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1文员系列培训（一）2主题九段秘书九段高手心态调适3小插曲围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书画的等级。《汉书·古今人物表》把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、中上、中中、中下、下上、下中、下下。三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品官人之法”，又称“九品中正制”。古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝《书品》的上、中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最早见于北宋张拟的《棋经·品格篇》：“夫围棋之品有九，一曰入神，二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若愚，九曰守拙。”4围棋九段中国九段棋手八段棋手七段棋手六段棋手五段棋手四段棋手三段棋手二段棋手初段棋手日本九段棋手八段棋手七段棋手六段棋手五段棋手四段棋手三段棋手二段棋手初段棋手韩国九段棋手八段棋手七段棋手六段棋手五段棋手四段棋手三段棋手二段棋手初段棋手中华台北一品棋手二品棋手三品棋手四品棋手五品棋手六品棋手七品棋手八品棋手九品棋手5一段秘书的做法：发通知６００元二段秘书的做法：抓落实８００元三段秘书的做法：重检查１０００元四段秘书的做法：勤准备１５００元五段秘书的做法：提前量２０００元六段秘书的做法：做记录３０００元七段秘书的做法：发记录５０００元八段秘书的做法：定责任１００００元九段秘书的做法：做流程３００００元《九段秘书之会议篇》测试:请问你是几段？你的结果值多少钱？6九段秘书进阶发通知一段600元发通知抓落实二段800元抓落实发通知重检查抓落实发通知三段1000元重检查勤准备四段1500元勤准备重检查抓落实发通知提前量五段2000元提前量勤准备重检查抓落实发通知做记录六段3000元做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知发记录七段5000元发记录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知定责任八段10000元定责任发记录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知做流程九段3万元7只是发个通知比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声，发了一个邮件通知，送上了一份书面通知，然后就认为这是结果了。一段秘书的做法：发通知６００元8发了通知不算完，还要在开会前再确认一遍，是否收到通知，是否准时参会？二段秘书的做法：抓落实８００元9三段秘书的做法：重检查１０００元开会前再检查，如果重要人物参加不了，就要及时向召集人汇报，以便召集人决策这个会开不开。10四段秘书的做法：勤准备１５００元开会要准备什么？会场是不是要预定好，不要让别人占用？会场大小、桌椅数量合适吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑………我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需求了吗？会议案例！11五段秘书的做法：提前量２０００元提前让参会者知道：会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提前阅读什么资料？……提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率！这个会，有结果！12会议开完了，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。六段秘书的做法：做记录３０００元13形成会议纪要，会后请召集人过目，没有问题后，发给开会的人，要求他们按照执行。七段秘书的做法：发记录５０００元14八段秘书的做法：定责任１００００元按照会上确定的计划和安排，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的过程结果和最终结果，并将执行情况，及时报告领导。15最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如何能够成为团队的执行呢？只有流程，所以将上述开会的流程写出来，发出来，共享出来，复制团队是九段秘书的标志。九段秘书的做法：做流程３００００元16身边的案例？文员培训安排人力变更单17九段高手之问题解决能力工作中的九段高手研发、品质、销售、采购……等等工作领域九段高手之问题分析与解决方法18把问题想象成一座冰山现在看得到的，可感觉，可测量问题紧急处理一次因(近因)治标对策(暂时)n次因(远因)治本对策(永久)真因真因真因真因真因whywhywhywhywhy过去现象改善行动防呆设计195Why1H工具丰田生产方式:“反复提出五次为什么”垂直式思考,针对问题一层又一层地深入通常第一个答案不会是真正的答案5Why可以找出真正的原因找原因用5Why+想方法用1How简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题根源,但复杂的或许要5Why,6Why,7Why…最后要加1H,解决问题.205Why范例:为何停机问1:为什么机器停了?答1:因为机器超载,保险丝烧断了215Why范例:为何停机问1:为什么机器停了?问2:为什么机器会超载?答1:因为机器超载,保险丝烧断了答2:因为轴承的润滑不足225Why范例:为何停机问1:为什么机器停了?问2:为什么机器会超载?问3:为什么轴承会润滑不足?答1:因为机器超载,保险丝烧断了答2:因为轴承的润滑不足答3:因为润滑帮浦失灵了235Why范例:为何停机问1:为什么机器停了?问2:为什么机器会超载?问3:为什么轴承会润滑不足?问4:为什么润滑帮浦会失灵?答1:因为机器超载,保险丝烧断了答2:因为轴承的润滑不足答3:因为润滑帮浦失灵了答4:因为帮浦的轮轴耗损了245Why范例:为何停机问1:为什么机器停了?问2:为什么机器会超载?问3:为什么轴承会润滑不足?问4:为什么润滑帮浦会失灵?问5:为什么润滑帮浦的轮轴会耗损?答1:因为机器超载,保险丝烧断了答2:因为轴承的润滑不足答3:因为润滑帮浦失灵了答4:因为帮浦的轮轴耗损了答5:因为杂质跑到里面去了255Why的分布层次现在看得到的，可感觉，可测量问题紧急处理一次因(近因)治标对策(暂时)n次因(远因)治本对策(永久)真因真因真因真因真因whywhywhywhywhy过去现象改善行动防呆设计为什么机器停了？为什么机器会超载？为什么轴承会润滑不足？为什么润滑帮浦会润滑失灵？为什么润滑帮浦的轮轴会损耗？26心态篇27过去---现在---未来28成功无捷径，从基层做起，做实一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月他问老板：“如果再工作一个月，我能转正吗？”老板答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。”今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖于今天的努力。其实真正的成功是一个过程，是将勤奋和努力融入每天的生活中，融入每天工作中，靠我们的意志，但更重要的是建立一个良好的生活习惯和工作习惯。一个成功的营销员总结他的经验：“每天坚持比别人多拜访五个客户而已。”29【小寓言】3300万与“滴答”有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。”“天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟‘滴答’摆一下就行了。”“原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便好极了，好，我现在就开始。”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会充满信心地完成。文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产生巨大的成就！30计算题：计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？31【小故事】－如何在平凡中成长一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企业之一。32【小故事】－如何在平凡中成长奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自己的企业永远立于不败之地。启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲“工作”没有贵贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。33【小故事】洗厕所也要洗得最出色很多年前，在一家日本酒店，一个妙龄少女被安排了她涉世之初的第一份工作——洗厕所，上司对她的工作质量要求特高：必须把马桶抹洗得光洁如新。对一个细皮嫩肉、喜爱洁净、从未干过粗重活儿的少女，她无法适应洗厕所的工作，更难以实现“光洁如新”这一高标准的质量要求。在此关键时刻，同单位一位前辈出现在她面前，了解到她的疑惑，便亲自为她做了个样子。首先，他一遍遍地抹洗着马桶，直到抹洗得光洁如新；然后，他从马桶里盛了一杯水，一饮而尽喝了下去！实际行动告诉少女极为朴素的真理，光洁如新的要点在于“新”，因为没有人认为新马桶是脏的。少女热泪盈眶，恍然大悟，她痛下决心：就算一生洗厕所，也要做一个洗厕所最出名的人！从此，她成为一个全新的、振奋的人，她的工作质量也达到了那位前辈的高水平，当然她也多次喝过厕水，为了检验自己的自信心，为了证实自己的工作质量，更为了强化自己的敬业心。结果，少女踏上了不断走向成功的人生道路，她就是小泉时代的日本政府邮政大臣：野田圣子。34思考：你将如何考虑自己的发展之路？在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常有利？请思考。。。