物业管理招标准备阶段

一、招标准备阶段招标准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理招标到正式对外招标即发布招标公告之前的这一阶段所做的一系列准备工作。根据国际惯例，这一阶段的主要工作有：成立招标机构；编制招标文件；确定标底。(一)成立招标机构任何一项物业管理招标，无论是开发商还是业主委员会，都需要成立一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。招标机构的主要职责是：拟定招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织签订合同。可见招标机构一旦成立，其职责将贯穿整个招标投标过程。成立招标机构主要有两种途径。一种是开发商或业主自行成立招标机构，自行组织招标投标工作；另一种是开发商或业主委员会委托专门的物业管理招标代理机构招标。两种途径都符合我国《招标投标法》的规定，并各有特点。对于开发商或业主委员会自行成立招标机构，我国《招标投标法》规定：“招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。考虑到招标是一项较为复杂和繁琐的工作，其中在编制招标文件和组织评标方面有较强的专业性，对招标人能力的要求也较高，因此，招标人应根据自己的实际情况，量力而行。如招标人为实力雄厚的大型开发商或联合开发机构，有能力从物业的设计、施工监理到验收，整个开发的过程都统一自行成立招标机构，包揽其“一条龙”的招标工作，这时该物业管理招标也理应由开发商自行成立的招标机构来完成。再如，对于采用小范围邀请招标或议标方式的小规模物业管理项目，由于招标工作量不大，专业性不强，开发商一般都能够自行编制招标文件和组织评标，这时，招标人自行成立招标机构招标也较为适宜。自行招标的开发商或业主应按照惯例在开发商所在单位或业主委员会下设“招标工作委员会”或“招标工作组”等非常设的招标机构。其具体的组织机构设置本书第1章已作详细介绍，在此不再赘述。对于招标人委托招标代理机构招标，我国《招标投标法》规定：“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构”。采用委托招标代理机构招标的最大优点在于招标机构与投标人之间做到信息充分对称，使得在招标项目专业性较强或开发商和业主信息不充分的情况下，招标得以顺利完成。要做到这一点，开发商或业主在选择招标代理机构时应注意以下问题：首先，招标人应根据自己的意愿和自身情况选择招标代理机构，任何个人和单位都无权强行指定招标代理机构给招标人。而且，招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系，招标代理机构无权将招标结果强加于招标人，招标人应是是否中标的最终决定者。特别是国有房地产开发商在委托招标代理机构招标时，应避免选择与自己有上级关系的招标代理机构。其次，招标人应根据自己标的的规模大小，选择不同等级的招标代理机构进行招标。我国《招标投标法》对招标代理机构的资格和等级划分，主要依据招标代理机构所具备的两个条件：一是代理招标经历达到一定的年限，且连续几年招标金额达到一定等级；二是编制招标文件和组织评标的专业能力和技术力量，也就是配备的专家人才库的规模大小和专家素质的高低。招标人应根据自身对物业管理的要求及标的的规模大小选择相称的招标代理机构，在委托价格合理的情况下，应选取具有较高等级的代理机构进行招标。招标人委托招标代理机构进行招标的方式常用于公开招标和一部分大范围邀请招标。事实上，对于一些大型的项目，开发商往往委托一家招标代理机构包揽该项目所有的招标工作；另外，业主委员会进行物业管理招标时，通常也采用委托招标代理机构招标的方式。(二)编制招标文件编制招标文件是招标准备阶段招标人最重要的工作内容。招标文件是招标机构向投标者提供的为进行招标工作所必需的文件。