主管核心课程——计划与控制

1課級主管核心課程系列2計划的定義及其作用計划的種類計划的實施程序控制的定義及其作用控制的種類如何有效實施控制作業課目大綱3一.計划的定義及作用(1)1.含義-計划是關於組織未來的藍圖,是對組織在未來一段時間內的目標和實現目標途徑的策划與安排.2.非正式計划和正式計划-正式計划的製定是一個包括環境分析.目標確定.方案選擇和計划文件編製等工作步聚的完整過程.3.計划與決策的關系-計划的製定過程以決策為核心,決策是計划的先期工作.計划則是決策的落實,既具體可操作,又相互支持.彼此協調.4一.計划的定義及作用(2)為組織穩定發展提供保証明確組織成員行動的方向和方式為有效籌集和配置資源提供依據為檢查.考核和控製組織活動奠定基礎目標若干計划組織或個體5二.計划的種類(1)(一)戰略和戰術計划1.戰略計划-含義:關於企業活動總體目標和戰略方案的計划.-總戰略(發展戰略):穩定型.增長型.收縮型-經營戰略(竟爭戰略):成本領先與差異化.集中一點戰略-戰略計划的特點-時間度長,涉及範圍廣;-內容抽象.概括,不具備直接可操作性;-不具有既定目標框架作為計划的著眼點和依據,因而設立目標本身成為計划工作的一項主要任務;6-計划方案是一次性的,很少再次或重复使用;-計划的前提條件和執行結果具有高度不確定性,計划製定者必須具有較高的風險意識.2.戰述計划-含義:關於如何具體運作的計划,即業務活動開展作業計划.-戰計划的特點-時間度小,覆蓋範圍窄;-內容具體.明確,具有可操作性;-計划製定的依據(企業總目標分解的具體行動目標)明確;-風險程度低.二.計划的種類(2)7二.計划的種類(3)8二.計划的種類(4)其是目前時段應從事的活動及達到的水平.-短期計划的目的是對組織已形成的活動能力加以充分利用,其執行結果影響組織活動的效率及組織的生存能力.3.計划覆蓋時間間隔的決定因素-計划前提條件在這段時期內的明確程度能否與計划內容所要求的詳盡程度相吻合.-當前計划影響到組織對未來許諾的程度.-問題:“長期計划就是戰略計划”,對不對.“戰略計划一般者是長期計划”,對不對;組織對未來的承諾是什么含義.9(三)綜合性計划和專業性計划1.綜合性計划-對業務經營過程各方面所做的全面規划和安排.-綜合性計划既可能是長期計划(如戰略計划),也可能是短期計划(如生產經營計划).2.專業性計划-是對某一專業領域職能工作所做的計划,通常是對綜合性計划某一方面內容的分解和落實.-專業性計划既可能是短期的,也可能是長期的.-短期的專業性計划主要涉及業務活動的具體安排;長期的二.計划的種類(5)10二.計划的種類(6)專業性計划主要涉及該業務領域的活動能力調整或業務規模的發展.(四).指向性計划和具體計划1.指向性計划-只規定一些一般性方針,指出行動的重點但不限定具體目標,也不規定特定的行動方案.-指向性計划適用於高度不確定性的環境.具有靈活性的优點.2.具體計划-具有明確規定的目標,不存在模棱兩可和容易引起誤解之處.-具體計划要求環境條件具有明確性或可預見性.11(五)決業兩種計划有效性的因素(權變原則)-組織規模和管理層次-規模越大,層次越高,指向性計划越適用;反之,具體計划越適用.-所經營業務的產品壽命周期-投入期:指向性計划-成長期:短期具體計划-成熟期:長期具體計划-衰退期:短期指向性計划-環境的不確定性-高度不確定環境:短期指向性計划-環境條件不變:具體計划二.計划的種類(7)12三.計划的程序時間分解與空間分解收集資料確定計划的基本前提條件確定組織目標和實現目標的總體行動計划分解目標形成合理的目標結構綜合平衡編製並下達執行計划前提條件的分類應注意的問題基本步聚分解目標的作用任務平面.資源平衡與能力平衡單一用途計划常用計划13(一)收集資料.