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中国秘书学《秘书写作》第一章秘书写作基础第一节秘书写作的含义与特点一、秘书写作的含义秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其它应用文书的写作。它有两个基本含义，一是指秘书人员的写作行为本身；二是指写作行为所为产生的，以文字、文本为主要表现形式的成果。本书主要是指后者。秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广，但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作，因而秘书写作的体式与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化，秘书工作的内容不断地发生变革，秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。据学者考证，我国有记载的秘书工作有3000多年的历史，在这个过程中，秘书写作的体式与内容不断发展、完善、丰富，形成了自己独特的风格。早期的秘书写作以政府文告等公务文书为主。《尚书》可以看作是我国第一部以公务文书为主体的文集，秦焚书后，从汉初搜集到的28篇来看，主要是以典、谟、训、诰、誓、命、令、上书、檄、移书等形式反映政府对公共事务的处理情况。随着国家治理体制的完善，又出现了状、判、勘合等司法文书。在经济活动中，伴随着大量商品交换的出现，产生了“质”、“剂”等商务性文书。今天的秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书，也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比，秘书写作的种类更多，内容更广，体式更完备。历史上，秘书写作的各类文章为统治者维护统治、管理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中，秘书写作的应用性更广，在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的管理者依法行使管理权力的重要工具，也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息，共建和谐社会的重要桥梁，它还能帮助有关单位总结经验、提高管理水平和工作效率。同时，秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、衍变的过程，具有较强的史实与凭证作用。熟练掌握常用文体的写作知识和技法是一名合格的文秘人员应具备的基本素质。二、秘书写作的特点秘书写作与其它各类应用文写作比较起来具有以下主要特点：（一）受命性秘书的职责是为单位领导或雇主的决策和处理日常事务提供参谋性、辅助性工作。政府机关、企事业单位秘书起草的各类公务文书是代表各级组织执行党和国家的方针政策、法律法规，落实上级指示精神的重要工具，要体现单位领导和领导班子的集体意志。私人秘书的写作更应是听命于雇主。因而，秘书写什幺、何时写、怎样写、写了干什幺都不能凭个人喜好自作主张，而要得到授权，受制文机关或雇主意图的制约。写好的文稿要按单位的办文程序送有关领导审核、定稿、签发。正因为秘书写作是受机关单位之命、受领导之命、受雇主之命而为，衡量其质量高低的标准不是一般的文艺学、文章学标准，而在于其是否忠实、有效地体现了组织、领导或雇主的意图。除公务文书之外，秘书起草的单位计划、总结、经验材料、调查报告等事务性文书也同样具有受命性。有的文章从主题的确定到主要材料的选择都要按单位领导班子讨论的意见办事，调查报告等文种的主题虽不一定由领导确定，但调查目的、调查对象等都不同程度受到领导意图的影响。既使象介绍信等属于秘书职责范围内的简短应用文也不能随心所欲，而要按单位的有关规定来写。（二）实用性秘书写作的每一篇文章都是为人们的实际工作和日常生活服务，直接用于处理工作中的具体问题或传递特定信息，实用性是其基本属性之一。