[培训资料]管理文秘(ppt 52页)办公室工作概说

来自中国最大的资料库下载在本课程中你将学到：•办公室工作概说•如何布置办公室•如何成功地组织会议•如何提高你的“电话形象”•如何妥善安排上司的约会•如何巧妙处理邮件•日常接待工作•接待不速之客来自章办公室工作概说•1.1办公室工作的性质与任务参与政务，管理事务，综合服务。办公室工作是“组织参谋，领导助手，群众桥梁，机关管家”。来自章办公室工作概说•1.2新形势下办公室工作的“四个转变”从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。从单凭老经验办事转变为科学化管理。从被动服务转变为主动服务。来自章办公室工作概说•1.3办公室工作的职能就其总体职能而言，可简单地概括为参与政务与处理事务两大项。这两大职能具有相互联系的辩证关系：办事是参谋的基础，参谋融汇于办事过程之中。来自章办公室工作概说•1.4办公室工作的作用承上启下、联系左右的枢纽作用领导的助手作用领导的参谋作用领导机关信息、耳目的作用工作的协调作用领导机关的门面作用来自章办公室工作概说•1.5办公室工作的原则第一要保密。第二要准确。第三要迅速。来自章办公室工作概说•1.6办公室工作的指导思想围绕各单位的工作总目标、总任务，努力做好“三服务”。为领导服务。为各部门服务。为人民群众服务。来自章办公室工作概说•1.7办公室工作的特点政策性辅助性被动性综合性机要性事务性中介性潜隐性来自章办公室工作概说•1.8办公室工作人员素养应该具备的知识文化基础知识相关专业知识专业知识来自章办公室工作概说应该具备的能力表达能力办事能力管理能力应变能力社交能力操作能力调查研究能力来自章办公室工作概说应该具备的观念价值观市场经济观念信息观时效观竞争观风险意识荣辱观苦乐观来自章办公室工作概说应该具备的非智力因素应该具备的健康来自章办公室工作概说•1.9职业道德标准忠于职守，自觉履行各项职责。办事公道，热情服务。兢兢业业，甘当无名英雄。服从领导，当好参谋。实是求事，讲究时效。来自章办公室工作概说奉公守法，不假借领导名义以权谋私。遵守纪律，保守国家机密。谦虚谨慎，文明礼貌。刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。钻研业务，掌握办公室工作各项技能。来自章办公室效率高手•2.1办公室的七大效率杀手A空气杀手B光线杀手C声音杀手D空间杀手E设备杀手F文件杀手G职能杀手来自章办公室效率高手•2.2办公环境优化DIYA优化从“合理”开始井井有条是办公室工作必不可少的根据工作需要和工作职能布局保障公共空间和私人空间的独立来自设备优化急不可“怠”光源（合适的光线）办公桌（多平面转角电脑办公桌）办公椅（自动升降办公椅）隔音玻璃隔音板百叶窗档案柜屏风空调、电脑、传真机、复印机等来自美化环境办公室绿化办公室装饰来自不可忽视的办公桌整理办公桌上的必需品井井有条的办公桌电话参考书电脑文具用品盒文件夹办公桌抽屉来自章向成功会议迈进•1.1会前的计划与筹备1.安排会议议题收集议题筛选议题确定议题来自邀请与会者选择与会者评估与会者通知与会者来自安排会议日程与议程安排日程准备议程设计议程编写议程分发议程来自确定会议地点认清你所需选择会议场所提供完善的会议场所来自布置会场基本的会场布置座次安排方法来自及时发送会议通知内部会议通知外部会议通知会议通知的发送来自章向成功会议迈进•3.2会议的组织服务1.签到薄式签到卡片签到电子签到机秘书代签来自会场服务奉送茶水转接电话协助上司控制会议动态应对突发事件来自会议记录为会议记录做好准备工作会议记录要求三要素会议记录的内容会议记录的技巧会议记录存档来自章向成功会议迈进•3.3会议的善后处理工作1.会场清理2.印发会议纪要3.总结会议工作来自章接打电话•4.1文明用语，轻松沟通1.“一语怡人”2.掌握3种礼貌用语3.掌握电话交谈的技巧来自章接打电话•4.2让对方“听”到你的笑容1.施展声音的魅力2.“微笑的声音”3.你的姿势正确吗来自章接打电话•4.3早日成为电话高手1.避免最常见的电话失礼行为2.助你成为电话高手3.“规规矩矩”打电话来自章接打电话•4.4走出电话困境领导刚好不在线路中断当你无法即时答复对方问到自己不知道的事当对方喋喋不休时接错电话必须让对方等待两部电话铃声同时响起对方东拉西扯对方讲话听不清接到上司不想接的电话接到投诉者的电话没有时间谈话来自章接打电话•4.5克服留言电话恐惧症1.说好的留言2.给他人留言来自章妥善安排约会•5.1掌握原则，应付自如配合上司的时间表分析轻重缓急酌留弹性适当保密内外兼顾来自章妥善安排约会•5.2心细如发，赢取信任在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约会心细少出错妙用约会日程表来自章妥善安排约会•5.3变更约会，巧妙应对1.己方变更约会2.对方变更约会来自章邮件处理•6.1邮件的收进管理1.挑“私”拣“公”2.拆封拆出“麻烦”来自章邮件处理•6.2邮件的发送技巧1.拟写邮件2.信封、封皮的查对3.邮件的寄发来自章邮件处理•6.3无纸邮件——e-mail1.发送e-mail2.接收e-mail来自章日常接待工作•7.2笑迎天下客•1.热情大方•2.随机应变来自一杯香茶动人心茶具的使用泡茶端茶敬茶交谈引见介绍退出来自妙计助上司脱身卡片告知入室通知内线电话提醒来自礼送四海宾•提出送别•送别用语•送别的表现•常来常往的客人•初次来访的贵客来自章接待不速之客•8.1慧眼识客对客人的来意尽量询问得具体、确切。这不仅有利于你甄别不同的客人，还有利于你向上司请示时，明确回答上司的询问。来自说“不”的艺术•1.婉言拒绝的对答•2.婉言拒绝的礼节来自接待投诉者•1.热情接待•2.耐心聆听•3.诚恳答复•4.以礼相送