物业管理招投标工作指南

物业管理招投标工作指南第一章物业管理招标投标概述所谓物业管理，是指物业管理经营人受物业所有人的委托，依照国家有关法律和规范，按照合同或契约行使管理权，运用现代管理科学和先进维修养护技术，以经济手段对物业实施多功能全方位的统一管理，并对物业所有人和使用人提供高效、周到的服务，使物业发挥最大的使用价值和经济价值。随着我国物业管理行业的发展，一方面，大量物业管理企业相继涌现，物业管理市场已逐步建立、发展，并将日益完善起来，这在实践上为物业管理的市场化竞争提供了可能。另一方面，为了使物业管理企业真正走上企业化经营的道路，物业管理行业又必须开展市场竞争，只有这样，才能使业主和物业管理企业之间进行双向选择，实行优胜劣汰，才能为我国物业管理行业的发展创造出良好环境。由此看来，物业管理领域开展招标投标势在必行。1．1物业管理招标投标的概念在阐述物业管理招标投标的概念之前，先让我们了解一下招标投标的概念。所谓招标和投标，是一个过程的两个方面，是指由招标人发出招标公告或通知，由若干个投标人同时投标，最后由招标人通过对各投标人所提交的价格、质量、交割期限以及投标人的技术水平、信誉程度和财务状况等因素进行综合比较，确定其中条件最佳的投标人为中标人，并与之最终订立合同的过程。其中，招标是指招标人根据自己的需要，提出一定的标准或条件，向社会或几个特定的供应商或承包商发出投标邀请的行为；而投标则是指投标人在接到招标通知后，根据招标通知的要求编制投标文件，并将其递交给招标人的行为。招标投标作为一种特殊的交易方式和订立合同的一种特殊程序，与其他交易方式和订立合同程序相比，具有其自身的特点：(1)标价保密性。根据招标规定，投标者对自己的报价都高度保密，每个投标者在投标时都不可能知道其他投标者的报价。因此，投标者只能在不知竞争对手底细的情况下，按照招标文件的要求，根据自己所掌握的资料及以往的经验进行分析判断，确定自己的报价。(2)报价一次性。招标投标不存在也不允许讨价还价，每个投标者都只有一次投标机会。由于投标者报价都是在高度保密的情况下进行的，一次报价后，任何投标者都没有再次出价的机会，这就要求每个投标者都要一次性报出自己最优惠的价格。(3)法律约束性。投标报价是一种具有法律约束性的行为，投标者一旦向招标人递交标书和报价，该标书和报价即被视为在法律上有效。在国际惯例中，为保证投标报价的法律效力，投标者须在递交标书的同时递交一份投标保证书，并向招标者交纳一定的投标保证金。如果在投标有效期内投标者撤销其标书或报价，招标者则可按照惯例没收投标者交纳的投标保证金，以保证招标者的利益。招标与投标是市场经济和竞争机制发展到一定程度的必然产物，而物业管理招标投标作为招标投标方式在物业管理方面的应用，则是招标投标制度日趋成熟，并在各个领域得到广泛应用的产物。招标投标活动大约开始于18世纪末和19世纪的西方。早期的招标投标仅限于建筑工程和大型货物采购方面，近20年来，随着以服务业为主的第三产业的发展日益受到国际关注，招标投标活动在众多领域也得到了广泛应用并日臻完善，服务性项目招标投标现已成为招标投标交易方式发展的新趋势。所谓服务性项目招标投标，是指招标投标的客体并非有形的物体(如一座建筑物、一台设备)，而是一项服务，是无形的。物业管理招标投标便属于服务性项目招标投标。物业管理招标投标是指开发商或业主委员会为即将竣工使用或正在使用中的物业寻找物业管理企业而制订出符合其管理服务要求和标准的招标文件，向社会公开招聘，并采取科学方法进行分析和判断，最终确定物业管理企业的全过程。物业管理招标投标的产生和发展，是以物业管理的商品化和市场化程度高低为基础的。目前，在市场经济发达的国家和地区基本上都建立了物业管理招标投标制度。我国物业管理的市场化起步较晚，然而自20世纪90年代以来，在我国一些大城市中便有个别外商投资的物业率先实行了物业管理招标投标。近几年来随着我国房地产业的蓬勃发展，一些国内投资的大型建筑项目也开始采用招标投标方式进行物业管理。