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第一章会议管理——云大旅院培训中心第一节会前筹备先修内容：1.会议的通用礼仪。2.主持人的礼仪。3.会议发言者的礼仪。4.会议参加者礼仪。5.会场整体布局的类型。（1）较大型会场的座次安排。大小方形和半圆形。（2）中小型会议的座次安排。方拱形、半月形、椭圆性、圆形、回字形、T字形、马蹄形和长方形。6.场内座位的区划。（1）会场座位区划的意义。（2）场内座次区划的主要方法。7.主席台的座次和场内座次安排（1）安排主席台的座次。（2）安排场内其他人员的座次1）小型会场内座位的安排2）中大型会场内座位的安排。一、会议筹备方案的拟定（一）引导案例（二）工作技能1.会议筹备方案的内容。（1）确定会议的主题和议题。（选择题）确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。（2)确定会议的名称。（选择题）（3）确定会议的议程。（选择题）（4）确定会议的时间和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。（6）确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。（7）确定与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构与人员分工。组织落实，成立工作团队组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责日常工作策划组会以形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行，接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编2.会议筹备方案的作用（1）确保会议的周密组织。（2）确保会议服务质量和沟通协调到位。（3）确保领导的意图得以贯彻执行。3.会议筹备方案的制定程序（选择题）（1）组建会议筹备委员会。（2）划分筹备机构小组。（3）与领导沟通相关事项。（4）方案拟定后交上司审核。4.远程会议筹备方案的要求：电话会议和视频会议（1）远程会议的优势和特点：节省时间和金钱，降低会议成本；在与相应的技术支持单位或服务机构事前商定后，使用录音或录像设备将会议内容做永久的记录，使会议信息能够得到完成的保存；会议信息的交流更加直接和简短等。（2）制定远程会议筹备方案时，要注意了解技术支持。（3）要明确会议程序和议程。（4）要有专人负责检查会议设备。5.组织电话会议的要求。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。（1）电话会议的特点①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。④电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。（2）电话会议信息工作要的要求①准确发出开会信息②要特别说明是否需要设立分会场③要强调准时到会④认真分发会议书面信息材料⑤合理安排会场信息传输设备⑥按时接通电话⑦做好会议记录6.组织视频会议的要求。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。（1）视频会议的特点。①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。（2）视频会议的工作要求①发出开会信息②分发文件信息资料③布置会场④设置与检查会场信息传输设备⑤做好会议准备⑥采用先集中后分散的形式⑦汇总情况信息7.远程会议语言交流的注意事项讲话内容要集中、准确地体现会议的主题，尽可能进行讲话演练并做好时间估算，以保证讲话能按照规定的时间结束；为保证与会人员能够清楚、准确地接受讲话人所讲述的内容，讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句，以免与会人员理解有。误（三）相关知识1.会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划。会议预算是将策划方案数字化的过程。会议筹备方案是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。总体上来说，会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实。一般是先进行策划和制定预算，再设计具体的筹备方案。2.会务机构分工的要求（1）根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）分工明确，责任到人。（3）加强协调，定期沟通。3.会前准备工作的基本要求：（1）充分（2）周密（3）安全二、检查会务筹备情况（一）引导案例（二）工作技能1.会务筹备情况检查的主要内容（选择题）（1）会议准备是否充分（会期、人员、规模）（2）能否排除各种干扰。（3）环境条件与用品准备。（4）文件材料的准备。（5）会场布置情况。（6）会议保卫工作。（7）其它内容。2.会务筹备情况检查结果的形式（选择题）（1）书面形式。这是一种正式的方式。这是必不可少的一种筹备情况检查结构的形式。（2）口头形式。（3）协调会形式。3.会务筹备情况检查方法（操作题）（1）听取会议筹备人员汇报（2）会前现场检查。确保所有事项都条理清晰。注意气味。设立入场登台。佩戴徽章、名牌。准备接待休息室。安排接待、服务人员。3.会务筹备情况检查的程序（1）开会检查的程序。（2）现场检查的程序。（三）相关知识1.会务筹备情况检查的汇报材料（1）认真核实。（2）突出问题，提出对策，注重实效。（3）要有量化检查的数据。2.对检查所发现的问题的纠正（1）分析问题。（2）找出问题产生的原因。（3）为纠正做好准备。（4）责任到人。三、审核会议文件（一）引导案例（二）工作技能1.会议文件审核的内容（1）审核会议文件的准确性、完整性（选择题）（2）审核会议文件的具体内容（选择题）2.会议文件审核的方法（选择题）（1）对校法，适用于定稿上改动较多的文件。（2）折校法，适用于整洁、改动不多的文稿。（3）读校法，适用于定稿内容浅显简单，生僻字、专用术语名词较少的定稿。3.会议文件审核的工作程序（选择题）1.自审2.初审3.会审4.