1.文件控制程序

受控状态：文件编号:SXZQEP-01持有者：版本:A上海思想者家具有限公司文件控制程序编制：审核：批准：10987654321NO页次/符号（封面除外）文件变更申请编号日期版本申请人批准人发布日期：2004/01/20实施日期：2004/01/20文件控制程序1主题内容与适用范围本标准规定了文件的编制、审核、批准、编号、发放、归档、评审修订、保管等控制内容。本标准适用于本公司质量、环境管理体系文件的控制。2相关文件2.1SXZQEP-02记录管理程序2.2技术文件和资料管理办法3术语文件：指质量、环境管理体系实施中所涉及和形成的文件。4职责4.1后勤部是文件、资料控制的主管部门。4.2后勤部负责质量体系文件、检验文件、资料的管理。4.3后勤部负责环境体系文件、设备控制文件、资料的管理。4.4技术开发部负责产品图样、工艺技术文件（包括外来或顾客提供的图样、技术文件）、试验技术文件、资料的管理。4.5各部门、车间负责本部门文件、资料的控制和管理，保证本部门、车间在工作、生产现场、环境控制和管理的岗位上使用有效版本的文件，防止失效文件的误用。5控制程序5.1文件的编制5.1.1质检部负责或组织编制质量体系及有关的文件。a）负责编制质量手册、质量管理计划；b）组织各职能部门编制质量管理体系程序文件；c）检验计划、检验指导书。5.1.2后勤部负责或组织编制环境体系及有关的文件。a）负责编制环境管理手册；b）组织各职能部门编制环境管理体系程序文件；c）组织编制设备（含环保设施）运行操作规程；d）组织编制环境作业指导书。5.1.3技术开发部负责编制设计、工艺、试验等技术文件。5.1.4体系文件的编制应符合各自相关的标准。5.2文件的审核5.2.1体系文件由各职能部门经理负责审核；质量保证部、规划发展部分别负责两大体系文件接口和完整性审核。5.2.2质量管理计划、检验文件由质量保证部经理、科经理或其指定人员审核。5.2.3设备运行操作规程由规划发展部经理、科经理或其指定人员审核。5.2.4技术、工艺文件由研究开发部经理、科经理或其指定人员审核，如有顾客特殊要求，审核应包括本公司标准和顾客标准之间的转换。5.2.5外购外协件检验指导书由供应部会签后，质量保证部经理或指定人员审核。5.3文件的批准5.3.1《质量手册》、《环境手册》、质量管理计划由总经理批准后实施。5.3.2质量、环境体系程序文件由公司主管总经理批准后实施。5.3.3技术文件的批准按《技术文件和资料管理办法》执行。5.4文件的编号5.4.1质量手册编号为SXZQM-2004，SXZ为本公司名称的缩写，QM是质量手册的英语首字母的缩写，2004，及为2004年编制；环境手册的编号为SXZEM-2004，EM是环境手册的缩写；程序文件编号为SXZQEP-XX，QEP是质量和环境程序的缩写，XX为序号,如SXZQEP-02《记录控制程序》。5.4.2相关三级文件编号为WI-XXX-XX，WI是作业指导书的英语缩写,XXX为其对应的标准的章节号,XX为序号,如WI-5.5.1-01《岗位职责及任职要求》。5.4.3质量和环境的运行记录编号为QER-XXX-XX，QER是质量和环境记录的英语缩写。XXX为其对应的标准的章节号，XX为序号。5.4.4文件的编号应确保唯一性，便于追溯，避免重复使用。5.5文件的发放5.5.1质量、环境管理体系文件由后勤部负责发放，在公司内部使用的受控文件应加盖“受控”章，按受控编号对号发至持有人，否则应加盖“非受控”章。5.5.2各部门、车间设兼职文件资料管理人员，负责收文的传递、处理，确保无效文件不被使用。5.5.3文件收发应有记录和签名。5.6文件的保管5.6.1受控的体系程序文件具有流水编号，对持有者应进行登记，主管部门应每年进行核查，持有者离职，应将持有文件上缴主管部门。5.6.2体系程序文件发放应注明日期（包括修订日期），标识明确，按《程序文件编制规定》4.1.1封面条款执行，并应妥善保管，保持文件的整洁，不得在文件上涂改，不得擅自复印、外借。5.6.3如有外来文件或顾客文件，应按本单位文件收发流程执行，主管职能部门应有接收登记，与本单位文件分开放置，并应明显标记。