物业管理招标投标尽管在我国刚刚起步，不免出现无章可循、鱼龙混杂的局面，但是必须看到它所代表的方向却是喜人的。随着我国房地产改革的深化，大力推广和完善物业管理招标投标制度，现已成为培育和发展我国物业管理市场的迫切需要，主要体现在：(1)物业管理招标投标是发展社会主义市场经济的需要。随着社会主义市场经济的发展，物业管理作为一种服务性商品，也应当进入市场进行等价交换。而通过物业管理招标投标，评定其价值和价格在现行物业管理的市场价格水平下能否被接受，则是保证等价交换顺利进行的前提，从而也体现了价值规律的客观要求。(2)物业管理招标是房地产管理体制改革的需要。随着我国经济体制改革的不断深化，必须要对旧的管理体制进行根本性的改革，变原来的行政性管理终身制为企业经营型的聘用制。在这种新的体制下，开发商或业主委员会都应有权选择物业管理企业，此时，通过物业管理招标投标，可以解决开发商或业主与物业管理企业之间信息不相通的问题，使得开发商或业主可以自主选择符合自己管理服务要求和标准的物业管理企业。(3)物业管理招标是提高物业管理水平，促进物业管理行业发展的需要。要提高物业管理水平，促进物业管理行业的发展，就必须要有充满活力的市场竞争。由于物业管理招标投标导致物业管理企业与开发商或业主之间的双向选择，从而形成的竞争局面必将使物业管理企业为了在激烈的市场竞争中求得生存发展，努力提高自身的管理水平和服务质量，从而推动整个物业管理行业的健康发展。1．2物业管理招标的特点由于物业管理服务的特殊性，物业管理招标与其他类型的招标相比，有着自身的特点，概括起来就是其超前性、长期性和阶段性。1)物业管理招标的超前性物业管理招标的超前性是指由于物业管理超前介人的特点，决定了物业管理招标必须超前，即在物业动工兴建之前开发商就应进行物业管理招标。由于物业的质量、价格是由物业的工程质量和区域位置等决定的，而物业价值巨大和不可移动性的特点又决定了物业一经建造完成便很难改变，否则将会造成很大的浪费和损失，因此，物业的开发、设计和施工至关重要。开发、设计单位可能没有详细了解当地的地质、气候、风向、水质等各种自然环境条件，没有注意开发地区的综合配套，也不如物业管理企业更了解日后管理和住户的需要。如某些物业没有安排必要的管理用房、园林绿地、交通空间等，某些高档次的商业办公楼或公寓楼在建造时没有考虑足够的车位；又如有些开发商片面追求短期经济效益，或者在考虑设计规划时缺乏长期眼光；有些施工单位粗制滥造，不保证材料质量和技术质量等，这一切都会给日后的物业管理带来很大的问题和烦恼。因此，为了确保物业质量，遵循统一规划、合理布局、综合开发、配套建设和因地制宜的方针，也为了业主和住户的利益，物业管理必须超前介入，在物业管理规划设计时就应介入。在设计过程中，物业管理企业应从专业管理角度、从业主利益出发，运用以往的管理经验，监督设计方案是否合理。如果是住宅小区，就应注意生活网点要合理布局，生活服务车位尽可能预留，对生活设施的现代化进程都要统一考虑进去。在施工过程中，物业管理企业也应监督施工质量，对不完善的项目及时提出意见，督促整改或采取补救措施。这是便于日后物业管理企业完成招标中确定的目标所不可缺少的。既然物业管理的超前介入是必须的，这就决定了物业管理招标也具有超前性的特点。2)物业管理招标的长期性和阶段性物业管理招标的长期性和阶段性是指由于物业管理工作的长期性和多阶段性，针对不同的阶段和不同的服务内容，物业管理招标的内容要求和方式选择也有所不同。与一般的建筑工程和货物采购招标不同，物业管理招标并非是“一劳永逸”的，而是一项具有长期性和阶段性的工作。首先，由于开发商或业主在不同时期对物业管理有不同的要求，招标文件中的各种管理要求、管理价格的制定都具有阶段性，过了一段时间，为了适应各种变化有可能需要调整。其次，物业管理企业即使中标，并不意味着可以高枕无忧，长期占据这一市场份额，因为一方面，随着时间的推移，可能会有更好、更先进的物业管理企业参与竞争；另一方面，也可能由于自身的管理服务技术水平低下，企业内部建设和管理松懈而遭淘汰。