《秘书实务》

第5章信息工作●会有效地收集信息并科学地进行整理●会选择合适的形式与方法传递●会选择恰当的载体存储信息●认知信息的开发、利用与反馈[本章学习要求]第一节信息的收集与整理一、情景案例新飞电器公司产品销售量一季度很不景气。秘书小杨深入到各个市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，发放问卷，收集消费者对产品的价格、性能、服务等方面的评价，通过网络查询更为全面的相关信息。经理根据小杨收集的信息对产品作了充分定位第二季度该公司销售量就直线上升。二、基本知识（一）信息的收集1．信息的含义信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，但不是事物本身，而是对事物现象及本质的反映。它具有客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性等特征。信息的收集是通过各种渠道和方式获取信息的过程。2．信息收集的渠道(1)大众传播媒介渠道。(2)联机信息检索渠道。(3)调查渠道。(4)信息机构渠道。(5)贸易交流渠道。(6)关系渠道。3．信息收集的方法（1）观察法。（2）询问法。（3）问卷法。（4）网络法。（6）购买法。（5）交换法。（二）信息的整理1．筛选（1）看来源（2）看标题（3）看正文2．分类（1）字母分类法.（2）地区分类法。（3）主题分类法。（4）数字分类法。（5）时间分类法。3．校核(1)溯源法。(2)数理统计法。(3)核对法。(4)逻辑法。(5)调查法。(6)比较法。第二节信息的传递与存储一、情景案例二、基本知识（一）信息的传递1．信息传递的要素(1)信源(2)信道(3)信宿2．信息传递的形式（1）信件（2）备忘录（3）通知（4）传阅单（5）内部刊物（6）新闻稿（7）新闻发布会（8）声明3．信息传递的方法（1）口头传递。（2）书面传递。（3）电讯传递。（二）信息存储的载体1.信息储存的载体（1）纸质载体。（2）磁性载体。2．信息存储的程序（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管第三节信息的开发和利用（一）信息的开发1．信息开发的形式2．信息开发的方法（1）汇集法（2）归纳法（3）纵深法（4）连横法（5）浓缩法（6）转换法（7）图表法（二）信息的利用检索信息咨询定题查询加工（三）信息的反馈1．信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈。（2）纵向反馈和横向反馈。（3）前反馈和后反馈。2．信息反馈的方法（1）系列型反馈信息（2）广角型反馈信息（3）连续型反馈信息三、相关链接商务信息利用中的“八忌”忌不选择对信息不加分析，听到或看到就盲目利用。忌不对比信息量少，没有对比的渠道，得到只言片语的信息就使用。忌质量不高所获得的信息欠准确，主要资料、数据失实或模棱两可。忌来源不准对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。忌时间性不强已过时的信息当作有价值的信息，或利用不及时，延误了时机。忌空间性失误忽视不同地域因素对信息运用的制约，不从地区实际情况出发，盲目照搬。忌不注意市场变化应用信息时不注意市场变化，凭个人兴趣和爱好搜集与应用信息。忌范围有限只注重商品信息、市场信息，而相关的必要的政治、科技信息注意不够。综合实训实训要求：（1）请将下述信息资料分类存储。（2）请将下述信息资料进行手工存储。（3）请将下述信息资料进行计算机存储。（4）请将下述信息资料进行电子化存储。下面是未经有序存储的信息材料，按照上页要求就行再从（只列标题，实训时可根据标题增设相关内容）：（1）市场活动信息；（2）市场情报；（3）目标完成情况分析；（4）市场统计分析；（5）订单统计分析；（6）客户验收报告；（7）客户服务通知；（8）客户服务统计；（9）客户投诉报告；（10）客户反馈信息；（11）退货清单；（12）客户联系人；（13）客户统计分析；（14）经销商资料；（15）科研机构资料；（16）最新动态。第6章调研工作调研工作6.1调研工作概述6.2调研的内容与程序6.3调研的方式、方法6.4技能训练教学目的通过本模块的学习，了解调研工作的涵义、特点、作用、内容、程序及方式、方法，掌握调研工作的基本技能。教学重点与难点1、教学重点调查研究工作的基本程序和工作要求；调研计划的写作；调研问卷的设计；调查报告的写作。2、教学难点调查报告的写作；调研工作案例分析；技能训练。案例导入某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工作组，下基层进行卫生工作调查研究。在调查中了解到这样一个情况：有大批麻风病人从周围的几个地区流人该市，其中该市的一个县在两年多时间内就流人麻风病患者600多人。这个情况引起了调查组的高度重视。他们就此进行了认真细致的分析，认为麻风病是一种慢性传染病，传染速度不会这么快，更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样，其他省市也不可能让这么多的麻风病人到处流窜。为了弄清情况，他们又做了进一步调查了解，结果发现，原来是一些不法之徒为了骗取民政部门的钱物，假冒麻风病人流窜骗钱。这一案例对秘书人员做好调研工作有什么启示？1调研工作概述调研工作的涵义调研包括“调查”和“研究”两个方面。调查，是运用各种方法、手段和工具收集信息材料的行为过程；研究，是在信息收集的基础上描述和解释情况、提出解决问题的方法和措施，预测事物未来发展状况的行为过程。调研工作概述特点1、切合领导工作需要。2、突击性。3、与有关单位和部门建立定点联系.作用1、支持领导决策管理。2、作为修订或重新决策的依据。3、解决问题，处理突发事件的必要手段。4、提高秘书人员自身素质的重要途径.调研的内容与程序内容1.基本情况调研。2.政策性调研。3.辅助决策调研。4.热点、焦点问题和突发事件调研。调研的内容与程序程序1、准备阶段（1）确定调研课题（2）选定调研对象（3）收集相关资料（4）制定调研计划（5）组织调研人员调研的内容与程序程序2、实施阶段（1）联系确认调查对象（2）实施调查（3）进行阶段性小结和部署调研的内容与程序程序3.