终审：在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。（三）相关知识1.会议文件的类型：（1）立项方面。2.筹备工作方面。3.会议内容方面。4.会议宣传报道方面。5.会议管理与服务方面。6.不同载体的信息材料。7.各种形式的文件材料（指导，主题，程序，参考，管理，成果，宣传，传达文书）2.会议文件的印制（1）适用原则。就是要求纸张应适合于印刷、传递、阅读和保存等方面的需要；油墨（2）耐久原则。就是要求纸张能在尽可能长的时间范围内可承受物理的、化学的因素的破坏。3.会议文件的分发。会议文件除了在会议进行之前准备的以外，还有会议进行过程中分发的文件，还有一些会议文件会在会议结束之后分发到各个单位。四、与领导沟通会议事宜（一）引导案例（二）工作技能1.与领导沟通会议有关事宜的方法（1）定期向领导提交书面报告。（2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况。（3）领导亲自参加有关会议。（4）其它途径。2.与领导沟通会议有关事宜的时机（1）会议筹备阶段。（2）会中阶段（3）会后阶段3.与领导沟通会议事宜的程序（1）明确会议的目标。（2）明确沟通会议有关事宜的方法或途径。（3）确定沟通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员。（4）检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料。（5）向领导汇报会议的筹备情况及进展、同时应讲明会议筹备或举行过程汇总遇到的问题和难题。（6）听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录。（7）将记录通过某种方式送给领导。4.与领导沟通会议有关事宜的原则：（1）时间性。（2）及时性。（3）全面性原则。5.与领导沟通会议事宜的注意事项（1）对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实。（2）要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈。（3）在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点。（三）相关知识1.与领导沟通会议有关事宜的意义。2.分配会议组织与服务的考虑因素。（1）成员经验（2）承担的工作总量（3）统筹分配（4）会议成员的特长爱好（5）合理公平分配（6）灵活实施3.做好会议整体协调的注意事项。五、拟定会议的应急方案（一）引导案例（二）工作技能1.会议应急方案的内容（操作题）（1）可能出现的问题（人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为）（2）出现问题时负责解决的会议工作人员2.会议应急方案的制定程序（1）预测不可预知的情况。（2）提前准备应对各种问题的备选方案。（3）要组织一次专题性的筹备检查会。（4）头脑风暴。3.住宿安排注意事项4.餐饮服务的注意事项5.交通保障注意事项6.会议通讯服务注意事项7.安排会议娱乐生活注意事项8.安排会议值班注意事项（三）相关知识1.会议应急方案特点（选择题）有的放矢，预防为主，留有余地2.会议应急方案实施的原则（选择题）（1）思想上充分重视。（2）人才物方面措施到位。（3）坚持定期检查。一、单项选择1、在召开远程会议时，应首先考虑（）（09.5）（10.11）A、技术要求、保密要求B、省时、省力C、交通不便D、互动性强2、确定会议的主题与议题应不包括（）（09.5）（10.11）A、有切实的依据B、考虑社会热点问题C、结合本单位的实际D、有明确的目的答案：1、A2、B3、会议中常见的突发事件不包括处理（）（09.5）（10.11）A、场地问题B、设备问题C、行为问题D、营销问题4、对视频会议的会场布置要求有（）（09.5）（10.11）A、一台摄像机B、主会场和分会场都要悬挂会标C、摆放鲜花D、采用自然光答案：3、D4、B5、会场设备的检查和使用应（）（09.5）A、多人多管B、专人专管C、谁用谁管D、技术部门负责人管6、与领导沟通有关会议事宜要坚持（）（09.5）（10.11）A、将单项沟通的结果尽快进行部署和落实B、与会议的主管领导保持非定期的沟通C、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，突出各自的重点D、突出成绩，适度反映问题答案：5、B6、C7、对会议进行现场检查时，一般应先（）（09.5）A、向领导汇报B、通知被检查的部门C、下方检查评估表D、确定检查的路线和确认检查重点8、视频会议时间紧，因此，每个发言人的发言时间（）（09.5）A、要特别申请B、由自己掌控C、相对短D、由记录人掌控答案：7、D8、A9、会场布置情况的检查一般不采用（）（09.5）（10.11）A、口头形式B、座谈会形式C、协调会形式D、书面形式10、文件审核中适用于整洁、改动不多的文稿一般使用的审核方法是（）（09.5）A、对较法B、折校法C、读校法D、双校法答案：9、B10、B11、电话会议是一种以语言交通为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（）。（09.11）（10.11）（A）提前发放会议的日程表（B）配置视频设备（C）做好会议报到工作（D）做好会议书面信息的分发工作12、在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可（）参加会议。（09.11）（A）直接使用带有免提扬声器的电话机（B）免费（C）使用麦克风（D）使用专用视频电话答案：11、D12、A13、在会议文件审核修改之后，要由（）进行终审。（09.11）（10.11）（A）主管秘书（B）主要领导或主管领导（C）文件起草者（D）办公室主任14、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（）。（09.11）（A）有细化的议题（B）结合本单位的实际情况（C）有充足的讨论余地（D）在会上反复协商答案：13、B14、B15、在审核会议文件具体内容时，首先要审核会议文件内容（）。（09.11）（A）是否做到了层次清晰（B）是否与实际相符（C）是否偏离了会议的主题（D）是否进行了会商16、根据会议的（），确定会议的发言人。（11.5）A、目的B、议程C、主题D、规模答案：15、C16、C