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关于办公室管理与文秘工作的若干问题安徽大学教授马仁杰博士主要内容一、一个小故事：买桔子二、能力测试（决策能力、果断性、包容力、交际能力、自制力、创新能力）三、公文撰写的主旨表达、材料组配、谋篇布局与语言运用一、一个小故事：买桔子【阿根廷《生活》月刊5月号文章】题：桔子胡安进公司两年了，对待工作一向认真、投入、尽职尽责。他每天准时上班，而且为自己从未受到过批评感到自豪。某天，胡安去找经理理论。他说：“先生，我在公司工作了两年，认真敬业，但是我感觉自己受到了忽视。罗赫略6个月前来到公司，和我的职位一样，现在却已经升职了。”经理显得有点伤感，对他说：“一会儿我们再解决这个问题，你现在可不可以帮我一个忙？我想给全体员工准备一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，请帮我看一下有没有桔子。”胡安跑去后5分钟就回来了。经理问他：“胡安，有桔子卖吗？”“先生，那里有桔子卖。”“价钱是多少？”“啊，我没有问这个。”“那卖的桔子够不够所有员工吃的？”“我也没有问这个，先生。”“那有其它水果卖吗？”一、一个小故事：买桔子“我不知道，但是我想……”“噢，你先请坐下稍等一会儿。”经理打电话叫来了罗赫略。罗赫略来了之后，经理给了他与胡安相同的指示。10分钟后，他回来了。经理问他：“罗赫略，你给我带来了什么消息？”“先生，那里有桔子卖，数量足够全体员工吃。除此之外，他们还有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售价是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告诉我，如果买得多，他还能给我8%的折扣。我先预定了桔子，不过如果您选择其它水果的话，我就再回去下一次订单。”经理转向一脸惊讶地等在旁边的胡安，问道：“胡安，刚才你要和我商量什么问题？”“没什么，先生，我感到十分抱歉。”这个小故事（案例）告诉我们：办事能力是多么得重要！我们应当竭尽全力地完成哪怕是最简单的任务，每当我们做好每件小事的时候，都有机会印上自己的个性标签。二、能力测试（一）决策能力测试：测试说明：下列各题均有四个选择：答案：A是；B多数；C很少；D从不。请在符合你实际情况的小括号内填上A、B、C、D。1.在急需做出决策的时候，你是否在想：“再让我考虑一下吧？”（）2.你是否为自己的优柔寡断找借口说：“是得好好慎重考虑，怎能轻易下结论呢？”（）3.你是否为避免冒犯某个或某几个有相当实力的客户而有意回避一些关键性的问题甚至表现得曲意逢迎呢？（）4.你已经有了很多写报告用的参考资料，但仍责令下属部门继续提供？（）5.你处理往来函件时，是否读完就扔进文件框，不采取任何措施？（）6.你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日常事务？（）7.你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（）8.你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（）9.你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10.当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（）15.你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记2分；“从不”记1分。6.你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日常事务？（）7.你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（）8.你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（）9.