材料采购管理制度

材料采购管理制度第一部分：物资采购管理系统材料采购管理制度为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、；入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成；工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清；证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定；本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部；本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用；生产经营所用的主材及辅为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、采购入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成本，提高工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清晰，并保证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定本制度。本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部。本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用单位）生产经营所用的主材及辅材。一、材料物资的计划管理1．项目部成立之日起15天内由项目经理、项目总工（或项目施工员）根据图纸会审结果，提出《项目材料总量计划》将本项目所需材料的名称、规格、型号、数量、预计进场时间等填到计划表中，要求对各种材料的计划用量严格按照施工图计算，误差率不得超过10%。计划表填制完成后，由项目经理、分管领导签字确认后，报工程部、计划部、物资部备案，并由上述部门监督材料计划的执行情况。如遇到图纸不全或设计变更等其他情况，应随图纸的逐步到位每月填报《项目材料总量计划变更单》，送报上述部门。2．一般材料由使用单位根据施工进度，在实际使用15天前，填报《材料采购计划表》，经使用单位负责人签字确认后报请分管领导、计划部、工程部、物资部及物资部分管领导审批，完成签批后交由物资部组织询价、调研确定供应商，并签订采购合同。3．大宗材料指除钢材、水泥、地材外单批采购额度超过30万元须提前25天填报《材料料采购计划表》，完成签批后由物资部向招标委员会提请招标，并根据中标通知书确定供应商，签订采购合同。4、需加工制作的材料物资要事前充分考虑加工周期，使用单位提前填报《材料采购计划表》，预留加工期限。通过招标或询价程序确定供应商后，由使用单位技术人员对供应商进行技术性交底，并留存书面材料。5．零星材料指单批采购金额在1万元以内的常规材料，该类材料由使用单位填写《零星材料采购计划表》，经使用单位负责人签字确认后由材料员请示物资部领导批准后实施采购。6．超出总量计划的材料物资，由使用单位填报《计划外材料采购申请表》并说明超计划原因，由使用单位负责人、及其分管领导签字确认报计划部、工程部、物资部及物资部分管领导批准并实施采购，计划外材料额度超过10万元需经总经理批准。7．抢修、抗灾物资等应急材料，由使用单位填报《应急材料采购计划》，并经使用单位负责人及物资部分管领导签字后，直接交物资供应部实施采购。8．材料物资采购计划的责任方为使用单位，因计划不准确导致出现材料物资供应不及时、加工类材料出现误差无法使用或供应不及时等影响整个工期的，由使用单位承担责任。9、使用单位负责对《材料采购计划》的签批进行跟进，并在3天内完成签批，否则采购时限顺延。二、材料物资询价、定价程序1．物资部负责在3日内完成询价工作或5日内完成调研工作；询价后需填写《询价单》(附三家报价,联系电话、厂家名称、地址)并由部门负责人签字确认，报分管领导批准后进行材料的合同签订及采购工作。对零星材料物资的询价由材料员根据询价单报使用单位负责人签字确认后进行采购。