三级秘书 第三章 文书拟写与处理

第三章文书拟写与处理第一节文书拟写一、通告（一）相关知识1、通告的概念2、通告与公告的区别（1）使用范围不同（2）宣布事项不同（3）制发者不同3、通告的类型（1）制约性通告（2）告知性通告（二）示例分析（三）拟写要点1、标题（1）发文机关+事由+文种（2）发文机关+文种（3）事由+文种（4）文种2、正文（1）发文缘由（2）通告事项（3）尾语３．落款４．成文日期（四）注意事项二、通报（一）相关知识１．通报的概念２．通报的性质（１）通报属于奖励与告诫性公文（２）通报属于传达和告晓性公文（３）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用3、通报的类型（1）表彰通报（2）批评通报（3）传达通报（二）示例分析（三）拟写要点１．标题２．主送机关３．正文（１）发文缘由（２）通报事项（3）分析（4）决定（5）号召要求（四）注意事项1．掌握通知与通报的区别2．掌握传达通报正文的写法（五）相关链接三、决定（一）相关知识1．决定的概念2．决定的特点3．决定的类型（1）指挥性决定（2）知照性决定（二）示例分析（三）拟写要点1．标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种2．主送机关3．正文（1）发文缘由（2）决定事项（3）要求4．附件5．落款6．成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方。（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中。（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用形式是：x年x月x日xxxx会议通过，书写时位置居中。（四）注意事项1．不可用“文种”作标题2．慎用“决定”四、请批、批答函（一）相关知识1．请批、批答函的概念2．请批、批答函的类型（1）请批函（2）批答函（二）示例分析（三）拟写要点1．标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+事由+去（复）函机关+文种2．正文（1）发文缘由（2）事项（3）尾语（四）注意事项1．准确选择文种2．把握用语分寸五、计划（一）相关知识1．计划的概念2．计划的特点（1）针对性（2）预见性3．计划的类型（1）按内容分（2）按范围分（3）按时间分（4）按性质和作用分（二）示例分析（三）拟写要点1．计划的结构（1）文章式（2）表格式2．文章式计划的结构和写法（1）标题1）单位名称+时间+事由+文种2）时间+事由+文种3）单位名称+事由+文种4）事由+文种5）文种（2）正文1）前言2）主体3）结尾（3）尾部（四）注意事项六、总结（一）相关知识1．总结的概念2．总结的类型（1）综合性总结（2）专题性总结（二）示例分析（三）拟写要点1．标题（1）公文式标题（2）非公文式标题2．正文（1）前言（2）主体（3）结尾3．尾部（四）注意事项1．正确的指导思想2．坚持实事求是3．总结出规律性的东西4．分清主次，突出重点5．语言简明、准确七、述职报告（一）相关知识1．述职报告的概念2．述职报告的特点（1）个人性（2）真实性（3）通俗性（二）示例分析（三）拟写要点1．标题（1）述职人+时限+文种（2）述职人+文种（3）正副标题（4）直接用文体做标题2．称谓3．正文（1）开头（2）主体（3）结尾（四）注意事项（1）实事求是（2）突出特点（3）语言简洁八、讲话稿（一）相关知识1．讲话稿的概念2．讲话稿的特点（1）内容针对性强（2）语言平易通俗（3）交流具有互动性3．讲话稿的分类（1）按场合分（2）按讲话者的身份分（3）按讲话的目的分（4）按讲话的内容分（二）示例分析（三）拟写要点1．开头2．主体（四）注意事项（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情（2）讲话稿的内容要有针对性（3）观点鲜明，主题明确（4）语言要通俗、生动九、市场调查报告（一）相关知识1．市场调查报告的概念2．市场调查报告的特点（1）针对性（2）真实性（3）典型性（4）时效性3．市场调查报告的分类（二）示例分析（三）拟写要点1．标题2．前言3．正文（1）情况部分（2）预测部分（3）建议部分4．尾部（四）注意事项十、招标书（一）相关知识1．招标书的概念及特点2．招标书的类型（二）示例分析（三）拟写要点1．标题2．正文（1）前言写明招标单位的基本情况和招标的目的（2）主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等（3）结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等3．尾部（四）注意事项（1）做好调查研究，掌握市场信息，制定的预算、评估款项要科学合理（2）语言简洁、用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误十一、投标书（一）相关知识1、投标书的概念2、投标书的特点（二）示例分析（三）拟写要点1、标题2、正文（1）送达单位顶格书写（2）引言说明投标的依据、目的和指导思想（3）主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟写标的，填写标单等（4）结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等3、尾部（四）注意事项1、明确招标要求2、事实求是，不可弄虚作假3、语言简洁，语气谦和第二节收发文处理一、文书的审核（一）相关知识1、文书审核的含义2、文书审