例如各级机关单位发出的行政公文是为了传达党和国家的方针政策，沟通上下左右各种单位之间的关系，使党和国家的各项方针政策得以贯彻执行；经济单位之间订立的经济合同是为了促使、监督签订合同的各方履行约定事项，保护各方的权益；公司秘书写作的各类商函是为了推销产品、商洽价格、催收款项、索赔理赔，其功利性、实用性是十分明显的。因而，秘书写作是一种实用文体写作，具有实用性，不同于大家过去所接触到的文学写作。文学写作是一种审美创作的过程，它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦，满足人们的审美需求，审美是其最主要的特征。（三）真实性正因为秘书写作具有实用性，是为了解决工作中的实际问题，真实性是其生命之所在。而且，这种真实性与文学创作的真实性有所不同。文学创作讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象，所反映的人与事、事与理可以源于生活而高于生活。而在秘书写作中则不允许虚构与想象，是一种原汁原味的真实。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，来不得半点虚构。如向上级汇报工作时，所涉及到的事实，包括时间、地点、人物、事件、数据等等都必须有根有据、确凿可靠。否则，不但解决不了实际问题，反而会提供错误的信息、误导当事人、后患无穷。（四）程序性人们总是说文无定法，这是对一般作文和文学创作而言的。秘书写作则讲究模式与规范。这种规范有的由相关部门以法律、法规的形式固定下来。如行政公文的写作格式，写作内容范畴、写作目的等要严格按国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关要求执行，任何部门、单位或个人都不能随意更改。又如合同，《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）明确规定了其写作的基本内容，国家有关部门也已公布了一些示范文本供人们选用。还有一些文种虽没有人硬性规定一定要怎幺写，但长期以来有着约定俗成的格式。如书信，人们一般要写清称谓、问候语、正文、祝颂语、落款、日期等方面的内容，而且还要知道这些要素谁前谁后，应置于哪个位置，如何分段空格等等，大家都习惯于这样写，很少改变。再如消息的写作，一般也多采用“倒金字塔结构”。秘书掌握这些知识对提高写作能力是大有裨益的。此外，秘书写作的文稿往往要经过一定的程序处理才能正式行文。如秘书起草完公文后要经有关领导审核、签发后才能正式生效，不能像写普通文章那样随便。（五）时效性秘书写作的目的是为了解决工作和生活中的具体问题，要受到时间的限制。这里所说的时效性有两层含义。一是指秘书完成写作任务要迅速及时、讲究时效，否则会延误时机，影响工作。如单位工作计划的写作就一定要在某项工作开始之前或刚刚开始时完成，如果等到工作已告一段落再去下发计划，势必影响工作效率。二是指文章本身的功用或者效力要受到时间的限制。一般来说，秘书写作的文章都不同程度的存在着这一问题，比如合同只有在当事人约定的时间里才有效力，超出规定时间就失效了。通告的时间效力也很强，计划、总结和各种函件等也存在着时效性问题。因而，秘书在写作时除了及时迅速外，也要注意文章内容的时效性。第二节秘书写作的一般过程我们写任何文章都离不开人的主观能动性的参与，都有一个从立意、选材、构思、写作到修改完稿的过程，秘书写作也不例外。而且，由于秘书写作的特殊性，它与文学创作等其它写作形式比较起来有一些特殊的写作规律与要求。认识和掌握这些规律与要求对于提高文秘人员的写作水平有着重要作用。尽管不同的写作者其写作习惯不一定相同，不同文种的写作要求与难易程度也不一样，但秘书写作一般都要经历三个阶段：准备阶段、写作阶段和审核修改阶段。本节就从这三个阶段入手，从秘书工作实际出发，结合大家过去所接触到的写作知识分别介绍秘书写作在每个阶段的特殊要求，从而帮助大家了解秘书写作的一般过程与规律。一、准备阶段秘书写作准备阶段的主要工作是吃透党和国家的方针政策以及上级的指示精神，全面掌握本单位的实际情况，并在此基础上提炼出正确的观点，收集、处理好材料，根据需要选用正确的文体。具体来说，要做好以下几方面的工作：（一）领会好领导或雇主意图。