《秘书学导论》

秘书学导论（秘书角色定位与工作能力培养）山东教育学院刘雁冰2007.09.04-09.09☆鲁能集团2007年办公系统培训课件☆一、秘书角色定位秘书学导论★认识秘书毛泽东的秘书胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。周总理秘书分类周恩来的秘书们（部分）赵炜——周恩来的生活秘书越茂峰——周恩来的机要秘书张永池——周恩来的贴身秘书赵行杰——周恩来的警卫秘书李越然——周恩来的俄文秘书雷英夫——周恩来的军事秘书马列——周恩来的外事秘书钱嘉东——周恩来的外事秘书韦明——周恩来的文教秘书李岩——周恩来的经济秘书顾明——周恩来的工业秘书杨纯——周恩来的农业秘书周研森——周恩来的行政秘书王伏林——周恩来的秘书从秘书到国务院总理——温家宝1982年，温家宝从甘肃上调中央。隔年中共总书记胡耀邦在邓小平和陈云的支持下，大量选拔年轻干部出任副部长。41岁的温家宝在这股浪潮中获任命为地质矿产部副部长。1985年，温家宝再获胡耀邦提拔，出任中共中央办公厅第一副主任，一年后又取代王兆国担任主任。中央办公厅是中共中央的神经中枢，负责处理党政的核心文件和安排主要领导人的活动，办公厅主任的实际地位还高于一般部长。温家宝在这个职位上一呆又是7年，先后当了胡耀邦、邓小平和江泽民三位总书记的“大管家”。1987年至1992年他是中央书记处候补书记兼中央办公厅主任。1998年，任国务院副总理，兼任中央书记处书记。2002年后，任中央政治局常委，国务院副总理。2003年3月17日，当选新一届政府总理。由此可见，秘书工作非常重要，也非常能锻炼人。中共历史上的著名秘书1.杨尚昆：在延安时任八路军总部秘书长，1943年任中共中央组织委员会委员兼秘书。建国后担任中央办公厅主任，成为中共中央的大管家，毛泽东外出视察工作时，他都跟随，负责联系各省市的党政领导，安排毛泽东要办的事宜。2.陆定一：在延安时是毛泽东的政治秘书。3.胡乔木：毛泽东的政治秘书。4.田家英：专职修《毛泽东选集》的秘书。……秘书学导论联合国历任秘书长联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格·哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔特·瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯·德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利、联合国第七任秘书长安南和新当选的联合国秘书长潘基文。换只手表乔治·华盛顿（1732一1799）是美国的第一位总统。他有一个年轻的秘书，一天早晨，这位秘书来迟了，他发现华盛顿正在等候着，感到很内疚，便说他的表出了毛病。华盛顿平静地回答：“恐怕你得换一只表，否则我就要换一位秘书了。”全世界最有权势的人里根身为美国总统，执政8年，权倾一时，但是他说：“有人说我是全世界最有权势的人。可我一点也不信。白宫有一位官员，每天早晨把一张小纸片放在我办公桌上，纸片上写着每一刻钟我该做的事情，他才是全世界最有权势的人。”思考：秘书究竟是什么？两个关于秘书的小笑话秘书学导论★秘书的含义我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）：指职务名称之一，是领导的助手。三国时曹操高级助手：郭嘉《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“叹曰：郭奉孝在，不使孤至此”。又云：“哀哉奉孝！痛哉奉孝！惜哉奉孝！”一、秘书本义：一是指宫中秘藏之书；二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。二、引申定义：1、“秘书”Secretary，意为守密的人(thekeeperofsecret)。1）aperson,usuallyandofficial,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andrelatedaffairsofanorganization,company,association,etc.2）apersonemployedtohandlecorrespondenceanddoroutineworkinabusinessoffice,usuallyinvolvingtakingdictation,typing,filling,andthelike.2、国际秘书联合会：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他（她）掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。3、书本定义：领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋助手。4、其他定义。秘书的由来与定义秘书其他定义秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：《秘书学与秘书工作》）“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第二期）“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）二、秘书工作能力的培养★衡量高级秘书工作能力的标准高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考，帮助上司决策，代理上司工作。公司秘书是公司的行政助理，高级秘书则是上司的私人助理、参谋和顾问，其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说，高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。高秘的职责和地位还体现在，经上司授权处理有关业务和人事并参与决策；根据上司的授权，参与企业的经营或管理；妥善处理上司与股东大会、董事会及其他上司之间的关系，创造和谐双赢效果。首先，看他的执行能力。一个出色的高秘，其执行能力必高于上司。举一个简单的例子，安排上司日程，是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排，那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书，则可以使老板无法安排自己的日程。他们对老板的日程安排甚至是带有强制命令性质的。其次，学习能力。高秘工作的优势在于能接触高端，这无形中扩大了自己的学习面。比如开董事会，虽然作为秘书没有发言权，但在别的领导发言讨论时，秘书可以在旁仔细观察。如果这个时候只知道机械记录，就错失了大好的学习机会。观察领导对各种问题的反应及应对方式，然后设想如果是自己该采取哪种方式，虽是“偷师”，但受益无穷。高级秘书就应成为老板的得力助手。出色的助手不应是鹦鹉学舌式的重复者。要有自己的想法和思路，才能被特别器重，并为自己争取到机会。第三，悟性。做秘书，尤其是高级秘书，悟性最重要。什么是悟性？首先得聪明，有足够的沟通能力、应变能力和协调能力；但是太聪明、太有心计了也不行，秘书对于自己的工作定位要有明确的认识。用一位秘书自己总结出来的一句“格言”说，就是“秘书是没有角色的角色”，你不能有出格的表演。★在21世纪，秘书需要有五方面的能力一、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。二、组织能力。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐。五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。秘书应具备的“六大能力”：表达、办事、管理、交往、应变、研究能力。2.1适应环境的能力秘书职能环境★适应环境的能力环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次（一）秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。★职能环境构成（二）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。（三）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。宏观的国内经济政治环境。二、横向要素社会政治环境社会文化环境社会经济环境要素环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次1、秘书机构内部环境2、组织内部环境二、职能环境关系1、与纵向层次机构的关系2、与横向部门机构的关系3、与社会公众的关系4、秘书与人际关系处理人际关系的基本原则1、平等原则2、互利原则3、诚实信任原则4、相容原则2.2角色调整能力★角色调整能力一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务幷不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其它部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。★秘书分类：（一）从秘书服务的对象来划分，可分为：1、公务秘书：公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。——集体秘书。——专职秘书。2、非公务秘书（私人秘书）：非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。——外资企业秘书——中外合资企业秘书——中外合作企业秘书——民办企事业秘书——民办团体秘书——专业户或个体户秘书——其他个人聘用的秘书（二）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为：1、文字秘书：以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员。“笔杆子”、“秀才”。2、机要秘书：在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。3、信访秘书：办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。4、通讯秘书：负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。5、事务秘书：负责总务、后勤及机关日常行政事务工作的秘书人员。6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。（三）按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。（四）我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。1、高级秘书：是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助