一个外企女秘书的日记

《一个外企女秘书的日记》****************三月***************由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。---------------留心皆学问(1)---------------三月某日今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天，我被公司聘用，正式成为一名外企的秘书。似乎是有意安排，今天要对我进行一次测验，以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。下午一上班，电话铃就响了。“是东岩公司吗？我是宁夏的马致远。”“马总，您好！我是东岩公司的秘书于雪。”马总是宁夏西域科贸公司的副经理，我们在宁夏的代理商之一。“是这样的，我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事，下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了，变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来，你能告诉我一下吗？”电话里那边很嘈杂，马总好像用的是公用电话。“马总，您现在是在清华南门，是吧？”我在思考着，因为我很少去清华园那边，对那边的公交车情况不是很清楚。“您先坐７１８路公交车到人民大学站，下车后换乘３３２路到动物园，到了动物园再换……”再坐什么车，我也不知清楚了。不止我一个人，似乎有很多女性都不记路；记得有本书上说过，女人的方位感只有男人的二分之一；我平时只注意自己上下班的几条公交车线路，与自己关系不大的公交车和交通情况，很少注意。“你让他打个出租车过来不就得了。”玛丽见我这么费劲，便在旁边小声提醒我。这时，欧阳科长示意我把话筒给他。“马总您好！”科长的嗓音洪亮，显得热情亲切。“我是欧阳军，好久不见了，这几天出差挺累的，是吧？这样，您在清华南门坐３７５路到西直门；在西直门换乘地铁，挺方便的；地铁在建国门站下来，换一线地铁，坐到国贸站；在国贸站的东北出口上来，就能看到我们某某大厦了。我们在１８层办公。我们等着您。”欧阳科长放下电话，看着我和玛丽。“科长，实在对不起。”我明知道自己失职了，但还是不由自主地给自己找借口：“因为我们家一直住城南，我很少去清华园那边，所以对那边的公交车情况不是很了解。”“玛丽，如果马总打出租车方便，他还会打电话来问你怎么坐车吗？”科长接着又非常不满意地对我说：“还有你小于，你们都是有几年工作经验的秘书了，应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解，就应该像熟悉自己的掌纹一样。”说着，科长伸出自己像蒲扇一样的手掌。“有这个必要吗？”玛丽小声嘟囔着，“像马总这样的客人，一年能碰上几个？”“玛丽，我要求你们熟悉交通情况，并不单纯是为客人指路。”科长的神情本来缓和下来了，听玛丽这么一嘀咕，又变得严肃起来。“给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作；领导乘车外出办事，你不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，你怎么计算领导在路上所花的时间？你安排路上的时间多了，是浪费领导的时间；你安排的时间不够，把领导搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。这样行吗？”科长说着，指着我，玛丽，还有珍妮说：“你们几个年轻的，都要好好熟悉北京市的公共汽车情况，过一阵子，我要考考你们。”“哇！”玛丽夸张地叫了起来，“除了我家门口的几条公交线，我只知道坐长安街上的大一路，大四路。像中关村那边，我很少去，即使去，也是打出租去，谁还坐公共汽车？”“是呀，我们怎么去了解？”平时话不是很多的珍妮，也插话进来，“北京有几百条公共汽车线路，而且现在几乎每天都还在增加线路，原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老３３２路就改线了。”---------------留心皆学问(2)---------------“科长，我如果能背下这几百条公交汽车线路，我早就考托福和ＧＲＥ去了。”玛丽说，“我要是考上托福和ＧＲＥ，还不跟你拜拜了吗？”科长自己也笑了。科长虽然身高超过一米八，肤色偏黑，看上去应该属于严厉型的上司；可能是在这个以女性为主的秘书科里时间呆长的原因，很难严肃起来，有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。“我让你们熟悉北京市的公交情况，并不是要你们像准备考托福和ＧＲＥ那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验，不能靠突击和死记硬背，只有靠你们平时的积累。比方你们坐在出租车里，就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。”科长似乎余兴未尽，接着说：“我们做秘书的，不仅要了解本市的交通情况，对全国的交通情况也应有相当的了解，比方，从北京到上海，到广州，到昆明，到乌鲁木齐，到哈尔滨，乘飞机一般要多长时间，坐火车又要多长时间，这些都要心里有数。”说完，科长起身要走。“科长，按您的意思，我们是不是还要了解全世界的交通情况？”玛丽似乎有意跟科长抬杠。“那当然。”科长一本正经地说，“比方，比北京到美国东海岸的纽约，乘飞机要一般多长时间；你到奥地利的维也纳，如果没有直飞航班，在哪里转机比较合适，等等。作为秘书，在为领导安排时间日程的时候，脑子里都要有个大概。”科长索性拿了一把椅子，在玛丽的对面坐了下来。“秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。“秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各科室到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。玛丽，牛顿的故事你知道吧？”玛丽骄傲地说自己这点常识还是有。