【培训课件】秘书实务

《秘书实务》第一讲绪论第二讲秘书素质与可持续发展第三讲秘书素质第四讲秘书的晋升与发展第五讲秘书职业道德与行为规范第六讲秘书行为规范第七讲综合实训与作业第八讲秘书工作环境第九讲秘书工作的中观环境和微观环境第十讲秘书的日常事务工作（一）第十一讲秘书的日常事务工作（一）第十二讲秘书日常事务工作（二）第十三讲秘书日常事务工作（二）第十四讲秘书日常事务工作（三）第十五讲协调工作第十六讲材料阅读与技能训练第十七讲接待工作第十八讲接待工作技能训练第十八讲信息工作第十九讲调查研究第二十讲综合技能训练第二十一讲信访和值班工作第二十二讲会务工作概述第二十三讲会议的组织第二十四讲会议组织的资料阅读和技能训练第二十五讲会议的管理第二十六讲秘书的办文工作第二十七讲技能训练第一章绪论教学目的和要求：掌握秘书的定义和分类了解秘书学的产生和研究对象理解秘书学的特征与研究方法教学重点和难点：秘书的含义、分类和层次，秘书学课程概述教学方法：讲授法、启发法教学课时：两课时一、秘书的定义1、“秘书”的出处（1）《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”（2）《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书。”（3）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。2、狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。3、广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。据此，在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。二、秘书的分类1、秘书的纵向分类中国：（1）初级秘书（2）中级秘书（3）高级秘书日本：（1）见习秘书（2）初级秘书（3）中级秘书（4）高级秘书美国：（1）LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级（2）LR-一级秘书、LR-2级秘书2、秘书的横向分类(1)商务秘书(2)教学秘书(3)司法秘书(4)医务秘书(5)政务秘书……三、秘书学的产生、研究对象及其性质1、秘书学的产生秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。（1）现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。（2）秘书职业化阶段。（3）秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。（4）秘书学形成的阶段。80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志：（1）秘书教育大发展初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。（2）秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。（3）秘书刊物的出版发行中共中央办公厅《秘书工作》上海大学：《秘书》2、秘书学的研究对象关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（1）“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。（2）“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。（3）“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。（4）秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书活动的基本要素：秘书人员——主体秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。三、秘书学的特征与研究方法1、秘书学的性质和特征性质：秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。特征：（1）知识的综合性（2）理论的应用性（3）学科的群体性2、秘书学的研究方法（1）理论联系实际（2）运用比较的方法（3）注重对其他学科尤其是相关学科的研究（4）高校教师与秘书工作者合作第二章秘书素质与可持续发展教学目的和要求：掌握秘书任职的资格与条件懂得如何准备应聘材料了解秘书应聘的方式与技巧理解秘书在试用期内的工作要求教学重点和难点：秘书的任职资格和条件，秘书应聘技巧和方法教学方法：讲授法、启发法、案例法教学课时：两课时一、秘书的任职资格与条件1、通过具体的例子让学生了解秘书的任职资格与条件例1：诚聘三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司，投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。目前在福州已成功开发有“三盛·果岭生活”、“三盛·巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目，并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发。现因业务发展迅速，诚邀英才加盟。本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。1、秘书本科学历，中文、工商管理或房地产经营管理专业，形象气质佳，综合素质较高；有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验，熟悉办公软件。例2：工学院招聘启事因工作需要，北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名，负责工学院本科生、研究生教学管理的具体事务及相关事宜。试用期6个月，试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理。工学院的情况可参见：一．招聘条件：1、本科或以上学历，贯彻执行党的路线、方针和政策；2、有较强的中英文口头和书面交流能力，英语达到六级水平；3、具有较好的沟通协调能力和应变能力；4、工作态度认真，责任心强，能较好地与人相处共事，并有吃苦耐劳精神；5、具有计算机操作基础知识，熟练掌握Office系统和相关办公网络系统；6、身体健康；7、具有北京市户口。二．