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办公文秘--办公设备通用户手册（适用版本：V2.2单机版、网络版）第一章：软件介绍一.概述《办公设备通》是一款专门面向办公设备行业的管理软件。系统以客户关系为核心，技术服务、机器租赁、全保、销售业务为主要管理内容，实现办公设备企业的全面管理。通过使用该软件，企业能够有效地减少客户流失，协调内部工作，压缩经营成本从而打造核心竞争力，将企业做大做强。该产品是国内首款以办公设备行业为服务对象的通用软件，同时也是一款久经用户考验，凝聚行业专家管理智慧的软件产品。软件具有强大的可定制、可伸缩性，用户可以根据自己的企业需要做相关设置以满足自己的个性需求。管理员还可以通过一百多个权限控制对每个用户分配不同的权限。设计的“技术员”视图，使得可以限制技术员只能查询、操作自己的业务。网络版以SQLServer2000为后台数据库；对于业务数据量大、稳定性要求高、操作终端多的用户尤其适合。该软件支持对业务资料的模糊查询、组合查询、汉字首拼音字母查询；支持条码管理；支持用户对关键报表（如派工单）的自定义修改、支持来电捕捉、智能多重备份。二.适用用户适用于从事复印机、打印机、一体机等办公设备维修、维护、租赁以及设备和耗材销售为主要业务的企业。2三.如何开始对于单机版，下载后安装后即可使用。对于网络版，需要先建立SQLServer2000数据库服务器后才可以使用。对于网络版的安装可以参考后面的“网络版安装说明”。软件安装好后，运行现实登陆框，初始用户名和密码都为空。直接进入即可。第一次进去后，您需要先做系统初始化。点击“系统维护”菜单，选择“系统初始化”；初始化的目的是填写您的基本信息，清空软件里面的残余数据。第一次初始化时，要全部选择数据初始化的数据选项。系统初始化完成后，进行一些必要的设置。包括：系统设置、基础数据录入。点击菜单“系统维护-系统设置”，设置系统参数。更多系统设置帮助参考后续的说明。点击菜单“基础信息”。依次对下面的子目录进行设置。除了基本设置里面的信息需要填写以外，各个功能模块也有些基本数据需要录入。例如“客户关系”中的“客户分类”；“仓库管理”中的“产品目录”等。可以在后续的实际用户过程中，对这来自些数据做必要的补充编辑。录入产品目录信息，完成备件的入库工作，建立备件库存。对于一些重要的历史客户信息，可以在客户目录中建立客户信息。对于多用户使用的情况，可以设置权限控制。点击“系统维护”－“用户管理”即可建立用户的帐号信息，必须要注意的是，必须建立至少一个超级用户。不同用户的权限可以通过权限组来设置。点击“系统维护”-“权限组”设置权限组。系统设置和基本信息的编辑、设置工作完成后，就可以进行业务的处理了。软件的业3务处理采用流程化管理。例如一笔技术服务，需要经过：受理登记、工单处理、结算收费、审核关闭等流程处理。四.数据升级该软件采取高版本升级底版本数据的方式升级。升级版本之前，先做好旧版本的数据备份，以防止以外情况。需要特别说明的是，版本之间不能隔代升级，例如：2.2版本可以升级2.1版本，但是不能直接升级2.0版本。如果您现在的版本是2.0版本，要升级到2.2版本，必须先下载安装2.1版本，先把2.0的数据升级到2.1版本，再通过2.1版本中的数据升级把1.9的数据升级过来。也就是必须逐级升级。下面以2.2版本升级2.1版本为例，介绍升级步骤。1.安装2.2版本，需要注意的是，不要和原来的2.1安装在同一个目录。2.升级前，对于单据版本，您需要确认本地电脑有2.1版本，对于网络版本，您需要在SQLServer2000数据库中，安装数据库，建立新版本的数据库。3.运行菜单“系统－升级2.1版本”，如果系统检测到旧的版本会跳出一个对话框，输入升级密码；如果您是注册用户，可以向我们索要该密码。输入密码后会弹出升级对话框。4.点击“确定”进行数据升级。完成数据升级。有两点必须注意：1.