照片档案的文字说明

照片档案的文字说明第一部分：照片文件整理手册照片档案整理手册一、什么是照片档案照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，以静止摄影影像为主要反映方式，辅以文字叙述的有保存价值的历史记录。建设项目竣工照片档案是指各项目承包单位在建设项目施工过程中直接形成，以静止摄影影像为主要反映方式，辅以文字叙述的有保存价值的历史记录。二、建设项目照片档案的收集范围（一）反映项目承包单位在项目建设过程的主要活动、工作成果和存在问题(包括征地、工程质量等方面）的照片。（二）反映广州地铁和上级单位领导参加的项目相关重要会议及重大活动的照片。（三）记录地铁工程项目所在地区重大事件（重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象）的照片。（四）其他与地铁工程项目内容相关、具有保存价值的照片。三、照片档案的收集要求：数码照片档案，数码照片文件分辨率须≥2560×1920，有效像素≥500万像素，每张照片形成的图像文件大小1MB以上。数码照片采用压缩的文件格式（JPG、JPEG等）。（一）照片档案所反映和保存的画面应清晰、完整和准确，对反映同一内容的若干个影像，应选择具有主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片存档。（二）照片档案应具有相应的文字说明记录。（三）一个项目的归档照片数量不得少于40张。四、照片档案的整理（一）照片的排序：可按照片内容进行分类排序，也可按照片的时间先后顺序进行排序。（二）照片档案（包括档案案卷目录、卷内目录和归档电子文件，目录格式见附件1、2）须上传至档案系统，并确保所上传的数据为最终版本，内容与纸质档案一致。（三）归档照片档案电子文件的命名，由照片电子文件在卷内目录的排列顺序号（阿拉伯数字）和照片题名组成。若已分配档号，使用“分类号-案卷号-卷内序号”的格式对电子文件进行重命名。（四）照片档案的字段信息，填写要求如下：工程名称：与项目对应的工程名称一致。题名：简明扼要说明照片内容，题名不能重复。拍摄日期：照片的拍摄日期，用8位阿拉伯数字表示（例如：2013年8月8日记录为20130808）。页号：照片所在档案册的页码。人物：只填局级以上领导干部，如国家、省市领导、地铁总公司领导等，其他人物不用填，填写时要写上人物的全名、职位和在照片的位置。地点：照片拍摄的地点，施工照片具体到站台及站厅。责任者：填写拍摄者。类别代码：填大写英文字母I。照片号：格式为“分类号-案卷号-卷内序号”，照片档号由广州地铁总公司档案部门提供。参见号：是照片对应的电子文件所存储的光盘档号，由广州地铁总公司档案部门提供。规格：照片一般填4R（五）主题标签的填写：主题标签方在档案册所有照片的最前面，是对照片册内容的总说明，如什么事件，时间段等。（六）卷内备考表的填写卷内备考表包括：卷内情况说明、立卷人、审核人、立卷时间等。卷内备考表应放在册内最后位置。卷内情况说明须填写卷内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。立卷人、审核人必须手签名确认。六、照片档案册的制作与移交（一）照片档案册采用将文字信息与照片一次性冲印的画册方式进行制作，照片文字信息与照片电子文件整理好后，可送画册制作公司按照我司统一的板式进行排版制作，板式可与档案部门联系索取。（二）施工单位和监理单位均要按要求制作及移交照片档案册，一般来说一个项目移交一本照片档案册，一个施工标段有多个地铁站的，每个站移交一本照片档案册；一个盾构标段有多个区间的、一个监理标有多个施工标段，可只移交一本照片档案册，为了能反映工程量，照片数量须适当增加；跨车站或全线安装的项目，可只移交一本照片档案册，但内容须涵盖多个车站或线路的内容。（三）移交套数广佛线：一式四套，分别交给广州地铁公司、广佛公司和两地城建档案馆。不同套别的照片档案册内容上是一致的，其中移交广佛公司及佛山城建档案馆的照片档案封面名称为广东广佛轨道交通有限公司，移交两地城建档案馆的照片档案须按照两地城建档案馆的要求进行制作。移交广州地铁和广佛公司的照片档案，还须移交照片档案对应的电子档案，一式两套。（一）移交时间单位工程完成竣工验收后三个月内。篇二：照片档案六要素说明格式篇三：照片档案归档整理规则照片档案归档整理规则一.归档内容：1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。3.单位组织或参加重要外事活动的照片。4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。9.与其他载体有密切联系的照片。10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。11.其他有保存价值的照片。二.归档要求及归档方式：1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。三.归档时间：1.照片资料每年三月——六月归档。2.照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。四.整理规则1整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。2.照片的分类按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。3.照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。4.照片的编号照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。例：2006——Y——1——1——⑥组联号（一组照片中第几张）照片流水号册号保管期限代码年度5.保管期限及代码：照片档案保管期限分为长期、短期、永久保管。分别用“Y、C、D”对应代表。底片分别与照片编号合一，（影像相符的照片编号与底片编号相同）。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。6.组合照片整理1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。4）同组中的每一张照片均用铅笔在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。5）整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。6）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在照片卡内。7.照片入册1）照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。册号：从保管期限内照片册的排列从“1”开始依顺序编号。张号：格式中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号2）按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。3）大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。8.说明内容：照片说明采用照片卡进行：a.事由应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。b.参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：（相关档案种类）档号注：括号内为选择性著录内容。示例1：文书档案2005—C—15示例2：科技档案2050—8400—1c.照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。示例：2006年3月16日写作2006-03-16。d.摄影者填写个人名，必要时可加写单位。e.文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。f.说明的位置单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。密级：密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T7156及有关规定执行。9.目录格式目录：照片档案目录种类包括照片册目录、照片册内目录，可根据需要增加项目。例照片册目录照片册内目录10.册内备考表册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移交、销毁等情况。对底片发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。