分析研究阶段（1）对调查收集材料进行整理、加工；（2）对材料进行分析；（3）进行综合研究。调研的内容与程序程序4.成果报告阶段（1）调研报告的撰写（2）调查材料的处理7.3调研的方式、方法1、方式（1）全面调查对调查范围内的全部调查对象逐个进行调查，又叫普遍调查（简称普查）。（2）重点调查从调查范围内的全部对象中选取一个或多个重点对象进行调查。调研的方式、方法（3）典型调查典型调查是在调查总体范围内，选取有代表性的特定对象进行调查。（4）个别调查个别调查又称个案调查，是指为解决某一问题，对特定的个别人物或事件进行的调查。（5）抽样调查抽样调查是在调查总体范围内，抽一定数量样本作为调查对象，并以此来推算全体，即以其结果推算出调查总体的一般情况。主要方法如下：（1）随机抽样法。（2）等距抽样法。又称系统抽样法。（3）分层抽样法，又叫类型分类法。（4）整群抽样法。调研的方式、方法2、调查方法（1）开调查会（2）个别访问（3）问卷调查（4）现场调查（5）文献调查（6）网络调查调研的方式、方法3、研究的方法（1）归纳法。（2）综合法。（3）统计法。（4）比较法。（5）演绎法。技能训练1、假设你所在的公司以制造运动鞋为主，上司要你了解市场行情，你该怎么做？2、请以在校女同学为调查对象，作一次关于大学生对护肤品的需求情况的调查，并写出调研报告。第七章会务工作《秘书实务》一、会议与会务工作（一）什么是会议事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。第一节会务工作概述一、会议与会务工作（二）什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。第一节会务工作概述二、常见会议的种类(一)常务会议(二)专题会议(三)学术会议(四)代表会议第一节会务工作概述(五)现场会议(六)联席会议(七)电视电话、网络视频会议(八)活动性会议三、会议的构成要素(一)会议议题(二)会议名称(三)与会人员(四)会议时间(五)会议地点(六)会议组织形式(七)会议成本预算第一节会务工作概述一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式1.明确召开会议的目的、任务2.会议的规模3.会议名称、时间、地点4.会议材料的组织和大会发言安排5.其他事项的安排（参见教材第100-101页示例）第二节会前准备一、制订会议预案（二）拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。（参见教材第102—104页议程、日程表示例）第二节会前准备二、编制会务工作程序表会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。（参见教材第105-107页示例）第二节会前准备三、准备会议材料(一)会议文件的起草主题报告决议、决定开幕词、闭幕词参考材料候选人情况介绍……第二节会前准备三、准备会议材料(二)会议文件的审校(三)文件材料的印制和分发第二节会前准备•会前分发•报到、入场时分发•按座位发放四、发出会议通知会议通知的基本要素：第二节会前准备会议名称会议地点会议目的会议内容会议期限和议程与会人员应做哪些准备报到日期、地点主办单位、联系人姓名及电话五、布置会场与检查第二节会前准备•会场整体格局的布置•主席台座次布局•场区座次布局第二节会前准备主席台座次安排（从台上往下看）1.主席台人数为奇数时：75312462.主席台人数为偶数时：642135第二节会前准备会见座席布局第二节会前准备会见座席布局六、落实后勤服务(一)预订住宿客房(二)安排会议餐饮(三)落实交通保障(四)印制有关票证第二节会前准备一、统计到会人数常用的签到方式有：(一)簿式签到(二)卡片签到(三)电子签到第三节会间服务二、做好会议记录(一)会议记录的结构一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。1.会议基本情况2.会议主体内容第三节会间服务第三节会间服务会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间：会议地点：出席与列席会议人员：缺席人员：会议主持人：记录人：主要议题：发言记录：审阅：签字：二、做好会议记录(二)会议记录的方法1.详细记录2.择要而记3.灵活使用省略法4.用简便的写法代替复杂的写法5.做好记录整理工作第三节会间服务二、做好会议记录(三)会议记录注意事项1.实事求是2.注意保密第三节会间服务三、编印会议简报会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。第三节会间服务第三节会间服务简报样式示例三、编印会议简报会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：综述法重点报道法言论摘要法第三节会间服务四、会间后勤工作(一)会议现场服务(二)会间生活服务(三)会议文体活动(四)会议卫生保健(五)会议值班工作第三节会间服务一、会后文字工作(一)会议纪要会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。（参见教材第129页示例）第四节会后处理一、会后文字工作(二)会议新闻报道会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。第四节会后处理新闻报道示例：中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议8月11日—12日在北京召开。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表参加了会议。二、会议文书归档(一)会议文书材料的收集也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：1.会议形成的各种稿本2.会议的选举材料3.会议证件第四节会后处理二、会议文书归档(二)会议文书材料的归档会议结束后,秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门存档，以便于日后查找利用。（按照文档管理