確定計划的基本前提條件1.前提條件的分類-外部和內部前提條件-定量和定性前提條件-可控和不可控前提條件2.確定前提條件應注意的問題-合理選擇關鍵性的前提條件-提供多套備選的計划前提條件,和相應的應急計划.-保証計划前提條件的協調一致.14這一階段的計划工作實質是決策.分為以下步聚:-確定組織的目標.-確定計划的具體前提條件.-提出多種方案,並選擇最佳方案.同時必須製定和選擇適應各種條件變化的應急方案,保証企業具有較強的應變能力.(二)確定組織目標和總體行動計划15(三)分解目標.形成合理的目標結構1.目標分解的內容-延空間方向分解-即分解到各個部門.環節直致個人,形成目標的空間結構.-延時間方向分解-即將長期目標分解為各個階段分目標,形成目標的時間結構.2.目標分解的作用-保証組織內各方面行動和目標的一致性;-為動員和分配各種資源提供依據;-形成共通的思想狀態.組織氣氛和井井有條的工作秩序;-為組織成員指明工作努力的方向;-形成確定和控製活動成本.時間的詳細指標體系.16(四)綜合平衡1.任務的平衡-具體包括時間平衡和空間平衡.2.資源供應的平衡3.能力的平衡-要注意留有余地171.單一用途計划-含義:只能用於指導未來某一次行動的具體計划,具體包括:-工作計划:針對特定行動製定的綜合性計划.-項目計划:針對特定課題製定的專一性更強的計划.-預算2.常用計划-含義:在多次行動中可重复使用的計划.具體包括:-政策:組織對成員作出決策或處理問題應遵循的行動方針的一般規定.具有一定的穩定性.-程序:具體埸合和具體情況下,允許和不允許采取某種特定行為的規定..(五)編制並下達執行計划18四.控制的概念及作用(1)-控製是監視組織各方面的活動,保証組織計划與實際運行狀態適應的管理職能,作為一項重要的管理職能,控制點工作就是由管理人員對組織實際運行是否符合預業目標進行測定並采取措施確保組織目標實現的過程.-控製與計划密不可分.計划是控製的依據和標準;控製時計划得以順利實施的保証.-控製有狹義和廣義之分,狹義的控製是指“糾偏”,即根據計划標準衡量計划的完成情況,針對偏差采取糾正措施,保証計划順利實旋;廣義的控製除上述含義外,還包含著必要時修改計划標準,以使計划更適應於實際情況的含義.-控製既是上一個管理過程的終點,又是下一個管理過程的起點.191.管理控制的目標-限製差的累積.-適應環境的變化.2.管理控制的特點-目標性-整體性-動態性-人性四.控制的概念及作用(2)201.前餽控製(預先控製.事先控製)-含義:前餽控製是指在工作開始之前對工作中可能產生的偏差進行預測和估計並采取防範措施,將可能產生的偏差消除於產生之前的控製措施.-优點-防患於未然.-不針對具體人員,易於為員工接受和實施.-缺點-前餽控製要求及時準確的信息,並要求管理人員充分了解前餽控缺點因素與計划工作的影響關系,較難做到.五.管理控制的基本類型(1)21五.管理控制的基本類型(2)2.現場控制-含義:是指工作正在進行中所實施的控製措施.包括監督和指導兩方面職能.-优點:有利於提高工作人員的工作能力和自我控製能力.計並采取防範措施,將可能產生的偏差消除於產生之前的控製措施.-缺點-受到管理者的時間.精力和業務水平的製約.-應用範圍窄,只適用於便於計量的工作,對於難於計量的工作,很難進行現埸控製.-容易傷害被控製者的積極性.223.反餽控製(事後控製)-含義:指在工作結束或行為發生之後進行的控製.-优點-在周期性重复活動中避免下次發生同一問題.-消除偏差對後續活動的影響.-有助於總結經驗教訓,了解工作失誤的原因,為下一輪工作的正確開展提供依據.-缺點---亡羊補牢思考題:前餽控製.現埸控製和反餽控製的辨別和各自的特點.五.管理控制的基本類型(3)23五.