“牛顿坐在椅子上休息时，被从树上落下的苹果砸了一下，于是，一连串的问题在他的脑子里出现：为什么苹果会向下落？为什么不向上呢……由于他老是琢磨这个问题，所以发现了万有引力定律，使人类在物理学领域迈进了一大步。在牛顿发现万有引力之前，在这个世界上，像牛顿那样被苹果砸过的肯定不止牛顿一个人，可是除了牛顿，还有谁想过被砸的原因呢？牛顿能分析苹果落到地面的原因，是因为牛顿是个有心人；正因为牛顿是个有心人，所以才成了一个伟大的科学家。”像科长讲的这些道理，要是在平时，大家会觉得是老生常谈，但今天却感到非常受启发。“因此，你们每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要你们每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心，你们的进步肯定会很快。”科长说着，叹了一口气：“但是，我真不知道是什么原因，造成你们中的一些人性格冷漠，与社会有一种疏离感，待人不热情，不愿意别人占用你们的时间，对与自己关系不大的事不爱关心，对陌生人容易产生怀疑，等等。如果是这样下去，就很难成为一个优秀的秘书。”没人插话，科长说的是事实。“总而言之，要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗？留心皆学问，就是要你们平时多留心。留心是什么意思？留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。”---------------留心皆学问(3)---------------一看手表，科长想起什么事似的，马上起身要出门。“明白了‘处处留心皆学问’的道理，就一定能成为一个优秀的秘书吗？”玛丽问，那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。“不！仅仅明白了这个道理还是不行，必须坚持，持之以恒。玛丽，我告诉你，万里长城不是一个白天砌成的。”“知道了，科长大人。万里长城是黑夜砌成的。”玛丽说着，朝科长扮了个鬼脸。听着玛丽和科长的调侃，我脸上开始有些发热。如果说今天这是对我是一次秘书工作能力的测试的话，按一个职业秘书的标准来衡量，我最多只能得６０分。努力！加油！---------------老总的隐私(1)---------------三月某日上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总的电话就像长了眼睛似的跟了过来。姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。孟姐是姜总的专职秘书，我想问一下孟姐，到底是什么事，但还是忍住了，心里有些紧张。来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，问我刚才到哪儿去了；聊了几句后，姜总问我：“小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况？”王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公司不时流传一些他的风流韵事。上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：“小于，我马上要去一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，我刚才已给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理的人对我说：“你是打出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。”我当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓１６层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，“啊！王哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！”姜总问的肯定是这件事。作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。“我找某某！”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对领导直呼其名，如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音，只是公事公办地反问“请问您是……”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。我该不该说?芽我稍微迟疑了一下之后，一五一十地把事情的经过对姜总说了：“上星期四下午，王总到香港去出差之前，他让我第二天到王府井某某大厦取了一包东西，送给住在亚运村的一位女士。那位女士收到东西后说：‘谢谢王哥送我的生日礼物’。”“哦，知道了。”姜总平静地说。从姜总的办公室出来，在走廊上，我的心情如释重负。我知道，王总是因为信任我，才让我去办这件事的。当姜总刚问我的时候，我也问了自己：如果把事情的经过对姜总说了，是否对得起王总给我的那份信任？但很快我否定了这种想法。的确，我们中国历来有“士为知己者死”的传统美德，对于王总这份信任，我理应像金庸笔下的那些刀侠剑客一样，替王总隐瞒过去，为王总两肋插刀，在所不惜。但是，我们现在不是生活在艺术家笔下那种虚无飘渺的江湖之中；如果说金庸笔下的江湖充满了险恶，那么，现代职场的险恶可能是有过之而无不及，自己必须小心谨慎。如果说当年的刀侠剑客能为后人所景仰，是因为他们视当时的江湖规矩如生命，义薄云天，那么，在现代的职场上，我们必须遵守现代职场的江湖规矩，即国家法律和公司的规章制度，否则，我们就像塞万提斯笔下的唐·吉柯德，举着大长矛去刺风车一样，过时且可笑。作为现代企业的职业秘书，必须遵守国家法律和公司的规章制度，以公司利益为最高利益，这就像军人必须服从上级命令一样，也是一种天职；也可以说，这是一种现代版的江湖规矩。---------------老总的隐私(2)---------------在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴仆的