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JIU/REP/2005/1审查世界知识产权组织(WIPO)的管理和行政工作:预算、监督及相关问题编拟者：M.DeborahWynesVictorVislykh联合检查组日内瓦2005年2月联合国导言21.根据联合检查组(联检组，JIU)的决定，并作为其管理和行政系列的一部分，联检组编拟了一份关于世界知识产权组织(WIPO)的管理和行政工作的简要审查报告。所编拟的报告将提交计划和预算委员会(PBC)2005年2月非正式会议和2005年4月正式会议审议，侧重于总部审查、预算和财政问题、人事做法、监督以及拟议的WIPO新大楼等事项。报告的第二部分将在晚些时候提交。总部审查2.调查员的主要调查结果是，WIPO今天之所以面临问题，是因为其过去所采用的预算编制方式，即：对费用加以调整，是以确保收入以便为现有的和预测的开支供资为目的，而不是根据详细的人力和财政资源需求评估进行的，而这种评估本身又要以WIPO每一个部门必须完成哪些任务才能帮助WIPO履行其各项职责为依据。3.因此，检查员认为亟需进行总部审查和需求评估，以使现有的各项程序和制度合理化。总体而言，审查应以加强整个组织的能力为目的，争取了解WIPO怎样才能以昀佳方式迎击其所面临的短期和长期挑战。评估应包括对每一个岗位和每一项职责逐个进行岗位审查，以及对收支要求进行审查。目前，缺乏一套全面的信息技术(IT)或人力资源战略。总地说来，在实现基本行政程序自动化方面，还大有可为；在信息技术和行政领域，例如翻译服务、档案工作，存在职能重复的现象。虽然各不同条约在保密及其他方面有不同的要求，但这并不意味着不能进行统一。根据检查员所进行的多次访谈，如进行拟议的总部审查和逐岗位分析，是可以让2006－2007年预算要求实现节约的。为加快这一进程，应通过国际招标程序，并按详细制定的职责范围，挑选独立的外聘专家进行广泛的人力和财政资源审查。审查工作应由现有资源供资，并应尽快完成。4.由于时间安排方面的考虑，并考虑到大会对这一研究报告进行审议之后将作出的决定，检查员建议，在即将召开的9月会议上核准2006－2007年的预算水平时，应使之与经修订的2004－2005年的预算水平一致。待需求评估完成之后，并根据评估结果，再对2006－2007年预算作出修订并予以核准。建议1:总干事应聘用独立的外聘专家，根据上文第3段对本组织的人力和财政资源进行全面的逐岗位需求评估。3建议2:在需求评估得出结果之前，大会应按经修订的2004-2005年预算水平，核准2006-2007年的初步预算。根据需求评估，如需对该预算作出任何修订，可在2006年9月召开的大会特别会议上提出并报核准。预算和财务问题5.多年来，WIPO由于《专利合作条约》(PCT)体系受理大量的申请而收入大大增加，从而一直保持良好的财政状况。11998年，未动用的资源作为储备金已累积达到3.53亿瑞郎2这一峰值。因此，大会于1998年决定减少PCT费用，并批准动用储备金建造新房舍。3同时，成员国同意降低储备金水平，允许出现财政赤字，以便使其降到能更加令人接受的水平。6.自1998年以来，由于PCT费用的减少，加上多方面同时出现的问题，致使WIPO的预测收入与实际收入之间出现缺口。在2002－2003两年期，由于实际和预测的PCT申请量均低于概算数量，这一形势进一步恶化，而且一直持续到2004－2005两年期。42004年9月，总干事要求核准自2005年1月起提高PCT费用，以解决这一问题。成员国请秘书处尽早召集一次PBC会议，以尤其对再行调整PCT费用的问题进行分析。52004-2005年的昀新概算预测，收支间缺口为2,300万瑞郎，并认为可以动用储备金，降低其水平，将其降至略低于已获同意的占总预算的18％这一水平。67.检查员虽然认识到有必要将储备金降至能令人接受的水平，但对这种赤字开支的做法表示关注。在检查员看来，只应在出现紧急情况时，才考虑动用储备金。