2．对超过30万元的大宗材料物资的采购，由物资采购部报招投标委员会组织采取公开招标（或邀请招标）的方式，确定供应商，经分管经理、总经理或董事局主席（或授权人）批准，方可签订合同，进行采购。招投标过程按照《招投标管理办法》的规定执行。三、签订合同的权限1．零星材料物资的采购原则上可以不签订合同，但须询价并备案登记，同时报物资部备案。2．1万元以上至30万元以下材料物资采购合同由物资部负责人签订后，报工程部、计划部及物资部分管领导的会签。此项工作要求在3日内完成，否则采购期限顺延。2．30万元以上的材料物资的采购，原则上必须通过招投标程序确定供应商，由物资采购部门负责人根据招投标结果，由物资部根据中标通知书签订采购合同，并报物资部分管领导、集团总经理会签。此项工作要求在3日内完成。否则采购期限顺延。3、对于30万元以上因流标等其他原因询价采购的物资合同，由物资部负责人签订后报计划、工程部负责人、物资部分管领导、集团总经理会签，并报董事局主席（或授权人）批准。此项工作要求在4日内完成。否则采购期限顺延。四、材料物资的付款程序1．零星材料物资由使用单位根据所拨付的计划资金办理付款手续。2．其他材料物资由物资部根据计划资金及合同约定的付款时限进行付款，付款时必须提供与合同签订单位、材料名称相符的合规发票。3．办理付款的签字手续按《财务收支审核审批规定》执行，使用单位私自采购物资，财务中心一律不予报销。五、材料物资的记账、对账管理（一）材料物资的记账及对账管理涉及的岗位及其主要职责1．物资部设材料会计岗位，主要职责为：（1）根据合同、询价单对所有采购材料登记明细帐；（2）办理与供应商对帐、付款等签字手续；（3）与财务中心的对账工作；（4）对使用单位出入库及调拔手续进行监督管理；（5）按月出具当月资金计划使用情况汇总表；（6）按月出具各类材料、各供应商付款情况汇总表；（7）按季度汇总上报各项目部材料使用情况汇总表（含付款额度及付款比例）并报工程、计划及部门负责人及分管领导。2.材料员主要职责：（1）负责材料的询价、采购工作；并对购进材料进行登记，按月汇总上报材料会计；（2）通知保管员对材料进行验收并共同在《材料验收入库单》上签字；（3）负责与物资部材料会计进行对账；3.财务中心会计主要职责：（1）负责按项目核算材料成本（；）（2）负责与物资材料会计按季度对账（；）（3）负责与物资材料会计核对供应商往来（。）（二）材料物资的记账、对账规定1.物资部材料会计每季对各使用单位材料物资使用情况进行汇总，并经部门领导审核签字后，报财务、计划、工程、审计等部门，必要时报相关领导。2.材料物资对账时间：材料会计与财务中心主管会计每季度核对一次，并于每季度终了15日内核对完毕。对账完毕后要求双方签字确认，如出现差异及时查明原因，发现重大差异要及时向各自的部门负责人报告。六、材料物资的出入、库、验收管理各使用单位应设专、兼职保管员，并对材料进场后的验收、篇二：材料采购管理制度西林县水厂材料采购管理制度为了加强材料的管理，更好地利用资源，节约开支，杜绝浪费，提高经济效益，保证工程质量，结合本厂实际情况，特制订材料管理办法。一、部门、人员职责材料采购由财务部门负责，企业仓库管理员归属财务部门直接管理。主要工作职责为：对企业各工程项目材料的采购、管理、协调；大宗材料、设备的询价、招标；采购档案建立、完善；供应商综合评价；处理合作纠纷等。仓库管理员负责材料的日常管理工作，参与材料的收料、检测、验收、存储、领发、回收；材料分类账的建立、分类、登记；计算材料的最低库存量，提请材料采购、补充库存各股室设立部门材料管理员（材料员）。主要工作职责为：管理本股室负责的各项目工程材料日常安全的保管，参与材料的收料、检测、验收、存储、领发、回收；材料分类账的建立、分类、登记。二、采购材料应遵循的原则1、多家比价的原则。采购过程中，做到同样产品比价格、同样价格比质量，同样质量比信誉，同样的信誉比运距，最大限度的降低成本，择优选择合格的合作单位。2、大宗材料采购共同评审的原则。单项金额超过1万元以上的材料采购，须由公司厂领导班子、财务室、办公室、材料采购部门联合组成材料采购评审小组进行评审，评审确定后，进入合同谈判直至签订合同。