前台文员工作

前台文员工作第一部分：公司前台文员的工作职责和工作流程公司前台文员岗位职责及工作流程(1)2009-01-0916:35:42来源：互联网作者：点击：712241、客户接待及信息管理?公司来访客户的日常接待流程：客户上门——引导接待入座（询问来源）——倒水——联系相关人员接待——客流详情登记；?市场部的客户意向登记流程：家装顾问报意向（每日10：00前、16：30分后）——录入《市场部意向客户登记表》——签字确认该客户录入完毕；?客户回访流程：后门当班前台文员回访前一天上门客流——录入客户档案——如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》——交至行政主管回访审核。2、办公用品管理流程?申报流程：前厅文员发放《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台文员回收整理——行政主管审核——总经办签字批准；?采购流程：总经办签字批准——前台文员电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认；?电话充值：持卡人至前台充值——详情登记——持卡人签字确认。备注:冲值额度:总经理100/月部门经理20元/月财务部100元/月人事部50/月售后服务部200元/月集成部450/月工程部300/月设计部20/人市场部30元/月3、门禁管理?钥匙管理：每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启，公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人；?加班钥匙管理：前台文员负责锁闭所有通道门（除洽谈区左通道门），确保各通道门已正确上锁，加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。4、物资管理?公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认；?仓库管理：仓库实行台帐管理，帐目日清日高，每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管；?工作区域的卫生清洁：两名前台文员自行安排轮换值日，营业期间各负其责；?名片定购：各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做，并在两个工作日内送货，收取货品时由责任人核对内容并签字确认；?花木管理：前台文员负责与供应商联系花木的后期服务（更换、浇水）和花木的数量管理，月底清点数量并造表交行政主管；?水电照明的检查：后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区域的水电照明设备，发现损坏或异常情况立即内上报；本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象，由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明，每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明（家具、主材区域），如非客流高峰，保证正常照明，大功率照明关闭；下班后，除办公区所需照明，其他区域照明电源关闭。前台文员的工作一般都是客户或来访者进门，前台就要马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。以下为大家介绍前台文员的工作内容及工作方法，供参考。前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。工作内容（一）接听电话接听电话后的第一句问候语：“您好，这里是，1.处理外界联系业务（或推销）电话：原则上是拒绝。对于此种电话，前台文员须先问三个问题：你是哪里？――询问公司名称。你贵姓？有什么事?――了解目的。2.处理找人的电话：要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事）（二）前台接待1.客户来访：前台文员先进行来访登记，然后立即通知相关的销售人员（或销售部经理）到前台来接待，客人走时登记离开时间。2.求职者面试：通知相关招聘人员前来接待。（三）销售代表：由招聘部招聘专员专门在前台接待（四）销售经理：总经办（五）招聘经理、招聘专员：外来访客：了解探访对象，进行来访登记。（1）要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事？）（2）属于媒体（杂志、报刊、电视台等）（３）属于参观客人，先询问是与谁联系的送货人员：电话通知相关的采购人员验收货物。(1)属于电脑设备、网络设备，通知网管(2)属于办公用品，通知人事行政助理（三）日常工作1.开关射灯及办公区域照明。2.来访人员的出入登记表3.每日更新销售人员分机表。相关表格《员工分机表》《来访出入登记表》《员工出入登记表》处人待事合理，很好的处理好公司前台接待就是好前台你理解的前台是做什么的？前台的工作非常琐碎，但同时也是公司运营中最重要的一部分。首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也包括打电话）所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语（参照五星级酒店前台及电话总机）二、其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打电话、收发传真、快递、给员工订饮用水、订餐、给出差人员订票、公司的卫生大概这些，你先做好第一条，其他的只要你有一颗热爱公司的心就是把公司当作自己爱惜的家，老板的事当作是自己的事，其他的同事当作自己的兄弟姐妹，你在大家的眼里自然就是勤奋，好学，懂事的应届大学生了：）还有一点，每次下班时若你老板没走你一定要去问一声“老板我下班了，您有什么事要我做么？”一般得到的回答都应该是“没有你走吧”行政文员(行政助理)工作内容，请阅读。1、负责公司纪律的制定和监督；2、负责部分计算机打印和复印；3、负责公司考勤制定和管理；4、负责人事招聘及新员工的入场培训及个人档案的建立，劳动合同，暂住证及工商保险资料的登记和整理；辞退手续。考勤卡的管理，核对并制作加班单，并统计和汇总，每月交至财务做账并留底；5、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记；名片印制等工作；6、负责工厂及宿舍5S及安全检查，负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。