核的要求（1）审核中发现的问题必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商（二）示例分析（三）工作程序1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达、5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备（四）注意事项（1）书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录（2）审核中发现问题必须及时解决（五）相关链接二、文书的拟办（一）相关知识1、文书拟办的含义2、文书拟办的要求（1）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况（3）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、简洁（二）示例分析（三）工作程序1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见（四）注意事项（1）拟办意见要明确具体（2）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门（3）写清承办的时限要求（4）写明发送范围和阅读范围三、文书的承办（一）相关知识1、文书承办的含义2、文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明（5）要将办理的文书与待办的文书分别保存（二）示例分析（三）工作程序1、了解文书内容2、研究批办意见3、进行具体办理（四）注意事项（1）承办包括办理有关事宜和撰文答复（2）文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理（3）属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回（4）注办文书（五）相关链接四、文书的催办（一）相关知识1、文书催办的含义2、文书催办的要求（1）催办中发现问题要及时汇报（2）要填写催办记录单（二）示例分析（三）工作程序1、确定催办的范围2、确定催办的方法（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办（4）约请承办部门来人汇报3、进行催办（四）注意事项（五）相关链接第三节文档管理一、档案利用（一）相关知识1、档案利用的含义2、档案利用的要求（1）依法开展利用工作（2）主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用（二）示例分析（三）工作程序1、熟悉库藏2、分析利用需求（1）决策人员的档案需求（2）基层管理者的档案需求（3）科研人员的档案需求（4）工程技术人员的档案需求3、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览4、获取档案5、提供档案（四）注意事项二、档案参考材料的编写（一）相关知识1、档案参考材料的含义2、档案参考资料的编写要求（二）示例分析（三）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类（1）大事记（2）组织沿革（3）统计数字汇集（4）会议简介（5）科技成果简介（6）企业年鉴（7）企业史志2、收集档案材料3、进行编写（四）注意事项（1）档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献（2）档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料（五）相关链接三、电子档案的管理（一）相关知识1、电子档案的含义2、电子档案的特点（1）非人工识读性（2）对电子技术和设备的依赖性（3）信息的可变性（4）信息与载体的可分离性（5）信息的可共享性（6）多种信息载体的集成性3、电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分1）文本文件2）数据文件3）图形文件4）图像文件5）声音文件6）多媒体文件7）命令文件（2）按照电子档案的功能划分1）主文件2）支持性文件3）辅助性、工具性文件（3）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件（4）按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等（5）按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件4、电子档案管理的要求（1）真实性（2）完整性（3）可读性（二）示例分析（三）工作程序1、电子档案的收集积累2、电子档案的归档（1）归档方式1）物理归档2)逻辑归档（2）归档时间（3）归档要求1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。2）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。3）归档的电子档案要整理。（4）归档手续3、电子档案的保管（1）存放方式（2）控制库房温湿度控制（3）预防有害因素的影响（4）检查保存状况4、电子档案的利用（1）电子阅览室阅览（2）复制（3）出借（4）在线利用（四）注意事项（1）可以采用双套制归档（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定（3）要维护电子档案信息的安全