单项金额不超过1万元（1万元以下）由分管领导主导财务室、办公室、材料采购直接关系部门协商，按照采购程序采购。国家预算内资金建设的工程项目，必须按照国家法律规定采用公开招投标的方式采购材料。3、清廉自持原则。不得在采购过程中收受贿赂、回扣等，不得故意采购质次价高产品，否则将追究当事人的责任直至法律责任。三、计划与采购1、工程项目确定后，工程管理部门编制出工程预算，计算出工程用料数据，组织材料、技术（施工）人员制定材料采购计划，填写材料采购申购单，提交到财务室进行询价、比价。2、财务室经询价、比价后，根据材料采购额度提交厂主要领导，由厂主要领导召开厂领导班子会议决定是否组成材料采购评审小组进行评审、采购。一是组成材料采购评审小组进行评审：由办公室通知领导班子成员、财务室、办公室、材料采购部门召开采购评审会，确定材料供应商，签订合同，由仓库管理员汇同材料采购直接关系部门负责检测、验收、入库材料，财务室付款，完成材料采购；二是分管领导主导部门协商采购：分管领导根据财务室的询价、比价情况确定供应商，签订合同，由仓库管理员汇同材料采购直接关系部门负责检测、验收、入库材料，财务室付款，完成材料采购；3、各种材料的填报应注明材料名称、规格、数量、技术要求、使用部位及计划使用起止时间。4、所有材料的申购必须使用项目部统一的材料申购单。四、验收与保管1、仓库管理员负责材料的验收、保管、发放工作，主要责任为验收、记账、监管工作。2、材料到场后交给我方、供应方共同验收合格后，及时填写入库单（底单须备档）。经我方仓库管理员签字确认完后，以此成为材料管理责任的交接。如材料的御货地点不是企业仓库，而是工程施工场地，由工程施工场地材料员签字确认完成材料入库交接。3、验收标准以供应合同所规定或申购单为准，加强进场原材料的质量控制，不合格的材料不准进场。现场施工过程中如发现不符合要求的材料，严禁使用，并做好标识，在与材料部联系后，进行退场处理。4、我方仓管员在材料到场入库后及时登记材料账，每月须至少一次与财务对账。5、加强材料的保管，未发出的材料要专人看守防止丢失，所有材料要按规定堆码、做好“四防”（防火、盗、潮、晒）工作。五、出库与使用1、任何材料的使用都必须有领料单，领料单须有我方施工（技术）员的签字认可。材料管理员不得在无领料手续情况下发放材料。2、材料的出库管理，采用分段考核限额领料制度。实际使用数量超过预算量应及时向项目负责人汇报。3、材料管理员（材料员）、仓管员要深入现场及时掌握材料使用情况，了解用料动态，防止偷工减料、不法冒支冒领、倒卖变现情况发生。六、盘点与管控1、每季度末的当月25日前由财务、仓管员进行材料盘点工作。2、须严格遵守实物盘点，及时掌握各种材料的使用状况和盈亏情况，报厂领导班子。项目结束时应对施工现场的材料进行盘点，并督促施工队伍及时办理退库手续。3、对超预算的材料，需要项目负责人提出书面解释，纳入项目负责人的绩效考核范围。七、奖惩制度1、材料管理员（材料员）对各种材料的进场数量须认真点验，如果验收人员工作疏漏导致材料数量不足、不合格品流入现场使用而造成质量问题给工程项目造成损失时，由项目负责人决定按损失金额的20%给予处罚，严重者提交厂班子研究，轻则调离工作岗位，重则辞退。2、材料管理员（材料员）负责本责任区现场材料管理，清理现场剩余材料，并妥善堆放看管，严防丢失、被盗和私自将材料出卖，一经发现丢失、被盗将由看场人员（或相关责任人）赔偿。材料管理员（材料员）私自出卖材料按偷盗论处，赔偿损失并辞退。3、向关系单位索要回扣及礼品礼金或其他好处的，以及故意泄露企业机密，或蓄意损害企业形象利益的，扣除个人当月全部工资并辞退。4、对改善企业、部门管理，提高业务水平提出合理化建议的；工作中表现突出，创造优良成绩的；发现企业内或施工方人员的浪费现象及时有效进行制止的，由项目负责人视具体情况决定给予50-200元奖励。成绩特别优秀的，由企业领导郭研究决定表彰为优秀员工。八、附则1、本制度自颁布之日起生效。2、本制度附图表：《采购工作程序名称》、《采购工作流程图》《采购工作流程说明》。篇三：材料采购及出入库管理制度材料采购及出入库管理制度为了加强公司材料采购和出入库的管理，充分发挥经费使用效益，减少不必要的支出和浪费，按照节省节约的原则，规范材料的采购、入库、出库的工作程序