采购与支持活动战略(1)

采购与支持活动战略9.1引子通用电气（GE）是美国最大的也是最成功的公司之一。它在世界各地从事各种各样的经营活动，包括电器、机电和电子产品、广播和各种金融与保险业务。GE最古老的产品便是通用照明设备，它在北美和世界其他地方的28家工厂中生产3万多种电灯泡。生产电灯泡所用的原料都是标准配件，如玻璃、铝、各种绝缘塑料和灯丝等。灯泡的大部分生产成本是组装灯泡的机器所用的间接材料和配件，而这些间接材料和配件必须符合GE多达3百万张设计图纸所规定的技术规范。由于制造灯泡的技术很成熟，因此GE照明设备公司可从多家供应商处招标购买间接材料和机器配件，这属于大批量、单品价值低的业务。但GE照明设备公司的招标过程非常耗时，而且效率低下。每项交易都需要调出相关的设计图纸，影印后和其他规格文档一起邮寄给对招标感兴趣的供应商。采购人员一般要花四个星期以上来收集有关信息、发给潜在的供应商、评价供应商的标书、与选定的供应商谈判以及最终决定订货。这种时间延误限制了GE照明设备公司的灵活性和响应顾客需求的能力。GE照明设备公司将电子商务工具应用到这些采购业务中，改进了整个采购过程。现在采购人员可通过桌面计算机进入采购系统。当他们需要购买某个配件时，就建立一个采购档案，内有采购数量、交货日期和交货地点等信息，然后从不断更新的供应商数据库中选择供应商，最后将存在另一数据库中的设计图副本调出，点击鼠标就可将招标的全部文档以加密形式发给所选的供应商。现在，组织整套招标文档只需要几个小时。同时也要求供应商在很短的时间内（通常是一周）通过因特网做出反应。采购人员评估供应商的应标并在线签订合同，整个过程大约需要10天左右的时间。对GE照明设备公司来说，最大的节省就是把整个过程从四周缩短到10天，并且消除了纸张以及纸张处理成本。另外还有其他效益，由于在线系统简化了发标，这样就可以向更多的供应商发标，甚至以前因难以通过邮寄方式应标的国外供应商现在也可以参加招标了。竞争促成更低的价格，而在线招标过程也使公司节省了10%到20%的成本。供应商对从应标到确认是否获得合同所需时间的缩短也非常满意，这使他们更容易制订生产计划。学习目标•改进采购、物流和其他支持活动的业务战略。•公司如何建立网络组织以来拓展传统业务。•电子数据交换（EDI）及其工作原理，以及企业在因特网上开展EDI的方式。•供应链管理，企业利用因特网和技术改进供应链管理的方法。•公司用于实施企业间的电子商务和供应链管理的软件包。9.2采购、物流和支持活动前一章讲述了企业和其他机构向潜在顾客和其他目标群体提供信息时出现的战略问题。图1-10所描述的价值链模型讲述了识别顾客、市场与销售以及送货等主要活动。你也了解了在线销售的各种业务模型。这些业务模型都能用于企业间电子商务和消费类电子商务，但前一章强调的是面向消费者的广告、促销和销售活动。本章讲述企业如何用电子商务改进主要采购活动和如图1-10所示的全部支持活动。乍一看，这些业务活动并不像创建上向新顾客销售那样让人激动，然而在采购、物流和支持活动过程中节省的成本和对业务流程的改进却是巨大的。采购、物流和支持活动的一个新特征就是要求这些活动具备灵活性。现在的采购或物流战略将来未必适用。幸运的是，经济组织正在从工业革命时代的等级制结构转向新的更灵活的网络结构，正是由于因特网和的出现而致使交易成本大为减少，从而使这些网络结构成为可能。9.2.1采购活动采购活动包括寻找卖主、评估卖主、选择特定产品、发订单以及解决收货后出现的问题（如延期交货、到货数量不符、到货商品不符以及商品质量问题等。采购经理可以监控整个采购交易，从而在保持并改进产品质量和降低成本方面发挥重要作用。许多管理者要求这种专业采购同普通购买的最大区别在于所负责任范围要更广泛。采购一词涵盖所有购买活动以及对购买过程中所有活动的监控，还包括保持和发展与主要供应商的关系。许多情况下，采购人员必须有高水平的产品知识。