办公室事务管理（第二版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书

21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列办公室事务管理（第二版）胡鸿杰学习方式：全国招生函授学习权威双证国际互认认证项目：注册高级职业经理、人力资源总监、营销经理、财务总监、酒店经理、企业培训师、品质经理、生产经理、营销策划师、物流经理、项目经理、广告策划师等高级资格认证。颁发双证：通用高级职业经理资格证书（全国通用钢印证书）＋MBA高等教育研修结业证书（随证书附全套学籍档案与高等教育人才推荐函）收费标准：仅收取1280元网址：报名电话：[phone]咨询教师:王海涛老师地址：哈尔滨市道外区南马路120号职工大学109室美华教育。近千本MBA职业经理教程免费下载-----请速登陆：目录第一章绪第二章第三章第四章第五章第六章第七章论我们正处于一个变幻莫测的时代，社会价值取向日趋多元化，尤其是伴随着信息时代的到来，我们作为社会组织的一员，不得不与办公室发生着各种各样的联系；办公室这个古老而又现代的机构在一个组织中将扮演怎样的角色，将发挥怎样的作用，势必影响我们的工作和生活。本书将帮助你认清信息时代办公室的地位及其在组织中的作用，并将使你第一节办公室及其功能一、社会组织的基本类型(四)二、办公室的基本功能及其特征1.从社会组织的整体看，办公室是管理工作2.从社会组织的结构看，办公室是社会组织3.从社会组织的外部看，办公室是社会组织（二）办公室基本功能的特征123第二节（三）二、办公室的职能办公室事务就是围绕办公室的管理职能而实施的业务活动。对于任何一个组织来说，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动都是一样的。比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。四、本书的主要内容本书主要围绕办公室日常事务管理展开，主要是通过理论和实践的分析，找到更有效地完成办公室事务的方法和一些必要的技巧，让未来的秘书工作者能更加方便、省时和快第一节办公环境及其优化一、办公环境概述（一）办公环境的概念办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合，从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。123123121212第二节办公环境的维护和管理健康与安全是办公室环境维护和管理的最主要的方面，因为健康与安全的工作环境给予工作人员的不但是身体上的安全，更是一种精神上的安全感，这种环境使员工们情绪稳定，（1（2）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足（3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿势（4（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物（6）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。（7学习方式：全国招生函授学习权威双证国际互认认证项目：注册高级职业经理、人力资源总监、营销经理、财务总监、酒店经理、企业培训师、品质经理、生产经理、营销策划师、物流经理、项目经理、广告策划师等高级资格认证。颁发双证：通用高级职业经理资格证书（全国通用钢印证书）＋MBA高等教育研修结业证书（随证书附全套学籍档案与高等教育人才推荐函）收费标准：仅收取1280元网址：报名电话：[phone]咨询教师:王海涛老师地址：哈尔滨市道外区南马路120号职工大学109室美华教育。近千本MBA职业经理教程免费下载-----请速登陆：123．在遵循以上规定的基础上，企业还要实行安全作为秘书人员，在了解以上有关安全生产的知识之外，在自己的工作中还要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险三、办公室信息安全（一）123（二）123四、(一)紧急情况的应对策略（1）火灾。（2）炸弹威胁。（3事故应该立即报告给上级或者安全主管，具体要求填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，证人和事故《事故情况记录表》通常记录下面的信息：事故日期；事故地点；事故涉及人员；事故的证人；事故过程的概述和如果事故中有人受伤，涉及的每个人都要填写一份《工伤情况报告表》，准确记录受伤人的信息、伤情和处理情况。重要术语环境办公环境办公布局办公室安全信息安全口头信息纸面信息电子信息紧急情况复习思考题12．工作场所的布局有哪几种形式，你所在的组织采用的是什么样的布局？你怎样评价这种布局？工作场所的开放式布局的优、缺点各是什么？你认为对这种布局进行哪些方34．列举在办公室的危险隐患，并陈述应采取的预防措施。56．在面临突发的紧急情况时，该采取哪些有效的措施来应第一节二、接打电话的基本礼仪三、拨打电话的程序与技巧121．正确拨号；2．主动自我介绍；3．准确陈述内容；4．耐心解答疑问；5．要求对方复述；6秘书对打出的电话都应该记录在案，并根据通话内容的变动程度及时进行补充整理，以备日后查考。四、接听电话的程序与技巧1．迅速摘机；2．主动自报家门；3．辨明对方身份；4．听记对方陈述；5．及时提出疑问；6．复述来电内容；7．礼貌告别对方；8．轻轻放下听筒。一般来话内容通常先记在便条或者记录本上，在通话结束后应该及时地进行整理，重要通话应该填写在专门的“电话记录单”或者“电话处理单”上。重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。五、正确处理通话过程中出现的问题第二节（一）印章，即图章，有时也称为“印信”，是指国家机关、社会团体、企事1（1）标志作用。（2）权威作用。（3）证明作用。（4）凭信作用。23（1）正式印章。（2）专用印章。（3）缩印。（4）钢印。（5）领导人手章。（6）个人名章。（7）校对章。（8）戳记。1234567121234案例3—2××公司印信管理规定1234．