三秘书的可持续发展

1秘书的可持续发展22006年，新东方教育科技集团董事长俞敏洪为即将毕业的大学生做了一场题为讲座，他把大学毕业生毕业后的职业生涯分为三个步骤：就业、职业和事业。俞敏洪《大学生就业心态》3秘书的可持续发展应当包括两个方面：一是作为一门职业，在社会人力资源整合中保持和不断提升地位和作用的发展态势；二是秘书个人在社会职业岗位保持和不断提高专业素质。41、上幼儿园中班的你能够一个人蹲在树下看蚂蚁搬家两三个小时不动。2、小学三年级前，能独自到商店或邮局等地方，一次办成三件以上的事情，必须倒垃圾、打酱油和取报纸。3、从小喜欢和认识的人打招呼，周围的人也会主动和你打招呼。4、不喜欢让别人拿主意，自己只是照着做；而更愿意听别人的建议自己做决定。5、觉得“不愿意当元帅的兵不是好兵”也不一定对。6、经历不愉快的境遇时，会很自然的想，明天太阳照样会升起。你适合做秘书吗？57、无意中知道了好朋友不想告诉你的秘密，不问、不说，就像根本不知道。8、每个周日晚上都会愉快的想到，啊，明天是星期一。9、和伙伴一起骑自行车出去玩，并经常独自骑自行车40分钟以上。10、中学时，同桌考试中看了你的答案考了100分，你却考了98分，你没举报也没嫉恨。11、对爸爸妈妈的唠叨你心里已经不耐烦，但采取的对策只是不作声。12、不管主动还是被动，每个寒暑假第一天都会做一张作息时间表和完成假期作业计划。613、有一个自己喜欢的笔记本，用来记载自己看书看报时喜欢的一些内容。14、在爸爸妈妈对一件事情意见不一致时，一般不表同意或支持谁。15、在意预先想好要做多少事情，更在意把已经开始的事情做完。16、朋友们爱听你讲故事。17、和同学伙伴闹了别扭，总是憋不住主动先和对方讲话18、和别人的约定会千方百计做到。19、兜里常放一枚硬币，不少事情靠掷硬币决定的。20、尽管不情愿，还是在必须的时候说“我错了，对不起。”7第一节秘书的应聘与面试一、秘书的任职资格与条件北京彗博通科技开发有限公司诚聘本公司急聘经理助理，要求：女，24-28岁，本科以上学历，懂贸易，英语6级以上口语好。能长期出差，有出国机会，待遇优厚。（摘自2002年12月18日《北京人才市场报》）8P&G诚聘宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用品、清洁用品、口腔护理用品领域的新技术，我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下人员：研究开发部秘书（3人，编号PGBTC09）9Requirements:Collegegraduateorvocationalschoolgraduate.1-2yearsecretarial/administrationexperienceinaforeignorJointVenturecompanypreferred.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel.etc.Energeticpersonalitywholikestotakeinitiativeandisgoodatproblemsolvingandworkingeffectivelywithothers.10北京林克曼数控技术有限公司诚聘本公司系中关村科技园区的高新技术产业，从事数控设备的开发、生产和销售，属行业内的知名公司，由于公司扩大规模现拟招聘以下人员：…………文秘两名。要求大专以上学历，年龄在20—28岁之间。一年以上文秘工作经验，熟练使用办公自动化软件。品貌端正气质好，做事认真负责，语言表达能力强，有较好的服务意识。11北京美之味九星有限公司本公司诚聘……文秘两名（女性，20—35岁），办公室主任两名（女性，年龄不限），要求具备较强的沟通表达能力，有保险工作经验者优先。待遇：高底薪+提成，5000元左右。12单位对秘书的需求和聘用要求：“硬件”要求毫不含糊；“软件”要求绵里藏针；“第二专业”不可或缺；“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊；招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。13某大型公司驻上海分公司首席秘书Monica传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语——通常指英语，是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。14另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。15面对五花八门、求贤若渴的“诚聘”广告，秘书要能以审慎的态度来分析自己和招聘单位。择优录用会使标准上浮，所以应聘时要根据招聘的具体职位、具体工作内容加以权衡，以求双向选择准确，与此同时还要掌握一些求职技巧。161、最快、最有效果的求职方法是认真浏览公司和单位正在招聘中的职位广告，认真按照对方的要求递交自己的简历。2、业务发展好的企业常常看重有一定专业特长，技术本领和教育水平同时求职态度认真的应聘人。