你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10.当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（）15.你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记2分；“从不”记1分。（二）果断性测试测试说明：果断性是指一个人能辨别是非，在紧急关头当机立断地采取决定并执行决定。果断性是以正确认识，当机立断与勇敢行动为特征，以深思熟虑和审时度势为前提条件。果断，不是面对抉择或突变瞻前顾后，犹豫彷徨；也不是轻率冒失，马上行动；更非排斥他人建议，主观武断。成功者是一个决策者、战略家，你的果断性如何？你是否具备果断性的基本素质？下面测试使你对自己的果断品质有一个了解。（二）果断性测试请对问题做出肯定或否定的回答，将“是”或“否”置入题后小括号中。1.你能在新的工作岗位上轻而易举地适应与过去的习惯迥然不同的新规定、新方法吗？（）2.你进入一个新的单位，能够很快适应这一新的集体吗？（）3.你要为家里购买一架风扇，发现风扇造型、档次、功效的种类极丰富，远不是当初想像得那么简单。你是否走遍全市所有商店才决定要买哪种？（）4.若熟人为你在其他单位提供一个薪俸更加优厚的职位，你会毫不犹豫答应前往吗？（）5.如果做错了事，你是否打算一口否认自己的过失，并寻找适当的借口为自己开脱？（）6.平常你能否直率地说明自己拒绝某事的真实动机，而不虚构一些理由来掩饰之？（）7.在讨论会上，经过一番切实的辩论和考虑，你能否改变自己以前对这个问题的见解？（）（二）果断性测试8.你履行公务或受人之托阅读一部他人作品，作品主题正确，可你对写作风格很不欣赏。那么，你是否会修改这部作品，并坚持按自己的想法对它来个大幅度修改？（）9.你在商店橱窗里看到一件十分中意的东西，它对你并非必需，你会买下来吗？（）10.如果一位很有权威的人士对你提出劝告，你会改变自己的决定吗？（）11.你总是预先设计好度假的节目，而不是“即兴发挥”吗？（）12.对自己许下的诺言，你是否一贯恪守？（）13.假若你了解到在某件事上上司与你的观点截然相反，你还能直抒己见？（）14.今天是校友会踏青的日子，你打扮得潇洒利落。但天气似乎要变，带雨具吧又难免累赘拖沓，你能很轻松地马上做出决定吗？（）15.你花费了很多时间、精力搞出一个设计方案，按说也不错，可总觉得非最佳方案。你是否请求暂缓提交，再仔细斟酌一下呢？（）（三）包容力测试人往往以自我意识及经验为出发点，所以很难接受其他不同的看法。有包容力的人能够接受别人的不同意见、见解、道德观、生活方式等，这种品质对其自身的发展有很大帮助。测试说明：每个问题，选A非常同意，积6分；选B比较同意，积5分；选C稍许同意，积4分；选D不太同意，积3分；选E很不同意，积2分；选F极不同意，积1分；最后累加积分。（三）包容力测试1.半夜被邻家婴儿的哭声吵醒，感到愤怒异常。2.觉得倾听和自己意见相左的见解很困难。3.老人不应该穿着新潮服饰。4.公司的人事科长不应雇佣有前科者。5.剧场经理不应让穿牛仔裤的观众进会场参加首映典礼。6.为了让不听话的小孩学习服从，一定要常处罚他。7.女性和男性喝等量的酒不太好。8.可能的话，尽量避免和自己意见不同的人谈话。（三）包容力测试9.只有勤奋的劳动者才有高收入。10.技术革新会无法无天，不值得高兴。11.应该强制那些无所事事的人服两年兵役。12.早婚会有问题。13.公司的董事长应该对员工提升业绩和员工对公司的贡献抱很大的希望。14.“撒过一次谎，别人就不再相信你。”这句话说得没错。15.吸毒者被送进戒毒所是理所当然的。16.有和自己意见不一致的人在场心情就不好。（四）交际能力测试美国著名职业规划专家卡耐基先生曾指出：一个人事业的成功，只有15%是由他的专业技术能力决定，其余的85%，则要有赖于他的交际能力。你是否善于交际？请回答下列问题。测试说明：每个问题选①积1分，选②积2分，选③积3分，最后累加积分。1.一位朋友邀请你参加他的生日。可是，那些来宾你一个都不认识：①借故拒绝，告诉他说：“那天意见有别的朋友邀请过我了。”