其他管理沟通基本策略

一、信息策略MessageStrategyHowcanIemphasizeamessage?HowcanIorganizeamessage?---tobestservethepurposeofmycommunicationHowcanIemphasizeamessage?AUDIENCEMEMORYCURVEMostLeastBeginningEndAlsoInterestCurve,AttentionCurve……WhatcanIlearnfromthisMemoryCurveasacommunicator?Putthemostimportantthings……Arouseormaintainaudienceinterest/attentioninthemiddle……AllowmorebreakstohavemorebeginningsandendingsLetaudienceknowwhenitfinishes(简单讲两句，进度条原理）KeepitasbriefaspossibleNeverburyimportantissuesinthemiddleHowcanIemphasizeamessage?Usingthedirectapproach“Thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem:1)…;2)…;3)….because:1)…;2)…;3….”Advantages:improvescomprehension;audience-centered;savestime,Disadvantages:likelytoberejectedby……Whentousethedirectapproach?InductionvsDeductionUsingtheindirectapproach“Becauseofthefollowingreasons:1)…;2)…;3)…,thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem.”advantages:easiertobeaccepted,morepersuasive;lesslikelytocauserejection;disadvantages:feelfooledandmanipulatedWhentousetheindirectapproach?Howcanyouorganizeamessage?1.明确目标definingyourobjectiveA,B,Cleveltasks–firstpriorityBeclearaboutyourprimarygoalDefiningyourgeneralgoal,actiongoalandcommunicationgoal总体目标、行动目标、沟通目标之间的关系如果你是市场营销部门经理，你与市场部门的下属员工进行沟通，你可以这样来厘清总体目标、行动目标和沟通目标之间的关系：Generalobjective：获取部门发展的新出路Actionobjective:提高产品的销售量；Communicationobjective:让下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的持续性发展前景；向高层领导提出预算建议；2.Clearideas明确观点明确自己的立场提出发现和建议所蕴涵的愿景提供可靠的信息提供不同的价值观和利益其他观察者和参与者的意见着眼于事实、价值、意见例：机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。两人就观点问题如何进行沟通？3.Content&Structure(内容和结构的组织)确定沟通内容的两个基本原则：以最简单的语言告知你的目标“沟通是你被理解了什么而不是说了什么”〔例〕假设我将在一个较忙的时候去休假，在休假前，我要向领导请示，并要向同事和下属交代一些事情。那么，在不同对象面前，你可能会以以下不同的方式沟通：对领导：我已经向同事们安排好了工作，而且在休假后我可以投入更多的时间和精力以保持工作的最好状态。对同事：为了这个假期，工作计划和日程我已经重新安排好了；我会感谢你们的关照的。对下属：我个人经过反复考虑后，认为在这个时候休假是一个较合适的时间段，而且其他人也给予了相似的看法。希望你们按计划组织开展好工作。3.Content&StructureCombiningcontent,argument,andstructure(内容、论证和结构的整合)从信息的论证分析Twotypesoflogicalargument:Deductive:movesfromthegeneraltothespecificInductive:movesfromthespecifictothegenerale.g.Deductivelogicmajorpremise“Weneedasaferworkplace”minorpremise“Myproposalwillmakeourworkplacesafer”conclusion:“Therefore,weshouldadoptmyproposal.”提出具有说服力的论据合理安排信息结构沟通信息策略的结构安排现总经理要你对总经理办公室管理人员的作用进行评价。于是你访问了总经理本人、公司职能部门及办公室人员。在起草你的报告时，你列出这样一个大纲：第一部分：提出你这份报告的总体目的第二部分：总经理对办公室管理人员作用的评述第三部分：各职能部门负责人对办公室人员作用的评价第四部分：办公室人员自己对作用的评述第五部分：结论和建议你写这份报告的目的是什么？假设你是总经理，看了这份报告后作何评价?如不满意，又如何从结构上作出修改?