这就要求应聘人作出努力，用自己的教育水平，工作经验和技术特长来说服招聘企业来浏览和考虑自己的应聘信。3、招聘单位不一定要求名牌学府的学历。尽量避免发表三言两语的求职信，或者没有真实内容的简历。这样的求职材料只能给人们看到您草率和不认真的行为。174、为了避免缺乏经验的应聘者上当受骗，避免不法分子利用求职者心切可能实施的骗局，应该注意以下几点：对于招聘公司/单位慎重审查其资质,查询招聘单位的联系电话和面试地址；应聘者接到招聘公司人员打来的电话时，建议先查讯114，确认其真实性。如果招聘公司/单位没有办公室，没有直线电话，或者办公地点属偏僻处，不要冒然答应去面试，避免受骗或受到人身伤害。凡出现招聘企业用小灵通或手机而不是公司电话约你在公司之外面试时，拒绝是你的最好选择，坚决不能因为求职心切而贸然前去面试。18二、秘书的推荐与应聘（一）秘书推荐（二）联系面试或约见（三）准备应聘材料19应聘材料求职申请表必要证件相关证明推荐信履历材料求职申请学历证明毕业证书、学位证书等自荐书自荐书可以是表格，也可以是文章材料技术等级证书、英语证书、驾驶执照身份证、工作证、求职证单位印制了此表，要求应聘者事先填写要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定20三、秘书的面试守时诚实把握分寸自然展示秘书素养面试中注意的四点21(1)态度自然放松(2)穿着适合那份工作的服装(3)以你最好的一张脸前往(4)不要带那些叮叮当当作响的道具(5)走进去时保持站立的姿势(6)把主试官当成一个朋友(7)让主试官感到自在(8)倾听并且发问(9)对自己充满信心(10)注意你的第一印象22四、秘书在试用期内的工作注意事项（1）如果有些你关心的问题，在面试中你没好意思问清楚，在试用前，必须向有关人员询问。比如你的报酬（试工期和录用期）、待遇、具体的工作部门和工作内容等。（2）详细了解单位有关的规章制度和纪律要求，不要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来申明。（3）坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情况，以免出现问题，造成误解。23（4）尽快进入角色，尽早熟悉工作，尽量减少因为自己生疏和不熟练造成的工作不顺利。（5）新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标，一定保持沉稳，避免热情过度，做事适可而止，注意观察体会工作环境和氛围。（6）试用应当说是对双方而言的。所以在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作，对自己来说，这个供职单位是否有发展前途；这份工作是否有发展前途。（7）适当的时候，向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意，表明自己希望被录用的意愿。如果你不是这样的感觉，就更要及时表示。24第二节秘书的晋升与发展一、秘书晋升工作的现状秘书的晋升依赖于秘书职业等级的建立。只有在秘书职业中建立明确的职业等级名称，建立逐级提升的制度办法，秘书的晋升才能顺理成章。目前秘书作为一种职业，整体上看等级是相当模糊的。1、社会中不同的秘书等级现状（1）按行政级别来确定等级（行政单位、工厂企业）（2）初级秘书和高级秘书（公司、企业、饭店、商社）（3）一秘、二秘、三秘（外交工作）2、晋升的可能和晋升的实际困难（1）缺乏正常合理的晋升制度（2）晋升职位少3、晋升工作的推进（1）职业职称的考评（2）执证上岗25二、秘书的可持续发展1、秘书的培养（1）培养目标A、秀才型人才B、通才型人才C、通才－专才型人才D、专才型人才E、管理型人才（2）培养途径A、自我培养a职业能力的培养b兴趣与爱好的培养B、外界培养a教育（学校教育和继续教育）262、秘书的可持续发展（1）对秘书发展两种截然不同的观点A、这门职业很快会萎缩或消亡B、这门职业会很快的发展壮大（2）保证秘书这门职业可持续发展的两点重要因素A、完善的专业化：秘书在现代社会发展中，必须确立本职业的专业知识技能和素质，即职业资质；B、持久的永业化：逐步建立稳定的秘书队伍，合理的秘书人才结构。27相关资料显示，我国目前从事秘书这一职业的人员已超过2000万，但是，80%以上的秘书没有受过专门培训。中国高教秘书协会副会长范立荣表示，现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂两三门外语，熟练运用互联网，具有组织能力、表达能力、沟通能力、团队合作能力。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国，高级秘书已成为企业需求的热门人才，也是猎头公司经常猎取的对象。秘书的职业前景28高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。29第一高：综合素质要求更高第二高：责权更重第三高：薪水更高第四高：表达能