5.6.4受控文件如因遗失需补发，由使用部门（人）提出申请，经文件主管部门批准后予以补发，并记录备案。5.6.5文件（包括硬拷贝和电子媒体）应按公司相应的档案管理规定和要求建立和维护电子文件备份，按时归档。5.7文件的评审修订5.7.1质量、环境管理体系文件每年应由质量保证部、规划发展部分别组织评审，以确认其有效性及适宜性。5.7.2体系文件修订必须履行审核、批准程序。5.7.3技术文件的修订应符合《技术文件和资料管理办法》。5.7.4技术文件的修订，应充分考虑对顾客的影响。5.7.5如有顾客文件更改，应在10个工作日内完成审核转换，分发实施。5.7.6文件主管部门应每年编制文件修订一览表或有效版本一览表，供文件使用部门进行核对。5.8文件和资料的保存和处理5.8.1体系文件归档后存放公司档案室，由总经理办公室负责管理；技术文件和设计、工艺、试验用资料存放公司科技档案室，由研究开发部负责管理；设备、规划文件和资料，由规划部负责管理和存放。保存环境应符合档案管理的规定。5.8.2文件和资料的保存期限按法规、通用准则、顾客的要求、《记录管理程序》等执行。5.8.3作废文件由主管部门负责回收、处理，销毁时应有清单，并经主管部经理批准。5.8.4因法律、追溯或知识积累等原因，需保留作废文件时，应加盖“作废保留”章，注明作废日期，并不得将作废文件与现行文件混合放置。5.8.5需保留的环保体系失效文件,保留时还应包括环境影响的验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。6相关记录6.1受控文件发放记录(QER-4.2.3/4.4.5-01)6.2文件修改记录(QER-4.2.3/4.4.5-02)6.3有效文件清单(QER-4.2.3/4.4.5-03)6.4文件审批单(QER-4.2.3/4.4.5-04)6.5文件评审单(QER-4.2.3/4.4.5-05)受控文件发放记录QR-4.2.3/4.4.5-01序号文件编号文件标题版本页次受文签名受文日期文件修改记录QR-4.2.3/4.4.5-02文件编号：申请编号：文件标题：申请变更内容：申请原因：评定：原版本：新版本：申请人：批准人：受控文件清单QER-4.2.3/4.4.5-03序号编号名称版本备注1GKQM-2003质量手册A/02GKQP423-01文件控制程序A/03GKQP424-01质量记录控制程序A/04GKQP530-01质量方针、目标管理程序A/05GKQP560-01管理评审控制程序A/06GKQP620-01人力资源管理程序A/07GKQP710-01质量策划控制程序A/08GKQP720-01与顾客有关的过程控制程序A/09GKQP730-01设计开发控制程序A/010GKQP740-01采购控制程序A/011GKQP750-01生产提供控制程序A/012GKQP750-02服务提供控制程序A/013GKQP755-01产品防护控制程序A/014GKQP760-01监视和测量装置控制程序A/015GKQP821-01顾客满意程度评定程序A/016GKQP822-01内部审核控制程序A/017GKQP824-01过程和产品监视和测量控制程序A/018GKQP830-01不合格品控制程序A/019GKQP840-01数据分析管理程序A/020GKQP850-01纠正和预防措施控制程序A/021WI-551-01岗位职责及任职要求A/022WI-824-01进货检验规程A/023WI-824-02成品检验规程A/024A/025A/0记录/日期：受控文件清单QR-4.2.3/4.4.5-03序号编号名称版本备注26A/027A/028A/029A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0记录/日期：文件审批单QR-4.2.3/4.4.5-04文件名称文号来文部门来文日期拟办意见办公室/日期：审核意见部门/日期：领导批示总经理/日期：处理结果办公室/日期：文件评审单QR-4.2.3/4.4.5-05文件名称编号评审意见评审成员日期