这时，专业化的采购网站就特别有用。例如，为医院急诊室或手术室配齐设备一般要花半年时间。而Neoforma等公司在其网站上罗列了大批相关医疗设备，使这种采购活动能够有效和高效地完成。Neoforma的产品网站如图9-1所示，它用数字电影来展示设备、家具和销售等完备的医院房间。许多制造商生产和经营通用工业品和各行业用的标准机床，这些制造商创建网站以方便其他企业购买经常性的配件。企业经常性购买的大量产品就是商品，对这类产品购买者通常以价格作为主要判别标准。这些产品通常称为维修与维护（MRO）产品。在网站上处理订单可以让供应商节省印刷与邮寄产品目录的成本和处理电话订购的成本。一些行业分析家估计，在网站上处理MRO订货比电话方式减少十分之一的成本。W.W.Grainger公司是世界上最大的MRO供应商之一，它的网站上有50多万种产品。另一家主要的MRO供应商McMaster-Carr公司也建立了网站。1999年Milacron公司开通了网站，销售刀具、砂轮和润滑液等。Milacron公司以前很难接触它的主要目标市场—10万多家遍布各地的机械批发店，它计划通过网站来接触这个目标市场，它的网站甚至接受信用卡结算，这在工业品生产商中是很少见的。很多企业需要各种办公设备和办公用品。这个市场最大的企业OfferDepot公司和Staples公司都有很好的网站来帮助采购部门方便地购买这些日常用品。Digi-Key公司和NewarkElectronics公司在网站上销售电子元件，而GlobalComputerSupplies公司在网站上向其他企业销售计算机和相关产品。第9章采购与支持活动战略211图9-1Neoforma产品网站9.2.2物流活动物流以前的目标是在正确时间将正确数量的正确物品送到正确地点。企业是通过加强信息技术的应用来实现这个目标的。的确，像SchneiderLogistics、RyderSystem和J.BHunt等大运输公司希望顾客不仅把他们看做是货运公司，而且还是信息管理公司。例如，Schneider公司新引入的Track和Trace等货物跟踪系统能够将实时的运输信息传到顾客计算机的浏览器上。这个系统用Java小应用程序向顾客显示哪家运输商正在承运这批货物、这批货物目前在何地、何时能够到达目的地。如第2章所述，联邦快递公司（FedEx）和联合包裹公司（UPS）已为顾客提供了网站上货运跟踪。有自己的运输车队的公司也用卫星全球定位技术来跟踪运输过程。物流活动管理内向的原材料供应和外向的成品运输。因此，收货、仓库管理、库存控制、车辆调度与控制、成品分销等全都属于物流活动。和因特网为更好地管理这些活动提供了大量机会，因为它们能够降低交易成本，并为从事物流活动的企业提供了连接。9.2.3支持活动Inc.杂志1999年的一篇文章描述了AllegianceTelecom公司面临的困境。该公司当时正在212电子商务下载医院房间的数字电影快速发展，每个月在美国各地的销售公司要招聘100多人。新雇员工会得到医疗、和养老多种福利方案的简短介绍，然后选择其中一种方案。由于公司发展过快，人力资源部门人手不够，无法到每个销售办事处会见每个新雇的员工。公司于是求助OnlineBenefits，这家公司可将客户的人力资源职能在加密的网站上实现，客户的员工可访问此网站，了解到公司的福利政策，寻找相关问题的答案，甚至可进行复杂的福利方案比较和计算。提供支持活动服务的公司还有：TheTrip.com提供员工出差政策服务，CyLexSystem提供单证和文件存储服务，PayMaxx提供工资处理服务，Atrieva提供电子文件存储服务，HotOffice则提供团队日程安排和沟通服务。大公司将这类的职能集成到自己的内部网系统。小公司可寻求DigitalWork之类公司的服务，DigitalWork提供各种支持活动服务，包括坏账处理、员工招聘和新闻发布等。DigitalWork的网页如图9-2所示。