的重地库房钥匙由专人保管非档案室人员不得入内2、库房要坚固有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施并采取必要的预防措施和设置必要设备确保档案的安全3、库房内要保持适应的温度和湿度根据季节不同气候变化加强管理做好每日的温、湿度记录4、库房内经常保持整齐、整洁每天下班前要认真检查库房关好门窗注意电源清理废纸等易燃物品在库房内严禁吸烟确保库房安全5、库房内档案分类存放排列要整齐有序编制橱箱号码和存放案卷示意图便于查找不得在库房内存放个人物品或堆放杂物6、要定期进行库藏档案的清理校对工作做到帐、物相符对破损、变质的档案要及时进行修补复制库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时要查明原因保存依据7、电子档案应配备专用的电子文件柜每年定期备份规范存放归档电子文件和数字档案保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃20℃相对湿度选定在35%45%8、档案管理员调动工作时应在离职前办好档案库房的交接手续三、档案查阅利用制度1、本单位档案供本单位各科室查阅利用查阅档案资料时需办理查阅登记手续填写借阅登记表查阅党组会议记录须注明借阅用途并经党组主要负责人批准2、外单位查阅档案资料须持所在单位介绍信经分管领导审批后予以查阅3、查阅档案只限于在指定场所进行未经批准不得将案卷带出综合档案室4、严守机密不得翻阅和摘抄利用以外的档案5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的应在利用效果登记表上注明并经登记6、数字档案查询一般通过网上进行查阅者通过网上档案查询系统查询档案档案管理员接到查询申请后按档案查借阅权限从网上发往借阅者借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案7、要爱护档案不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等如发现有上述情况者按《档案法》规定进行必要处理8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿查阅档案资料者要及时将利用效果反馈给综合档案室数字档案的查阅查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》对借阅和利用进行登记以更好地为社会主义现代化建设服务四、档案保密制度1、档案管理员要增强保密观念严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律不得泄露所藏档案的内容不准出卖、盗窃档案机密违者按情节依法惩处2、定有密级文件、资料统一由专人收拆登记发送时不得以普通邮件寄发3、已归档的机密、秘密文件、资料只限于直接需要的部门和人员使用查阅时须经分管领导批准4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料应妥善保管不要让外来人员随便翻阅用后立即归档5、对定有密级的文件、资料未经密级审批单位批准一般不准翻印和摘抄摘抄保密文件、资料的工作笔记本调离工作时收回注销6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出须经领导批准7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料均应登记造册经主管领导批准按规定统一销毁不准擅自处理和当废纸出售8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作设置计算机操作系统用户口令安装杀毒软件并及时更新严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接必须实行物理隔离10、对已存储的电子档案数据进行修改时要建立修改台帐有保存电子数据档案的计算机送维修时应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除并做计算机修理登记11、严格注意口头保密做到守口如瓶执行保密纪律在公共场所、投稿、通讯、通电中不得泄漏及涉及机密事项电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度不得泄露所接触档案内容12、定期组织或结合安全保卫工作进行保密教育和保密检查五、档案鉴定和销毁为了全面地考察室藏档案的价值确保室藏档案的质量定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定方便档案的管理和利用特制定本制度：1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值不得带有随意性2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行邀请被鉴定的单位有关人员参加根据档案的保管价值对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作3、经鉴定尚需留存的零散档案材料按立卷原则在室内继续做好组卷归档工作对已失去利用价值和保存价值的档案材料需销毁的由鉴定小组提出鉴定意见编造销毁清册未经登记造册不得擅自销毁档案4、属于保密范围的归档电子文件如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除5、销毁档案时要有两人以上监销监销人员在销毁前应认真清点核对在销毁清册上签章并将销毁情况报告鉴定小组销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案六、档案管理员工作职责1、热爱本职工作刻苦钻研业务努力提高工作效率为本单位的两个文明建设服务2、加强与各级、各部门的联系做好本单位需归档文件材料的收集整理工作保证其完整、及时归档3、坚持原则保守机密严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度提高警惕防止失密泄密等事故发生4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码不得泄露他人密码应该定期更改自觉做好档案数据的维护与管理定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性保证数字档案的安全保密5、积极开展档案利用及时、准确、迅速地提供各种档案为本单位各项工作和领导决策服务6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的八防工作达到档案无丢失、无霉变、无差错第一条为了规范公司档案管理工作保证档案的完整性及保密性理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料的作用4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动具有查考利用价值的文件资料均属归档范围2、凡属归档范围的文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存3、归档的文件资料原则上必须是原件原件用于报批不能归档或相关部门保留的综合部保存复印件4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查5、业务活动中涉及金融财税方面的资料由财务部保存原件；属于人事方