招标文件的作用在于：告知投标人递交投标书的程序；阐明所需招标的标的情况；告知投标评定准则以及订立合同的条件等。招标文件既是投标人编制投标文件的依据，又是招标人与中标人商定合同的基础，因此它是对招标机构与投标人双方，以及招标人(开发商或业主)与中标人双方都具有约束力的重要文件。招标人应十分重视编制招标文件的工作，并务必做到条款严密、周到，内容明确，合理合法。物业管理招标文件的内容格式根据招标项目的特点和需要而有所不同，但任何招标文件都应当依据法规和惯例编写其基本的内容。我国《招标投标法》规定：“招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。根据这一规定和国际惯例，物业管理招标文件的基本内容可概括为三大部分：1.投标人须知投标人须知是招标文件的重要组成部分，它是业主或招标机构对投标人如何投标的指导性文件，其内容包括投标的条件、有关要求及手续。(1)投标的条件招标文件所以要对投标的条件进行说明和规定，其目的是为了保证投标人的合格性和投标的真实性。为了保证投标人的合格性，招标机构有必要对潜在的投标人进行投标资格预审，招标文件在这一部分规定参加资格预审的投标人须递交的证明资料及其格式，以便统一进行审查。为了保证投标的真实性，招标人往往还要求投标人必须交纳投标保证金，招标文件中规定了投标保证金的比例、交纳方式以及保证书的格式等。(2)对投标文件的要求如果说投标的条件侧重于对投标人的要求，则该部分侧重于对投标文件的要求。由于招标机构在接受投标书时，通常会检查投标书的制作和封送是否合乎程序，招标文件必须在这一部分中写明对投标文件编写的统一要求(通常提供统一的投标文件格式)以及对投标文件封存和递交的规定，以便于开标和评标工作。(3)对招标程序的说明由于整个招标过程应体现出公平、公正、合理的原则，而要体现公平、公正原则，重要的一条便是招标程序的公开化，以增加招标活动的透明度。招标文件这一部分的内容便是通过将开标、评标和定标的规划等招标过程的关键内容予以公开，从而体现了整个招标工作的公正透明。2.合同条款合同条款的目的在于将中标后所要签订的合同的内容规范化和公开化，这也是招标公平、公正原则的具体表现。合同的条款分为一般性条款和特殊性条款。前者通常是物业管理招标的行业性的约定俗成，对于不同的物业管理项目均具有一般性，通常由技术条款、商务条款和法律条款组成；后者则是针对每个具体不同的物业管理项目自身的特点而度身定造的个性化条款。按照个性包括共性的道理，在合同条款中，特殊性条款也就优于一般性条款，在两者发生不一致时，合同应以特殊性条款为准。3.技术规范技术规范是详细说明招标项目的技术要求(如物业管理项目的服务标准、具体工作量等)的文件，当属招标文件的重点之一。技术规范通常是以技术规格一览表的形式进行说明，另外还需附上项目的工程图纸等作为投标人计算标价时的依据。考虑到招标文件的编制对整个招标活动的影响举足轻重，下一章将专门就招标文件的编制进行详细介绍，在此不再赘述。最后谈一谈制定招标文件的时间。何时制定招标文件是由物业开发建设程序决定的，我国目前大多数物业管理招标均是在物业开发建设的后期。然而，随着开发商对物业管理的要求不断提高，物业管理“超前招标”已屡见不鲜。“超前招标”在我国即为在项目立项阶段，用地申请得到批准后即可进行物业管理招标工作、制定招标文件。超前实行物业管理招标确实有其优点，然而过早地制定招标文件，加之此时存在大量的不确定因素会使得招标文件编制难度加大，可靠性降低。因此，应注意把握招标文件制定的时间，使编制出的招标文件内容既严密明确，又不失前瞻性。(三)制定标底制定标底是招标的一项重要的准备工作。按照国际惯例，在正式招标前，招标人应对招标项目制定出标底。标底是招标人为准备招标的内容计算出的一个合理的基本价格，即一种预算价格，它的主要作用是作为招标人审核报价、评标和确定中标人的重要依据。因此，标底是招标单位的“绝密”资料，不能向任何无关人员泄露。特别是我国国内大部分项目招标评标时，均以标底上下的一个区间作为判断投标是否合格的条件，标底保密的重要性就更加明显了。