公司采购制度

公司采购制度第一部分：公司采购管理系统公司采购管理制度一、总则为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。二、目的选择合格的供应商并对采购的过程进行严格的控制，确保供货商提供的物品满足公司的规定要求。三、适用范围本制度适用于公司各项物品采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。四、权责1、由采购人员负责对物料及日常消耗用品的采购工作。2、采购人员是负责对采购回的物料进行验收、确认等。五、采购计划的制定1、采购人员根据各部门的采购申请进行确认及审查，确定无误后经总经理批准后实施采购。2、采购人员还需根据公司的实际情况，进行编制公司的采购制度。3、采购制度经总经理核准后，各部门各持一份，并按本规章制度严格执行。六、采购单填写标准、审批流程及存档（一）、填写标准1、请购的部门、2、请购的物品所属项目3、请购的用途4、请购物品名及数量5、请购的物品规格6、请购的物品需求时间7、请购如有特殊需要请备注备注：1、涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交。2、公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其它生活及办公项目由办公室提报。公司各部门专用的物资由各部门自行提报。（二）、审批流程请购人申请备注：备注：遇公司急需物资时，领导不在的情况下，可以电话请示或其它形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补。（三）存档采购单审批完成之后一式两份，由采购部和财务部分别存档，以备异常情况的调查核实。七、请购单的接收规定1、采购人员在接收请购单是应检查请购的填写是否按照规定填写完整清晰，检查请购单是否经过公司领导审批2、接收请购时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则3、通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存4、对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门5、对于紧急请购项目应优先处理6、重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议八、询价及规定1、询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量名称，遇到问题应及时的与请购部门沟通2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购3、询价时对于相同规格和要求应对不同品牌进行询价4、在确定对公司最大的利益化之下进行购买九、交接及入库1、采购人员进行采购之后，进行对所购买物品进行检查，确认所买物品合格之后交由仓库管理员。2、仓管管理人员在对所买物品进行点验确认无误后入库。3、开据入库单并由双方签字，入库单一式三联，分别仓库管理人员、采购人员和财务留底备份。山东凯悦达物流有限公司2016年12月22日篇二：小企业采购管理制度【最新资料Word版，可自由编辑！】采购管理制度为进一步规范公司物资采购供应的管理，提高采购物质质量，完善采购机制，明确采购作业流程，更好地为公司生产经营服务，特制定本采购管理制度。一、采购申请1、采购计划为保证经营活动的正常运行，各申购部门应根据本部门经营需求量做出预测及工作安排，拟定下月采购计划。预算经财务部经理、总经理审核后报总裁审批，经过总裁批准的预算是执行下月采购计划的唯一依据（不可预见项目除外）。2、大宗物资采购采购部根据使用部门采购物资的申请，对大宗物资进行报价，并填写《采购合同审批表》，《采购合同审批表》由经办部门—使用部门—财务部—总经理—总裁审批后方可采购。3、紧急采购经营或工程用紧急采购，如遇特殊情况来不及按采购程序办理有关手续，须先口头报请总经理批准，并说明要求到货具体时间，由总经理交待采购部落实采购，货到后申购部门需及时补办有关采购手续。二、采购程序1、填写采购单（1）所有的采购申请单必须填写一式四联，第一联：财务部存档；第二联：交成本控制（仓库）存档；第三联：采购组存档；第四联：申购部门存档。填写申请单应注明、货品名称、规格、型号、数量及数量单位；（2）有特殊要求的货品，需在采购申请单上注明具体和特殊要求;（3）无法提供型号、规格或品牌不详的货品，申购部门需将货品样品交于采购员，或使用部门人员会同采购人员前往现场认清样品并说明具体采购要求。（4）对已签定合同的采购事项可不需采购申请单。2、采购询价（1）由采购人员根据需采购物资进行报价，报价要遵循“货比三家”原则；（2）使用部门负责人根据采购报价，选择是否同意或细则购买价格。选择应遵守性价比最优原则；（3）现场调整金额较大或技术含量较高的物品采购，采购员应召集公司领导、使用部门、专业技术人员前往现场进行考查，确保采购质量。3、财务对照预算对采购申请单审核后交总经理批准，总经理批准后方可进行采购。4、收货（1）到货前采购员应该向仓库及使用部门下达到货通知，仓库根据到货通知准备收货人员、场地及其验收资料、器具等。（2）采购员现场采购时，应预先对货品做出必要的检查，以保障公司购入适当的货品；当送到的货品有问题时，如：数量不符、品质参差、逾时未到，采购员应即时知会供应商。三、采购档案（1）采购员订货单：采购员应以采购订货单顺序号码排列，对该档案资料进行永久留存。（2）供应商及产品资料：为方便能随时提供资料予部门参考，采购员应将所有供应商目录、小册子存入档案备查。（3）价目记录：每类货品须在电脑中备有一份详细的采购记录，将一切曾采购货品的供应商、价目、采购日期、折扣、数量清楚列明，以便日后作价格走势分析可重购时存查。（5）供应商记录：采购员应根据供应商过去表现，如交货是否依时、服务水准、价格提供等，对供应商进行选择、参考及评价。（6）其他档案：全公司有关技术性的图纸样本，印刷品等均须集中保存妥当，以备翻查。为避免资料的遗失，借出之资料必须登记并及时退还。