印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不符合审批手续的用印，印章管理人有权提出异议或拒绝让其使用。如遇56．印章原则上不准携带出公司，如确有工作需要借用公章，应填写《公章借用登记表》，经总经理批准签字后方可借出使用，使用人在使用712345．原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确有工作需要，须经总经理签字批准并办理领用登记手续，未使用的空白介绍信应交回介绍信6712第三节值班管理值班，是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方式和制度。作为办公室的一项重要事务，值（一）值班工作的特点以及意义1（1）连续性。（2）应急性。2（1）值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示及时传达，保证本单位发生的重大紧急事情能够及时反映、及时处理，保证工作顺利进行的作用。（2）由于值班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或者一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值班人员是本单位的总代表。（二）值班工作的职责和内容1．（1）通讯联络。（2）承办各种交办的事项。（3）负责公务接洽和来访接待工作。（4）处理突发事件。（5）安全保卫。（6）编排总值班表。2（1）记好值班电话记录。（2）记好值班接待记录。（3）记好值班日志。（4）做好信息传递。（三）值班工作的组织形式与要1（1）设有专门的值班机构，通常称值班室或总值班室，配备专职值班人员，负责本机关或者本单位的全部值班工作。（2）首长电话值班室。（3）工作人员轮流值班，主要做好节假日的值班工作。（4）专兼职值班相结合的形式，即白天有专人值班，晚上由工作人员轮流值班，平时由专人值班，2（1）确立服务思想。（2）树立严谨、热情、周到的工作作风和时效观念。（3）增强组织纪律观念，做好保密工作，严格遵守各项规（4）值班人员有一个良好的工作作风，努力做到：搞清楚发生问题的具体情况，对没有把握的问题，处理要慎重；待人要热情；办事要考虑周密；传递信息要及时、准确。（5）有较高的理论政策水平和一定的业务能力。（6）要有健康的身体和良好的精神状态以及较强的应急反3．值班资料的要求（1）电话簿。（2）值班工作所涉及的机关、单位，特别是上下级单位的机构设置、职责分工、办公地址、领导分（3）常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期（4）本单位当前中心工作的计划安排、领导批示、（5（一）1．信息处理制度；2．岗位责任制度；3．安全、保密制度；4．交接班制度；5．（二）1．值班表的用处；21（1）对待已经预约的来访者。（2）对待不速之客。（3）对待不受欢迎的客人。2（1）接受任务。（2）具体办理。（3第四节小额现金管理一、现金管理中的会计知识（一）现金的收入和支出1．现金的种类；2．现金收入和支出；3．现金超缺；4．现金制和应计制；5．零用现1．信用卡和旅行支票；2．快汇和外币；3（1）现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。（2（3（4（51000元（6（1）秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额等。有的还应（2）内部工作人员需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、日期、金额。（3）秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付（4）秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。（5（6）当支出大的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金（1）秘书人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。在管理办公室的零用现金时，不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”，而是应该严格遵守办公程序和财务制度，依照国家法律以及相应的财会管理制度（2）秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。秘书应该养成良好的随手记录的习惯，以免因为忘（3）秘书在管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。在向有需要的申请者支付零用现金、用手中的零用现金报销一些开支的时候，应该严格按照相应的程序，做到该有的文件和单据完整齐全，再给予支付或者报销。而绝对不能够由于个人关系比较亲近而省去相应的手续，这样的行为于自（4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的制度来加以保证。所制定的制度应该是依照国家颁布的有关现金管理的规章制度和管理办法，结（1）企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。（2（3）工作人员外出办公所需要的资金，可以提前向财务部门提出申请以领取。（二）商务费用报销的工作程序（1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费（2）该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。（3）在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实（4）商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和报销凭单后，方可返（5）如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。