图9-2DigitalWork的小企业支持活动网页支持活动的种类如图1-10所展示，包括财务管理、人力资源和技术开发。财务管理包括应付账款、应收账款、支出计划以及资金预算计划等。人力资源活动包括招聘、培训、评估、福利管理及档案管理等。行业和组织机构不同，技术开发的种类也相差很大，如科研小组间的网络协作、研究结果的发布、在线发表研究论文以及同外部研发服务机关的联系等。支持多种关键活动的一个常见活动就是培训。许多公司的培训工作主要由人力资源部负责，有些公司可能是多个部门负责或有专门的培训部。例如，保险公司的销售培训就花费大第9章采购与支持活动战略213下载一般业务问题的帮助提供的支持活动的下拉列表量资源，这种培训一般是由销售或营销部来管理。MicroAge公司提供技术集成服务，该公司的销售队伍培训投入很大，而且还要培训经销商的销售人员。1997年公司用Docent公司的软件开发了一个因特网产品的销售培训网站。MicroAge公司用技术产品。这种培训方式不但节省各地租用教室的成本，而且还促进了特殊产品的销售。公司跟踪销售员或经销商的销售员所学课程，将特殊产品的销售任务指派给接受过培训的销售员。为保证这些销售员的知识更新，MicroAge公司在得到有关产品的新信息时就用电子邮件通知他们。9.2.4组织的网络模式第1章讲了组织的三种形式：市场、等级制和网络。采购、物流和支持活动的一个发展趋势是从等级制结构转向网络结构。传统的购买模式是等级制结构的公司与许多类似结构的供应商洽谈合同，从中选择一个供应商。网络结构公司的采购部门则用各种工具以各种形式谈判。例如，一家采购企业可能同供应商合作应用降低产品成本的新技术，而这种技术或许是第三家公司利用第四家公司的研究成果而开发出来的。在上一节里讲过，公司的各种支持活动可由其他公司完成，这也是企业转向网络结构的例子。设想这样一家企业，它让一家服务商完成工资表，另一家服务商管理员工的福利方案，第三家负责处理文件存储。文件存储服务商可能还存储了工资服务供应商和福利管理公司的文件，工资服务商又为福利管理公司处理了工资，第四家服务商为这三家公司提供在线文件备份服务。当然，工资服务公司和福利管理公司可能组成伙伴关系，针对特定目标市场营销双方的服务，而文件存储公司和在线备份服务公司也可形成类似的战略联盟。高度专业化的公司现在能够在生存并有效地提供服务。支持组织结构由等级制形式转成网络形式。这些网络形式的公司非常灵活，比等级制结构的企业更快地对环境变化做出反应。加州大学伯克利分校的NetworkEconomic网站上有很多网络组织的讨论文章。但是，企业间交易的技术却来自企业间信息交换的高度结构化的方法—电子数据交换（EDI）。9.3电子数据交换第1章里讲过电子数据交换（EDI），它是以某种标准形式在企业之间以计算机对计算机的方式传递企业信息。交换信息的两个企业通常称为交易伙伴。如果企业是以特定标准形式来交换数据，则称企业是EDI兼容的。所交换的业务信息通常是交易数据，但也包括同交易相关的其他信息，如报价和订单状态等。企业间的交易数据一般包括发票、订购单、报价请求、发货单和收货通知等。这五种单证的数据占到美国所有交易伙伴信息交换量的75%，因此EDI就是企业最早广泛采用的电子商务，在“电子商务”这个术语出现之前就存在了。9.3.1早期业务信息交换18世纪末到19世纪初出现的大企业，带来了对正式记录企业交易的需要。在19世纪50年代，企业开始用计算机存储和处理内部的交易记录，但企业间的信息流还是记录在纸面上，订购单、发票、发货单、支票、汇款通知等均用来记录交易。通过手工或计算机来填写表单然后邮寄，再让另一个人将数据输入到交易伙伴的计算机214电子商务里，整个过程耗时、低效、成本高、冗余也不可靠。到19世纪60年代，交易量很大的企业开始交换在穿孔卡或磁带上记录的交易信息。随着数据通信技术的发展，交易伙伴开始利用电话线替代穿孔卡或磁带来传输数据。尽管交易伙伴之