前文已讲过，秘书写作具有受命性，要受领导或雇主意图的制约，原因有二：一是因为领导或雇主是一个单位、部门中行使法律或上级组织赋予的职权，带领所属人员完成特定工作任务的决策者与管理者。对于党政机关和企事业单位而言，领导意图实际上是党和国家的方针政策、上级指示精神在本单位工作中的具体体现，在一定程度上代表了本组织的意志。秘书写作的任务就是把领导或雇主的意图符号化、条理化、系统化，秘书工作的辅助性、从属性决定秘书写作必须受命于领导或雇主。二是因为领导或雇主所处的位置使其比秘书更有条件了解党和国家的方针政策以及上级指示精神，能更全面地掌握本单位的实际情况，胸中有全局、手中有典型，能够提出富有见地的指导思想和切实可行的办法来。因而，对于重要文稿、秘书写什幺、怎幺写、何时写不能自作主张，而要树立代单位立言、代领导立言、代雇主立言的观念，主动听取领导或雇主的意见。如何领会领导或雇主的意图是一门艺术，秘书要在这方面多下些功夫。首先，接受任务时要善于听。一要听清上级交代的写作目的、写作要求与写作要点，并做好记录；二要听清领导或雇主的言外之意、弦外之音。其次，要善于问。就是要问清任务中的不明之处、要害之处和关键之处。如果条件允许，秘书可在接受任务时，复述领导或雇主所讲内容。第三，是要善于请示。秘书在收集材料和构思过程中如果有不明之处，要及时请示上级。许多有经验的秘书往往在接受写作任务后，尽快拿出写作提纲，通过和领导或雇主讨论提纲来进一步弄清其写作意图。（二）吃透政策和法律、法规精神。秘书代单位、代领导、代雇主写作的各种文稿要受命于领导或雇主，更要符合党和国家的方针政策和法律法规。尽管从理论上说领导意图与党和国家的政策法规在本质上是一致的，但在具体的工作中，受到各种主客观因素的影响，出现不一致甚至是冲突的情况也是有可能的。这就要求秘书要加强学习，熟知与本单位、本职工作相关的方针政策、法律法规，通过创造性的劳动把它们和本单位的实际情况结合起来，既坚持原则又要灵活机动，写出符合要求的文稿。一般来说，那些对本单位当前工作有重要现实指导意义的政策和指示要认真领会其内容与精神实质，明确哪些内容与本单位的工作密切相关，撰拟文稿时要充分体现、坚决贯彻；对于那些具有长远和普遍指导意义的方针政策不能全文照抄，而要将其与本单位的实际情况结合起来，提出具体的实施方案和措施办法；如果因本单位的情况特殊需要对某些政策、规定进行变通时，应当先与有关部门沟通，得到许可后再结合实际提出具体方案，以实现政策精神的目标指向。（三）做好材料的收集与整理工作1．材料的含义什幺是材料？对于秘书写作而言，凡为写作所搜集到的一系列事实、事理以及各种文字资料都称为材料。材料是写文章的基本要素之一，是秘书写作的基础，也是形成主旨的依据。“巧妇难为无米之炊”，可见文章没有材料作基础，是难以产生深刻的思想或见解的。2．材料的要求秘书写作的特殊性要求秘书人员在收集与整理材料时要做到以下几点：（1）要丰富丰富有二层含义：一是量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是品类要全，历史与现实、正面与反面、直接与间接、点与面，各种性质的材料都要收集。只有占有的材料足够丰富，我们才能全面深刻地分析问题，也才能保证我们所得出的观点与结论的科学性和可信度。（2）要紧扣主旨秘书在写作的过程中不可能把所有收集到的材料都写进去，需要对材料进行选择与取舍。在观点与材料的关系上，是观点统率材料，因而选材的第一条标准，就是材料要表现主旨、突出主旨。主旨确立以后，用哪些材料，舍哪些材料，要围绕主旨来进行。（3）要真实秘书写作具有实用性，是为了解决工作中的实际问题，所选用的材料必须内容真实，符合实际。这种真实是一种客观的，原汁原味的真实，所用到的事实、事例、数据、引用的言论等都应是现实生活中客观存在的，不能对材料任意夸大或缩小，更不能虚构。（4）要典型文章要写得简练而有力度，就要选择那些能“以一当十”的典型材料。这是因为典型材料有代表性，能反映一类事物的本质和共有特征，有助于我们通过“解剖麻雀”来探求事物的本质和发展规律。（5）要新颖新观点、新办法、新措施总是在掌握新材料的基础上产生的。秘书写作的文稿要能反映工作中的新事物，新问题，找到解决问题的新办法，就要选取那些新近发生的、富有时代特点的材料，而要避免使用陈旧的、时过境迁而且缺乏说服力的材料。3．材料的