报名办法：1、需提交申请人个人简历个人简历请发送电子邮件至：[e-mail]；2、初选合格者将通知面试，应聘材料恕不退还面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料（培训经历、获奖证书等）原件；3、报名截止日期：2005年10月9日。北京大学工学院2005年9月26日例3：宝洁公司招聘宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁公司正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下人员：研究开发部秘书3人MainResponsibilities:ProvidesecretarialadministrativesupporttotheP&GDepartmenttofacilitateitsdevelopmentofnewproductsandtechnologies.Workwillincludesecretarialduties(travelandmeetingarrangements,typing,filingect.)actingasakeycommonicationfacilitatorforregionalandglobalP&Gcolleaguesandmayincludemanagementofindependentadministrativeprojectsforthedepartment.Requirements:1.collegegraduateorvocationalschoolgraduate2.1-2yearsecretarial3.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.4.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel,etc.……2、通过具体的用人信息，得出结论（1）用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力，这些要求近年已经逐步量化为硬件。（2）软件条件绵里藏针。所谓“软件”，是由那些“良好的”“熟练的”、“GoodfluencyEnergeticeffectively等等词汇来体现的，二这可以说是高难标准。（3）“第二专业”不可或缺。几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能。“有相关专业工作经验者优先考虑”的声名，表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验越来越重视。（4）“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性的要求反而模糊，像人际关系、综合素质、气质人品等。（5）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。二、秘书的应聘1、准备相关的应聘材料（！）学历证明：毕业证书、学位证书（2）求职申请：即自荐书（3）推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两份。（4）履历材料：可以视表格，也可以是文章材料（5）求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。（6）身份证、工作证、求职证等必要证件（7）相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。2、应聘的预约（1）要明确联系目的，弄清楚招聘启事上没有写明、而你又想知道，以决定自己是否应试的问题。如果是电话预约，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，不要犹豫或吞吞吐吐。（2）事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答，对方没有问及，你不必说。如果问到，要简单明了，对答从容。（3）也许你感觉谈话十分成功，即便如此，对方不问，你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一二，对方不可能一一记住，你也不必显得过分渴望这份工作。（4）根据电话中随时记下公司的情况，以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平，通盘考虑是否进一步应试。3、面试的技巧(1)态度自然放松(2)穿着适合那份工作的服装(3)以你最好的一张脸前往(4)不要带那些叮叮当当作响的道具(5)走进去时保持站立的姿势(6)把主试官当成一个朋友(7)让主试官感到自在(8)倾听并且发问(9)对自己充满信心(10)注意你的第一印象三、秘书在试用期内的工作注意事项（1）如果有些你关心的问题，在面试中你没好意思问清楚，在试用前，必须向有关人员询问。比如你的报酬（试工期和录用期的）、待遇、具体的工作部门和工作内容等。（2）详细了解单位有关的规章制度和纪律要求，不要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来申明。（3）坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情况，以免出现问题，造成误解。（4）尽快进入角色，尽早熟悉工作，尽量减少因为自己生疏和不熟练造成的工作不顺利。（5）新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标，一定保持沉稳，避免热情过度，做事适可而止，注意观察体会工作环境和氛围。（6）试用应当说是对双方而言的。所以在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作，对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份工作是否有发展前途。（7）适当的时候，向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意，表明自己希望被录用的意愿。如果你不是这样的感觉，就更要及时表示。秘书素质教学目的和要求：了解秘书的性格特征和思维类型，熟悉秘书的气质，掌握秘书的创造性思维掌握秘书修养、职业道德和能力要求的相关知识教学重点和难点秘书修养和职业道德、能力.教学方法：讲授法、启发法教学课时：两课时教学内容：一、秘书的气质、性格思维类型及心理1、秘书的气质（1）气质概念内涵指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。（2）气质的特点遗传性、稳定