如何有效實施控制作業1.製定控製目標,建立控製標準.2.衡量實際工作,獲取偏差信息.3.分析偏差原因,采取矯正措施.24(一)制定控制標準(1)1.控制標準的實質-標準是一種作為規範而建立起來的測量標尺或尺度.控帽標準是控製目標的表現形式,是測定實際工作績效的基礎.製定控製標準是控製工作的起點.2.有效控製標準應達到的要求-簡明性-適用性-一致性-可行性-可操作性-相對穩定性-前瞻性253.確立控制對象-組織活動的成果應成為管理控製工作必須考慮的重點.-影響組織目標成果實現主要因素包括:-環境特點及其發展趨勢-資源投入-活動過程-在以上各因素中,那些是控製的重點必須依具體情況而定.在工作成果較能衡量而工作過程也難以標準化的高層管理和創新活動中,工作者的素質和技能是主要的控製對象.而在工作方法或程序與預期工作成果之間有比較明確或固定關系的常規活動中,工作過程本身就是主要的控製對象.(一)制定控制標準(2)26(一)制定控制標準(3)4.選擇關鍵控制點-對關鍵控製點的選擇應考慮三個因素:-會影響整個工作運行過程的重要操作與事項.-能在重大損失出現之前顯示出差異的事項.-基能反映組織主要績效水平的時間與空間分布均衡製的控製點.5.製定控製標準-定量標準和定性標準-製定控製標準的方法-統計計算法---統計標準-經驗估計法---經驗標準-工程方法---工程標準27(二)衡量實際工作(1)1.確定衡量的項目2.選擇衡量的方法-具體可采用觀察.利用報表和報告.抽樣調查.召開會議.現象推斷等方法.3.確定衡量的頻度-衡量頻度取決於被控製活動的性質.控製活動的要求.4.衡量的主體的選擇28-建立有效的信息反餽系統,目的是得到符合控製工作要求的信息,這種要求包括:-信息的及時性-信息的可靠性-信息的適用性(二)衡量實際工作(2)29(三)鑒定偏差並采取矯正措施(1)1.分析偏差產生原因-評估和分析偏差信息時,首先要判別偏差的嚴重程度,判斷是否會對組織活動的效率或效果產生影響,其次要探討導致偏差產生的主要原因.30(三)鑒定偏差並采取矯正措施(2)2.確定矯正措施實施對象-在管理控製過程中,需要矯正的可能不權是企業的實際活動,也可能包括指導這些活動的計划或事先確定的衡量標準.-導致計划目標或標準調整的原因主要有:-原先製定的計划或標準不科學,在執行中發現了問題;-由於客觀環境發生了預料不到的變化,原來被認為正確的計划不再適應新形式的需要.313.矯正措施的類型-糾偏:適用於工作失誤造成的問題.即通過加強管理和監督,確保工作與目標的接近和吻合-調適:適用於兩種情況,一是計划目標或標準不切合實際,控製工作主要是按實際情況修改計划或標準.二是組織運行環境發生了重大變化,相應的控製措施就是啟動備用計划或重新製業新計划.4.控製措施的選擇和實施中應注意的問題-保証矯正措施的雙重优化-經濟性:矯正措施的實施成本小於偏差成本.-多個矯正措施方案中選擇最优方案.-充分考慮原有計划實施的影響-注意消除組織成員對矯正措施的疑惑(三)鑒定偏差並采取矯正措施(3)32(四)有效控制的原則(1)1.控製應與計划和組織相適應-控製工作要充分考慮各種計划的特點.-控製應當反映組織結構的類型和特征,有效的管理控製必須要能夠反映組織的結構並通過健全的組織結構來保証.健全的組織結構是指:-信息傳遞通暢不失真;-責權分明.2.控製應突出重點.強調例外3.控製應具有靈活性.及時性.經濟性的特點334.控製過程應避免目標扭曲問題-即要注意次一級控製標準的從性和服務性地位5.控製工作應注重培養組織成員的自我控製能力-自的控製的优點在於:-有助於發揮員工的積極性.主動性.創造性;-減輕管理人員的負擔和控制費用;-有助提高控制及時性和準確性.(四)有效控制的原則(2)