②愿意早去一会儿帮助他筹备生日。③非常乐意借此机会去认识他们。（四）交际能力测试2.在街上，一位陌生人向你询问火车站的路径。这是很难解释清楚的，况且，你还有急事：①让他去向远处的一位警察打听。②尽量简单地告诉他。③把他引向火车站的方向。3.晚上，一个好久未见的朋友来看你，可是，电视上有一部非常精彩的电影：①让电视开着，与朋友谈论。②说服朋友和你一块看电视。③关上电视机，让朋友看你假期中的照片。（四）交际能力测试4.你父亲给你寄钱来了：①把钱搁在一边。②买一些书或别的东西。③和你的朋友们小宴一顿。5.你的邻居要看电影去，让你照看一下他们的孩子。孩子醒后哭了起来：①让他哭去，继续做自己的事情。②看看孩子是否需要什么东西。③把孩子抱在怀里，哼着歌曲想让他入睡。6.如果你有闲暇，你喜欢干些什么？①待在卧室里听音乐。②到商店买东西。③与朋友一起看电影，并与他们一起讨论。（四）交际能力测试7.当你周围有同事生病住医院时，你常常是：①有空就去探望，没有空就不去了。②只探望同你关系密切者。③主动探望。8.在你选择朋友时，你发现：①你只能同你趣味相同的人们友好相处。②兴趣、爱好不相同的人偶尔也能谈谈。③一般说来你几乎能同任何人都合得来。（四）交际能力测试9.如果有人请你去玩或在聚会上唱歌，你往往：①断然拒绝。②找个借口推辞掉。③饶有趣味地欣然应邀。10.对于他人对你的依赖，你的感觉如何？①避而远之，我不喜欢结交依赖性强的朋友。②一般地说，我并不介意，但我希望我的朋友们能有一定的独立性。③很好，我喜欢被人依赖。（五）自制力测试测试说明：当面对诱惑时，最有力的支持来自于你自己，内心坚定的自制力是抵御引诱的有力武器，它使人从无能为力的迷茫中解脱出来，恢复控制自我的能力，重新做自己的主宰。下面的问卷，可以测试你抵制诱惑的能力。（五）自制力测试是非选择每个问题选“是”积1分，选“否”积0分，最后累加积分。1.“这是最后一次了”是你常用的口头禅。2.你经常做出令自己后悔的事。3.你总是不等到月底就花完这个月的薪水。4.你是个很好说话的人，说服你不是什么难事。5.你经常不能完成自己制定的学习目标。6.你时常陷入接二连三的麻烦中。7.你时常去幻想那些不切实际的事，并深深地沉溺于其中。8.你经常赖床。9.你的保证与诺言已不太被相信了。10.你每次到超市购物都超出原来的购买预算。（六）创新能力测试下面的试题测试秘书的创新思维能力，请根据所给答案进行选择，在相应的答案上打√或画○。1.你认为那些使用古怪和生僻词语的作家，纯粹是为了炫耀。A.是B.不能确定C.不是2.无论什么问题，要让你产生兴趣，总比让别人产生兴趣要困难得多。A.是B.不能确定C.不是3.对那些经常做没把握的事情的人，你不看好他们。A.是B.不能确定C.不是4.你常常靠直觉来判断问题正确与错误。A.是B.不能确定C.不是（六）创新能力测试：5.你善于分析问题，但不擅长对分析结果进行综合、提炼。A.是B.不能确定C.不是6.你审美能力较强。A.是B.不能确定C.不是7.你的兴趣在于不断提出新的建议，而不在于说服别人接受建议。A.是B.不能确定C.不是8.你喜欢那些一门心思埋头苦干的人。A.是B.不能确定C.不是9．你不喜欢提那些显得无知的问题。A.是B.不能确定C.不是10.你做事总是有的放矢，不盲目行事。A.是B.不能确定C.不是三、公文撰写的主旨表达、材料组配、谋篇布局与语言运用（一）公文撰写中的主旨表达公文的主旨，即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿于全文的基本观点，它一般包括中心思想，原委、背景、依据与行文目的三个要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依据是主旨确定的前提，行文的目的则反映了公文主旨的期望成分。从公文写作的实际情况来看，公文主旨的表达形式是丰富多样的，主要有如下几种：1.标题揭旨，一锤定音；较多的公文都是采用标题显旨的方法，因此“一锤定音”就成为公文标题的重要特点之一。比如《关于安全检查的通知》这个标题，就不如《关于开展安全大检查活动