档案著录

档案著录何谓档案著录档案著录实例档案著录原则和要求文学院1106商梦月011103082一、何谓档案著录1、档案著录的含义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等纪录项。所谓形式特征，包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等不直接揭示档案主题的纪录项。一、何谓档案著录2、档案著录的结果：著录也是制作档案条目的过程，著录的结果就是档案条目。条目，是指按照一定的方法、将反映单份文件或案卷的内容和形式特征的著录项目组成一条记录。将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，便是目录。一、何谓档案著录著录项目、条目、目录三者关系如下图：一、何谓档案著录3、档案著录的内容：①著录原则②著录项目③著录格式④标志符号⑤著录信息源⑥著录用文字⑦著录项目细则一、何谓档案著录4、档案著录的作用档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索。从手工检索来说，其基本工具是档案目录。从计算机检索来看。档案检索是通过对数据库的搜寻实现的。档案检索的第一阶段的工作是存储，即通过著录、标引、编制检索工具或建立数据库。而数据库的建立，必须依赖于档案著录项目的输入，没有这种输入，是无法实现计算机检索的。一、何谓档案著录档案著录是获取档案中所含情报信息的主要途径，是编制档案检索工具和建立数据库的基础，著录的质量直接影响档案检索工具和数据库的质量。无论何种档案检索工具与数据库，要有良好的存储和查找功能，都必须取决于著录项目的详细具体，标引准确，格式与标识符号的统一，文字简明。著录工作中的讹误，会降低检索工具和数据库的效能，甚至丧失作用。二、著录条目实例分类号档号档案馆代号微缩号题名文件编号责任者附件稿本文种密级保管期限时间载体形态附注提要主题词/关键词三、档案著录原则和要求1、档案著录的原则：档案著录应遵循客观性原则。按照档案本身的文字、原题名的用词、排列顺序著录，保留题名中的标点符号，自拟的著录内容加“[]”，错误的原题名、责任者、形成时间可以照录，但应另拟提名或将考证出的责任者与形成时间附后，也可在附注项说明。三、档案著录原则和要求2、档案著录的要求：档案著录要求做到内容正确，形式一致，符合标准化。