所以，物业管理招标具有长期性和阶段性的特点。过了委托管理期限，可由业主委员会根据其管理服务业绩，通过决议决定是否续聘原物业管理企业。若续聘则要重新签订合同；若不续聘，则由业主委员会重新向社会公开招标。当然也可能未到委托管理期限，但由于原中标的物业管理企业未能很好地履行合同中的责任和义务而遭解聘，由业主委员会重新招聘物业管理企业。1．3物业管理招标投标的原则1．3．1物业管理招标的原则物业管理招标作为推动物业管理企业朝竞争性方向发展的重要手段，只有在一定的原则下进行才能真正体现其优胜劣汰的功能。物业管理招标的目的是要通过竞争性招标，从中找到自己最理想的物业管理企业。由于招标投标领域一般都是买方市场，在买方市场中，市场竞争是一种对买方(招标人)有利的竞争，在合理的范围内竞争程度越高，对买方越有利，因此扩大竞争范围可以使买方(招标人)获得更充分的市场利益。所以，开发商或业主要想在竞争性招标中获取充分利益，就应吸引尽可能多的物业管理企业参与投标。而要做到这一点，除了一方面应增加标的项目自身的吸引力外，另一方面是对所有参加投标者要尽可能做到公开、公平、公正和诚实信用。也就是说，物业管理招标应当遵循公平、公正、合理的原则。1)公平原则所谓公平原则，是指在招标文件中向所有物业管理企业提出的投标条件都是一致的，即所有参加投标者都必须在相同的基础上进行投标。由此可以看出，公平原则的关键是要体现出投标的起点公平。而要做到起点公平，在招标过程中应当注意以下几点：(1)应采用统一的招标方式招标。目前物业管理招标的方式主要有公开招标、邀请招标和议标(详细介绍参见第2章)。由于后两种方式是由招标者凭主观判断而预先选定一定数量的合格投标者进行投标，其招标过程带有很大的主观性，从而自然降低对这些投标者审查的要求。如果与此同时实行公开招标，对其他投标者进行严格的资格审查，显然，这种混合的招标方式在一开始就违背了起点公平原则。另外需特别指出另一种情况，当招标者采用公开招标的同时，又邀请几家其主观上看好的物业管理企业进行议标，这必然使得那些参加议标的物业管理企业能够先于其他通过公开招标取得招标文件的投标者了解招标项目的具体情况，甚至抢先一步摸清招标者的“底牌”，这就使得整个招标程序在时间上违背了起点公平原则。综上所述，招标者应采取统一标准的招标方式，即采取单一的公开招标，或邀请招标，或议标。(2)招标文件对所有的投标者要求都应一致，即要做到“一视同仁”。首先，实行公开招标的招标文件应在同一时间、同一地点公开发售，并且在这之前的招标通告中予以标明。其次，全部招标文件的条件、要求均应一致。例如，若需要进行资格审查，那么所有的物业管理企业都应按要求进行审查；若需要提交投标保证书，那么对所有的物业管理企业都应有这一要求。(3)招标者对招标文件的解释说明应在同一时间，针对所有参加投标的物业管理企业公开进行。例如，应在统一时间组织所有投标人对招标物业实地考察。另外，招标机构通常在投标者购买招标文件后安排一次投标者会议，即标前会议，目的是公开澄清投标者提出的各类问题。再如，《招标投标法》第二章第二十三条规定：“招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日之前，以书面形式通知所有招标文件收受人”。2)公正原则所谓公正原则，是指投标评定的准则是衡量所有投标书的尺度，即在所有投标者起点公平的基础上，在整个投标评定中所使用的准则应具有一贯性和普遍性。一贯性是指招标者在实施投标评定过程中所采用的评标准则应与招标者预先在招标文件中所注明的评判准则相一致，也就是投标前后，其评判准则必须一致、公开。任何招标者私自修改已经在招标文件中公布的评判准则都属违背招标惯例的行为。例如，某物业管理招标文件中已注明对投标者资格审查的准则行为，根据已知的得分标准取最低得分以上的投标者进行正式投标。根据该准则进行评审后在