《秘书资格证考试教材》提纲

职业资格考试交流《秘书资格证考试教材》提纲第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类1、含义：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。2、分类：（1）行政公文。13种行政公文：命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（2）事务公文。传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议纪录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。（3）商务公文。意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。二、通用公文的制发程序1、草拟（1）主要要求：①符合国家的法律、法规及其他有关规定；②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确；③结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；④应当使用国家法定计量单位；⑤公文使用简称，应当先用全称，并注明简称；⑥公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和字词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2、审核（1）由办公厅（室）进行审核；（2）审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。3、签发以机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。4、复核复核重点：审核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程中的最后一道把关环节。三、事务文书、商务文书的制发程序草拟、审核、定稿、公布、操作第二节应用文书的格式一、通用文书的格式1、通用公文用纸和印装规格公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mmx297mm.公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；版心尺寸为156mmx225mm(不职业资格考试交流含页码)。文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。公文左侧骑马订或平定，不掉页；后背平整、不空。2、通用公文中各要素标识规则（1）眉首包括要素：①公文分数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。应根据公文的份数来决定编几位数字，但至少应不低于两位，即“1”编为“01”。②秘密等级和保密期限：分为“绝密”“机密”“秘密”三级。③紧急程度：分为“特急”和“急件”两种。④发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。⑤发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。⑥签发人（会签人）：上报的公文需标识签发人。⑦红色反线。★上报的公文需标识签发人。（05年11月份三级）（1）主体包括要素：①公文标题：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。②主送机关：上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文写数个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告等）可以不写主送机关。③正文④附件⑤成文日期：掌握原则：机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准。联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。须经会议讨论通过的，以通过日期为准。须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。⑥印章：公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。（05年11月三级）单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字。加盖印章应上距正文2mm~4mm。如印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。两个机关联合行文时，落款处也不署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期。（06年11月四级）⑦附注（2）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。★公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。（05年11月三级）3、通用公文的特定格式（1）信函式格式处为一条横线（称武文线），线长170mm。距下边20mm处为一条横线（称文武线），线长亦为170mm。发文机关名称及双线均印红色。（2）会议纪要式格式国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。（06年11月三级）至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。（3）事务文书、商务文书的格式灵活性、多样性第三节、应用文书的要素一、材料1、占有：时间部分古今；性质不分正反；类别不分点面。途径：亲身经历所得调查阅读所获2、鉴别3、选择：原则：（1）围绕主题选择材料；（2）选择典型材料；（3）选择真实准确的材料（4）选择生动新颖的材料。4、使用（1）恰当安排材料的先后顺序；（2）确定材料的详略程度；根据主题的需要确定材料的详略；根据文体的特点确定材料的详略。二、主题1、概念：作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。2、确立主题的依据：（1）以写作目的为立意依据；（2）以材料本身的意义为立意依据。