负责前台及清洁工的工作安排；7、负责制定并监督公司车辆使用管理制度；8、负责按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。office.9、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。10、完成各项勤杂、采购工作。做好公司食堂费用支出和流水账登记并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；11、负责完成行政部经理临时交办的其他任务。前台文员工作职责1.时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开。2.负责日常来访客人的接待和登记工作，应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》，及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司一楼会客厅等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。3.普通话标准，及时、准确地接听、转接电话，礼貌亲切，简洁清晰。4.负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。5.监督公司员工的考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。6.每月统计公司员工的考勤情况，并交财务部核发工资，考勤资料存档。7.监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。8.负责公司前台区域的清洁卫生。9.负责管理好公司的植物、观赏鱼等日常维护工作。10.负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。11.负责公司办公用品的收发工作，做好办公用品出入库的登记。12.做好公司宣传板报的出版工作。13.负责公司安全，每天下班前认真检查各个门窗，水，电，办公设备等，窗户要挂钩锁好，门要反锁，断开电源。14.统计和核实公司各人员的年公休假及病、事假情况，并保管好请假条。15.管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。篇二：前台文员工作汇总行政工作指导书目录1、前台工作流程.................................................12、执行行政管理制度.............................................23、文档管理.....................................................24、办公用品管理.................................................35、饮用水管理...................................................36、办公设备管理.................................................47、办公室日常事务管理...........................................48、员工活动组织.................................................59、其它工作.....................................................5一、前台工作流程1.电话转接:接听来电(您好!轩辕)—询问找访谁—转给相应的人(ICM-分机号-TRFR。当来电要找的人不在公司时，需要将来电人的联系方式记录在《来电登记表》中，并尽快通知相关人员回复。2.电话广播功能操作：拿起话柄按ICM—按“8”“0”—广播内容3.来宾接待：带来宾进等候室并询问拜访谁---通知相关人员接待（对于一些与公司确实没有业务来往或公司不想见的人员来访，应尽量打发他们。）4.重要来宾接待：根据来宾人数准备相应的饮料（目前公司供应的是小瓶矿泉水）、水果洗好摆好，欢迎牌放于公司大门位置（大厦大堂是否需要放欢迎牌须根据实际来决定）。5.来文（传真件）登记：在《传真签收表》进行登记---通知相关人员---签收6.收件邮寄：投寄人填写好快递单，将投寄物包装好，联系速递公司在每天两个时间点：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司现使用的速递公司是顺丰快递，月结号：02011540825。电话：4008111111）二、执行行政管理制度1.根据平时的观察，对于执行得不好的制度加于强调。2.每月初对上月执行制度的情况进行总结，总结中反映发现的问题及对问题进行分析。3.每天检查员工的考勤状况：每天早上上班后，打开考勤软件，检查员工是否准时打卡上班，对于无考勤记录的人员，查问去处，记录于《出勤登记表》中，在09：00前提交给主管审阅。4.每月4号下班前统计公司全体员工的出勤记录：迟到、休假、出差、加班，统计好后，制度成电子版提交给行政总监及抄送一份给财务总监。三、文档管理1.文档管理：一般文档一年一存档（一年一独立文件盒），重要文件如租赁合同等则随时存档（同一文件盒可以使用多年），文件盒贴好标识，方便查找。建立《文件借阅一览表》，对于重要的文件借阅应登记借阅表中，以保障重要文件的安全。2.保管公司证书原件：1）ISO质量体系认证证书（中英）；2）高级项目经理证书；3）项目经理证书；4）华为网络工程师认证证书；5）ITIL认证证书。四、办公用品管理1.采购申请，完成办公用品，办公设备消耗的采购工作，并对采购、使用进行登记：办公用品采购：找固定的供应商，价格和服务都对公司比较有利。2.办公用品领用：员工可以领用办公用品：1）计算器一个（一般业务才用）2）名片本一个（一般业务才用）3）笔一支4）笔记本一本5）铅笔一支6）胶水一瓶7）告示贴一本以上标准随员工在公司服务时间可重复领用（计算器和名片本除外）。3.检查办公用品库存—领用登记—拿领用品4.员工领用后在“领用登记簿”上登记并签字。五、饮用水管理1.饮用水的选用：水质保证可以通过其营业执照、水质检验报告等资料来确诊。对于刚开始合作的公司，第一次试用不应签太多数量，经过使用后，在质量、服务及价格方面觉得都不错了，再签一定的数量。即使已建立了诚信的合作了，在合同签定后，也不能一次把所有水票购买，应分期购买，用完一批再买下一批。2.饮用水订购：联系供水公司---（订水）报客户编号---报需要的数量---水到登记或付水票，现公司的饮水公司是景田饮用水，卡号：J52413。六、办公设备管理1.新购设