由于标底是衡量投标报价竞争力的一把尺子，标底制定的好坏，直接影响到招标工作的有效性。标底定的过高，进入合格范围内的投标人数量太多，就会使评价的工作量和难度大大增加；标底定得过低，又容易使所有的投标人都落空，从而导致招标失败。因此，标底制定得好，可以说是招标工作成功的一半，而编制一个先进、准确、合理、可行的标底需要认真细致，实事求是。首先，标底的制定与招标文件的编制有着密不可分的关系。标底制定得是否正确很大程度上取决于招标文件中对项目工作量的说明是否正确，因此招标文件对项目的工作量进行说明时应尽量减少漏项，同时将工作量尽可能算准确，力争将招标文件中计算出的工作量与实际量的误差控制在5％以内。其次，标底的制定应建立在一个比较先进的物业管理方案基础上，这样编制出的标底才切合实际。如果开发商或业主属自行招标，则可参照相关物业近年来国内外先进的物业管理方法，或者开发商或业主可以委托招标代理机构制定标底。二、招标实施阶段招标实施阶段是整个招标过程的实质性阶段。招标的实施主要包括以下几个具体步骤：发布招标公告或投标邀请书；组织资格预审；召开标前会议；开标、评标和定标。(一)发布招标公告或投标邀请书我国《招标投标法》和国际惯例都规定，招标人采用公开招标方式招标的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或其他组织发出投标邀请书。无论是招标公告还是投标邀请书，其目的是一致的，都是为了向尽可能多的潜在投标者提供均等机会，让其了解招标项目的情况，并对是否参加该项目投标进行考虑和有所准备。两者的区别在于对公开招标公告的要求更为严格。以下对发布招标公告的渠道和时间安排、招标公告的内容和格式等进行详细介绍。1.发布招标公告的渠道发布招标公告应根据项目的性质和自身特点选择适当的渠道。国际惯例中常见的招标公告发布渠道有：指定的招标公报、官方公报、本国报纸、技术性或专业性期刊以及信息网络等其他媒体。一般来说，一些必须招标的大型项目的招标公告都应在指定的刊物上刊登。如实行国际竞争招标的公告的指定发布刊物为联合国出版的《发展商务报》(ＤevelopmentＢusiness)；必须实行国内公开招标的项目的招标公告指定必须在我国出版的《中国招标》期刊上刊登。除了必须在指定的刊物上刊登以外，此类项目还可以在官方公报上刊登招标公告，使投标具有广泛性，如在我国还主要刊登在《人民日报》、《中国日报》上。对于大多数中小规模的物业管理招标项目，其招标公告一般选择在国内广泛发行的一种报纸上刊登。如果是实行地方性公开招标的项目，其招标公告应选择在本地的官方公报或本地区广泛发行的一种报纸上刊登。另外，还可以选择在一些专业类期刊上刊登，如房地产、物业管理专业期刊等。实际上，除了一些必须要在指定刊物刊登的招标项目外，国际惯例对招标公告的发布一般只要求符合信息广泛性原则。因此通常情况下，一项招标项目往往同时通过几种渠道发布其招标公告，而不拘泥于某一种渠道，比如在当今的信息网络刊登招标公告。2.发布招标公告的时间安排为使潜在的投标人对招标项目是否投标进行考虑和有所准备，招标人在刊登招标公告时，在时间安排上应考虑两个因素：(1)刊登招标公告所需时间。各类刊物从接受广告申请到刊出广告需要一定时间，如果没有充分地考虑，招标公告可能会在投标截止日期之后才能刊登出来。另外，如果要通过几个渠道发布招标公告，要考虑到各类渠道的出版周期(如报刊的出版周期显然要比网络媒体长)，以便能让招标公告基本在同一时间刊登出来。(2)投标人准备投标所需时间。这一时间应从招标公告预计发布日期开始计算。投标人申请投标→得到招标文件→准备投标→递交投标书需要有足够的时间。按照国际惯例，从招标公告发布之日算起，应让投标人至少有45天(通常有60～90天)来准备投标和递交标书。3.招标公告的内容和格式招标公告应以简短、明了和完整为宗旨。通常情况下应包括以下内容：①招标单位(业主或开发商)名称；②项目名称；③项目地点；④项目资金来源(物业管理资金来源，如业主分摊或开发商预付等)；⑤招标目的(邀请资格预