3、对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中三、结构1、结构的内容：（1）标题：公文标题：发文机关+事由+文种（06年11月四级）一般文章标题：单标题双标题（由正标题和副标题组成）（2）开头开头方式：概述式、目的式、开门见山式、引用来文式（3）层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式（4）段落：提行式、条款式、篇段合一式（5）过渡：过渡词、过渡句、过渡段（6）照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应（7）结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾（没有结尾）2、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一四、语言1、运用语言的标准：准确、简洁、平实2、应用文书专用语言开头用语：为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍承启用语：根据……决定，根据……特通告如下，拟采取以下措施引述用语：悉、收悉、文悉批转用语：批示、阅批、审批、批转称谓用语：我（部）、贵（局）、你（省）经办用语：经、业经、兹经、拟、施行、审定（2005年11月三级）职业资格考试交流表态用语：不同意、同意、不可、可办、批准结尾用语：用于请示：当否、请批示、妥否，请批复用于函：请研究函复、盼复、望协助办理用于报告：请指正、请审阅用于批复、函复：此复、特函复用于知照性公文：特此公告（通告、通知、通报）第四节应用文书的表达方式一、叙述1、概念：把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果2、叙述的人称：（1）第一人称（2）第三人称3、叙述的方式：顺叙，倒叙二、议论1、概念三要素：论点、论据、论证2、类型：（1）立论：从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来。（2）反驳：设法证明对方论点是错误的，从而驳倒对方、树立起自己论点的说理方法。3、论证的方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法三、说明1、概念2、方法：（1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表第二章办公自动化基础第一节计算机基础知识CPU内存储器一、计算机的硬件系统存储器外存储器输入设备输出设备二、计算机的软件系统：1、系统软件2、应用软件三、计算机的日常使用与维护1、启动与关机（1）开关机的顺序：打开显示器、打印机等外部设备的电源，最后打开主机电源。（2）启动：1）冷启动：在没有接通电源的情况下进行启动。2）热启动：按住“Ctrl+Alt+Del”键，另一种是按主机箱板上的“Reset”键。（3）关闭：按操作系统规定的规范的关机步骤。2、“死机”的处理：进行热启动。3、常规硬件维护：常规清理灰尘。4、软件系统的维护（1）清理磁盘：在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘清理”。职业资格考试交流（2）整理碎片：在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘碎片整理程序”。（3）检查磁盘：在“我的电脑”窗口中选定要检查的驱动器，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，出现磁盘属性对话框，单击“工具”选项卡，再单击“开始检查”按钮。（2006年11月三级）5、计算机病毒（1）计算机病毒的特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性。（2）计算机病毒的防治：不滥用磁盘，尽量做到专机专用、专盘专用。不要用来路不明的软件。安装防毒软件，运行病毒防火墙，实时监视病毒的入侵和感染。不要打开来路不明的邮件。对重要的数据进行备份。第二节WindowsXP操作系统使用基础一、WindowsXP的工作界面1、WindowsXP桌面布局：（1）快捷图标（2）背景画面（3）任务栏2、Windows窗口（1）Windows窗口基本组成元素标题栏、菜单栏、工具栏、边框、滚动条、状态栏、工作区。（2）Windows窗口基本操作：移动窗口；改变窗大小；滚动窗口的内容；切换窗口；排列窗口3、Windows对话框：标题栏、文本框、数值框、列表框、下拉式列表框、单选按钮、复选框、滑块、命令按钮。4、Windows菜单（1）菜单的种类：开始菜单控制菜单快捷菜单下拉菜单级联菜单（2）菜单的约定二、文件管理1、创建文件或文档2、选取文件或文档3、复制、移动文件或文件夹（1）用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象（2005年11月三级）（2）使用“剪贴板”复制或移动对象4、删除文件或文件夹（1）将删除对象移入回收站（2）不再保留的删除5、重命名文件或文件夹：可选定对象并单击其名称，出现闪烁光标后，输入新名称，并按回车键，也可以使用快捷菜单重新命名。6、查找文件或文件夹7、查看文件或文件属性;（1）存档属性（2）隐藏属性（3）只读属性8、Windows资源管理器的使用（1）资源管理器的启动：开始按钮“所有程序”“附件”“Windows资源管理器”使用快捷菜单启动资源管理器。（2）资源管理器的窗口布局：采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。（3）基本使用方法三、程序管理1、启动程序2、切换程序3、安装与卸载应用程序（1）安装程序职业资格考试交流（2）卸载程序4、创建和使用快捷方式四、WindowsXP的其他常用操作1、修改系统日期和时间2、使用屏幕保护程序3、使用联机帮助功能第三节Word2003的应用基础一、文档的输入与保存1、Word2003的启动2、文件的新建与打开3、文件的存盘4、关闭与退出二、文本编辑1、选择中文输入法2、移动插入点3、选取文本（2006年11月三级）4、复制、移动、删除文本5、撤消与恢复操作6、插入与改写文本7、查找和替换三、表格处理1、创建表格2、编辑表格3、3、修改表格（1）选定单元格（2）合并与拆分单元格（3）插入或删除行（列）（06年11月四级）（4）插入或删除单元格4、排版表格（1）改变行高或列宽（2）表格文字的格式化（3）设置表格边框（4）设置表格的自动套用格式四、格式设置1、设置字符格式2、设置段落格式3、设置页面格式五、打印输出1、打印预览2、打印输出第四节Excel2003应用基础一、建立和编辑工作表1、工作簿的创建2、单元格的选定3、数据的输入4、数据的编辑（1）修改单元格中的数据（2）删除单元格中的数据（3）移动、复制单元格数据（4）追加数据（5）设定数据有效性5、工作表的操作（1）改变工作表的名字（06年11月四级）（2）选定工作表（3）插入、删除工作表（4）移动、复制工作表6、工作簿的保存与关闭二、工作表的格式化1、数据格式的设置（1）设置文字格式（2）设置数字格式（3）单元格中文字的折行（4）