千万不要用旧版本的数据覆盖新版本的数据，新旧版本的数据库结构是不一样的。2.千万不要做多次升级，这样会出现记录重复的问题。五.运行环境单机版或者网络版客户端：Intel或兼容机；Win98/Me/NT/2000/XP/2003。对于win98操作系统需要安装Microsoftoffice软件或者ADO数据库引擎。网络版服务器端：硬件：Intel或兼容机，Pentium166MHz以上；64M以上RAM，建议128M;硬盘空间500M以上。软件：WIN2000Server/WinNTServer4.0操作系统，SQLServer2000企业版，或Win98/2000/XP操作系统，SQLServer2000个人版。4第二章：系统设置打开菜单：系统维护－系统设置。一.基本设置基本设置包括：基本约定和功能开关。维修业务流程默认情况下是：受理登记—〉工单处理—〉结算收费—〉审核关闭。用户可以根据实际需要启动一个可选环节：“报价派工”。维修默认处理时限：对我维修业务可以根据不同的修品类别进行处理时限限制，规定的时限内如果不能完成，可以根据技术员提成公式产生负激励（扣款）。对于修品类别没有设置的情况，按照默认维修处理时限进行处理。保内业务收费约定：保内维修情况下的业务结算，包括：全免费维修、只收取维修费、只收取材料费。该设置将影响保内业务的结算收费。出库是否需要审核：如果选择出库需要审核，那么备件填写出库单或者在业务处理中使用后将不能直接改变对应的库存，需要仓库管理员审核后才可以出库，引起库存的改变。同理，适用入库审核。是否允许负库存：对于不需要用该软件管理库存的用户来说，可以设置为“允许负库存”。如果不允许负库存，在备件出售或者更换的时候如果库存不足将引起操作失败。打印单据前是否预览：对于经常输出的单据，例如：取物凭证、收费单、销售单等可以设置为不预览即可打印。如果启用了员工库，那么在具体的业务操作，如维修、安装的时候，备件不直接从良品库出库，而是从员工库里面出库，因此员工必须先从仓库领用。对于换下的废品也不是直接回废品库，而是先进入员工库，员工退件后再进入废品库。业务的关键操作都将被系统以日志的形式记录，为了节约资源提高性能，可以选择“业务结束后清空操作日志”。另外可以设置离开后系统自动锁定，锁定时间可以自行设置。数据自动备份路径是系统启动的时候自动备份数据的路径，如果不设置，那么将默认备5份在安装目录下的bak文件夹下。系统保留最近10天内的备份。网络版本的自动备份设置参考设置旁边的帮助。二.编号计划系统默认了所有的编号方式，系统默认的编号方式是：前缀＋年份2位＋月份2位＋日期2位＋当日流水。如果对系统的编号方式不满意，用户可以自定义自己的编号方式。编号的产生决定于：前缀，后缀位数和后缀起始值。形如“wx-00001”的编号，前缀为“wx-”，后缀为“00001”。后缀位数为5位，其中后缀必须为整数串，起始值可以根据需要设置。三.回访设置回访设置预定了回访的业务范围、客户范围和时间范围。在约定的时间范围内，您的待回访列表中会出现要回访的业务。]回访结果可以影响对应业务的技术人员的业绩。在回访设置中可以设置不同回访结果对应的奖惩金额。四.业务提成定义不同角色的员工是否提成。要使得提成生效还需要在员工信息中，设置员工的提成公式。五.其它除了“印刷”和“制版”两个系统默认的设备计数器外，用户还可以定义不超过3个自定义计数器。数据自动备份路径是系统启动的时候自动备份数据的路径，如果不设置，那么将默认备份在安装目录下的bak文件夹下。系统保留最近10天内的备份。第三章：基础信息维护6基础信息是系统的基础数据，建立完善的基础数据有利于提供业务录入效率，方便统计。点开“基础信息”可以分别设置。其中基本信息包括：客户地域、产品品牌、产品外观、随机附件、业务取消原因等。客户地域：客户所处地域，在客户关系管理中要用到。产品品牌：常见的产品品牌。产品外观：常见的外观信息。随机附件：常见的随修品附带的附件信息。业务取消原因：业务被取消的原因。