四、采购时限采购时限：采购人员需根据采购任务合理安排采购时间，保证各部门物品供应及时。五、监督公司督察部、财务部组织专人，每月根据采购档案对当月采购的物品价格进行调查，发现问题，及时纠正。六、采购员职业操守采购员是直接与供应商接触的员工，因此所聘用的员工必须有诚实、公正的作风。为防止舞弊行为，除公司订立的员工守则内的有关规定外，下列各项规定采购员工必须严格遵守：1、严禁采购员将公司资料或其他供应商资料外泄，以保证供应商之间的公平竞争。2、严禁采购员收取供应商提供的任何利益。3、严禁采购员与供应商除在公事联络外，有任何私人（除正当社交活动外）的往来。4、采购员必须以公正的态度，客观地处理每次采购任务。5、采购员除获公司批准外，不得兼任其他任何职务。6、采购员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与以牟利为目的的商业活动。7、采购员应主动与各经营部门联络，密切配合营运，主动积极寻找货源，不可以任何理由放弃、放缓或搁置任何采购要求。8、要确立货比三家的工作方法，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况外亦应设法多找货源比较。9、对本职工作要有投入感，做到对各项物料的来源和价格心中有数，在工作上要注意快捷、准确、节约、高效的办事方法，以最低成本购入最高质量的物料，对市场资料应有充分的了解和掌握。10、对供应商和公司员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一项采购任务。七、责任界定1、采购必须保证价廉、质优、及时，严禁以次充好、弄虚作假。2、采购员如有涂改、假造票据，一经查实，不予报销款项。3、如因采购员工作失职，导致采购价格高于该物品市场价，给公司造成经济损失，除追回公司损失外，以超出的价格的3倍的罚款。性质严重的给予开除处分或移交国家司法机关处理；4、采购员必须严格遵守公司规定采购时限，如无特殊理由延误篇三：公司内部采购管理制度公司内部采购管理制度第一章总则第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，选购同等材料质优、价廉、服务好者。第二章采购流程第四条请购的提出1、各生产部门依物料需要状况、库存数量等要求，提前填报《请购单》，包括生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》；3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；4、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。第五条请购核准权限1、生产所需原材料由仓库保管员汇总后报生产副总，生产副总确认签字后上报总经理签字后方可送采购部。2、常用办公用品及物业所需物品请购，由综合办公室填报《请购单》，报总经理核准后方可送采购部。第六条请购的撤消1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。2、采购部门接获通知后，立即停止采购。3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。第七条采购方式根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：1、集中采购公司通用性大宗物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；2、合约采购公司经常使用之物料，采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购；3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家供应商作为询价对象；2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；第九条议价原则以下状况时，采购部应及时与供应商议价：1、市场价格下跌或有下跌趋势时；2、采购频率明显增加时；3、本次采购数量大于前次时；4、本次报价偏高时；5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；6、其他有利于公司条件时第十条订购作业1、采购人员应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购销合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。第十一条验收与付款1、依相关检验与入库规定进行验收工作。2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章采购物品之品质管理第十二条采购品质文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定：1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十三条进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、请购、采购等部门人员验收工作，主要包括下列几项：1、依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔；3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；4、如采购物料符合请购单位的品质要求，正常办理入库，请购人、采购员均需在发票上签字确认，之后将发票报送总经理签批。第十四条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：1、以双方事先约定之品质标准作为处理依据，并于《购销合同》上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。2、采购物料退货与索赔（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。（4）订制