该结构存在的问题问题1：对某一问题的重复性讨论，不能强调你的观点；思路不清楚，表述混乱；读者不能把握报告的核心观点。问题2：没有结合总经理的实际情况来安排结构。修改后的大纲大纲(一)(1)前言：报告的目的；(2)作用一：总经理的参谋功能；(3)作用二：不同职能部门之间的协调功能；(4)作用三：公司内有关活动的组织者；(5)作用四：职能部门和总经理之间沟通的桥梁；(6)结论和建议。大纲(二)(1)结论和建议；(2)报告的目的；(3)本报告的调查分析和发现；(4)原因分析；(5)详细对策和建议。二、渠道策略ChannelStrategyCase1:校园枪击案与电子邮件Case2:Motorola的有效沟通途径Motorola公司于1992年在天津经济开发区破土兴建它的第一家寻呼机、电池、基站等5个生产厂，成为Motorola在其本土之外最大的生产基地，投资额比原来最初的投资增加了9倍，工人数从不到100人增加到了8000多人。年产值达28亿美元，这是一个在华投资成功的企业。在Motorola公司，每一个Motorola的高级管理层都被要求与普通操作工形成介乎于同志和兄妹之间的关系——在人格上千方百计地保持平等。“对人保持不变的尊重”是公司的个性。最能表现Motorola“对人保持不变尊重”的个性是它的“OpenDoor”。所有管理者办公室的门都是绝对敞开的，任何职工在任何时候都可以直接推门进来“与任何级别的上司平等交流。”每个季度第一个月的1日到21日，中层干部都要同自己的手下和自己的主管进行一次关于职业发展的对话，回答“你在过去三个月里受到尊重了吗”之类的6个问题，这种对话是一对一和随时随地的。Motorola的管理者们为每一个下层的被管理者们还预备出了11条这种“OpenDoor”式表达意见和发泄抱怨的途径：Case3董事长的沟通渠道偏好某公司董事长有一个习惯，就是轻易不接受下属的直接口头汇报工作，而要求用书面的方式提交报告。董事长审阅递交的报告后，认为有必要找报告人面谈再约一个固定的时间；不需要面谈的，就转交相关部门处理。Typesofchannels1.Writingorspeaking?---Writing:keepsapermanentrecord,usespreciseandstudiedwordinginadvance,getsacrosslargeamountofinformationmorequickly,moreformal;---Speaking:needa“richer”communication—communicationmeansmuchmorethanwords,speed,morecommandoverreceiver’sattention,instantaneousfeedback,personalquality---lessrigidity;butdifficulttoarrangethem,andunproductiveifthecontactantagonizesoneormoreoftheparticipants,easiertobeforgotten,thefartherthemessagetravelsinspaceandtimefromitsoriginalsender,thegreaterthechanceofdistortion.2.Formalorinformal?---Formalchannel:written,format---Informalchannel:whenyouneedtogainnewideasfromothers.Typesofchannels3.Individualorgroup?---Individualchannel:tobuildanindividualrelationship,gainanindividualresponse,andsecurehighlyprivateandconfidentialmatters,butnowitnesstobearyouout.individualtalkbeforeameeting/meeting—ceremonial---Groupchannel:tobuildgrouprelationshipsoridentity,togaingroupresponse,toavoidexcludingpeople,ortomakesurealltheaudiencehearsyourmessageatthesametime.Typesofchannels4.Immediateresponse/Controlovermessage---Needimmediateresponse:considerindividualchannelsorgroupchannels.---Donotneedimmediateresponse:considerwritingchannelsorvoicemail.Typesofchannels5.Privacyornot?---Privacyimportant:Choosewriting,voicemail,orsomeformsofelectronicmeetings.---Privacynotimportant:Anygroupchannelexceptelectronicmeetingisappropriate.6.Highaudienceparticipationornot?---Highaudienceparticipation:Choosefromamongone-to-onechannelsormeetingchannels.---Lowaudienceparticipation:Choosefromamongwriting,voicemail,orpresentations