修品类别指的是维修品的分类，比如打印机、复印机、一体机等。需要说明的是，该设置也将被产品目录作为“属性”引用。可以对不同类别设置不同的业绩点，便于核算提成；也可以设置维修上线，便于跟踪进度。修品型号：常见的产品型号，包括品牌和类别信息。常见故障：常见的故障信息，根据修品类别划分。业务状态：服务过程中的工单状态标示，如缺件、等工具等。服务项目：常用的服务项目，将直接影响技术服务收费、员工提成、对厂家结算等，非常重要。货运方式目录：发货常用的渠道，如申通快递等。收支项目：常用的收入、支出项目，类似会计科目。收支账户：收款、支出帐户信息，分两类：现金帐户、银行账户。仓库目录：仓库名称，如果要进行库存管理，必须设置至少一个仓库。仓位目录：存放库存品的位置（货架）。部门设置：公司内部的部门。员工信息：员工资料管理、维护；可以设置接车人提成公式。基本信息可以在软件使用过程中根据实际情况做调整；有些信息例如客户目录、产品目录等，会在使用过程中动态调整。比如新登记一个业务，如果该业务对应的客户是新客户，该客户信息会自动添加到客户目录中。有些信息也可以自动学习，例如在受理登记的时候，输入某个品牌的产品，而这个品牌在当前的“产品品牌”目录中不存在，那么系统会提示是否将该品牌数据加入“品牌目录”。7第四章：客户关系一.客户分类根据具体的客户情况给客户分类以便管理。针对不同的客户类别可以设置不同的欠款额度、维修费折扣、材料费折扣。折扣将在维修结算时生效。对于有些业务完成后，不需要记录客户信息的客户可以选择“不保存客户资料”；对于需要做回访的客户可以设置“该类客户需要回访”。二.客户管理列出了所有客户及其相关业务。可以打印客户列表、输出到Excel格式。双击记录可以显示客户信息明细，并可以修改更新。对于多个联系人的情况，可以在对应的客户资料下添加联系人信息。“设备档案”、“联系人”、“促销拜访”、“维修保养”、“业务回访”、“销售”、、“安装”、“退货”、“账款”等信息是在日常业务中生成的客户关联资料。主表格的布局可以自定义设置（工具-表格布局）。设备档案是跟客户关联的销售、安装、维修、租赁过程中建立的机器档案，也可以在客户资料里面预先设置，便于在业务中调用。点击“设备档案”右上的“新建”、“修改”、“删除”可以对机器档案进行操作，需要特别说明的是，“序列号”是识别不同机器的唯8一标志，必须填写。中国最大的资料下载促销拜访列出了针对对应客户做出的促销拜访，可以设置促销拜访条件，以便实现周期性拜访或者条件触发拜访。如图：由于种种原因，可能会对同一个客户建立了多于一条的客户档案，这种情况，可以采用“客户合并”功能。按住CTRL键，用鼠标点选要合并的客户记录，点右上角的“合并客户”对客户资料进行合并。如图：三.设备档案设备档案在客户管理中建立、维护。设备档案将所有客户的机器信息直观地列出，便于管理。可以针对不同的设备，建立对应的保养合同和维修合同。在设备档案中，可以管理设备的计数器。计数器除了在设备档案中编辑外，在具体的维修保养业务中，如果填写了计数器信息，也会自动刷新对应的设备档案中的计数器，更符合实际操作流程。设备档案中的“耗材购买”，是从销售业务中的耗材销售中引用。当在设备档案中，如果对应设备资料设置了“跟踪耗材购买情况”（客户管理中对设备档案进行编辑），系统会通过对比计数器本期上期差额和期间的耗材购买情况做出异常提示。如图：9四.维修合同维修合同在机器档案中建立、维护。维修合同包括是三个状态：将执行、正执行和已过期。合同建立好后，系统会根据当前时间自动更新合同状态，处于合同期的设备，状态为“合同保修期”，合同期后会自动置为“保外”。在维修合同将到期时，在导航界面会做相关提示，提前预警参数可以在提示界面中设置。在提醒界面，点“生成拜访”，会根据合同内容生成待拜访任务列表。如图：10五.保养合同保养合同在机器档案中建立、维护。保养合同包括是三个状态：将执行、正执行和已过期。合同建立好后，系统会根据当前时间自动更新合同状态，处于合同期的设备