检查员认为，进一步厉行节约，减少赤字（减至低于拟议的2,300万瑞郎），仍有余地；1WIPO经修订的2002-2003年计划和预算草案，WO/PBC/4/2,2001年6月30日，第485段2同上，表27，第484段3WIPO专利合作条约联盟大会报告，PCT/A/XXIV/10,1997年10月1日，附件三第39页，以及WIPO大会，“房舍建筑：新建筑”，WO/GA/27/4,2001年9月21日，附录第1段(e)项4WIPO2002-2003两年期计划效绩报告，A/40/2,2004年7月23日，第8段5WIPO计划和预算委员会，“有关新建筑的备选方案”，WO/PBC/IM/05/2,2005年1月10日6同上,脚注14并建议，在2005年9月以前不动用储备金，因为届时离两年期结束只剩3个月时间，财政形势将更加明了，而且届时如确有必要，成员国也可授权动用储备金。8.秘书处指出，2004年有两方面的进展致使与2004年9月概算情况相比，收入有所增加，支出有所减少。这两方面的进展分别是：某一大国的受理局清除了其积压的PCT申请量，并将申请和相关费用转交国际局(IB)；由于总干事统一厉行撙节预算、削减费用的政策，因此业务费用全面降低，这一做法值得称道，并应继续进行。预算、收入和储备金7(以千瑞郎计)1998-19992000-20012000-20012002-20032002-20032004-20052004-2005修订后初步修订后初步修订后初步概算(04年12月)预算378,939525,205565,868678,400668,800638,800528,200收入391,814428,584526,045531,782497,425588,150505,200盈余/(赤字)12,875(96,621)(39,823)(146,618)(171,375)(50,650)(23,000)储备金302,011*205,390262,198115,58093,05142,40192,500*实际数字PCT收入预测9.由于PCT的创收占总收入的四分之三，因此准确预测,对于有效地规划和完成计划，至关重要。WIPO从2004年6月开始，试图通过设法预测收入和需求来解决这一问题。现正在对有关模式进行可靠性测试；检查员认为该模式是合理的，但觉得在执行这一系统时，还必须不断加以调整。然而，WIPO尚未找到确定处理PCT申请需要多少成本的方法，但将在不远的将来与尤其是欧洲专利局等一些组织协商，争取找到此种确定成本的方法，并改进生产力指标。建议3:促请总干事紧急完成与尤其是欧洲专利局等其他相关组织的磋商，并向大会提交一份关于确定处理PCT申请所需成本的方法草案。7WIPO经修订的2004-2005年计划和预算草案,WO/PBC/7/2,2003年7月31日，第8页5资源转移10.WIPO《财务条例》中规定，“为确保服务的正常运作，如有必要，总干事可在任何特定财务期，从一个预算项目向另一个预算项目转帐，但限额为所涉期间贷记总额的5％”。8检查员了解到，在实行按计划编制预算的做法之后，这条规定被解释为，WIPO可灵活地将总预算额的不超过5％的经费重新划拨给一项或多项计划。检查员认为，这种解释过于宽泛，可能使所确定的各项优先事项以及按计划编制预算的概念变得毫无意义。建议4:大会应将计划间转帐的额度限制为不超过所涉两项计划的两年期拨款中数额较少的拨款的百分之五。在PCT费用转交给WIPO过程中汇率和拖延所产生的影响11.WIPO预算选用的币种为瑞士法郎，而PCT及其他费用是以其他货币支付的。目前，国家受理局受理申请时收取两笔费用：一笔是国家受理局提供服务的费用，另一笔是拟由国际局提供服务的费用。虽然各国家受理局均须及时将所有申请转交国际局，9但有些国家受理局却会因各种不同原因而拖延很长时间。结果便致使WIPO在国家受理局出现申请积压时收入减少，而积压的申请处理完后收入增加。这是造成收入情况不可预见的一个主要原因，直接影响到计划的规划和完成。此外，在申请提交国家受理局之时与国际局收到相关费用之时当中，汇率可能会有很大浮动。虽然WIPO已有一套对付汇率浮动的机制，10但这一机制相当复杂，而且不足以应付出现重大浮动和拖延时间太久的情况。WIPO应考虑建立一种在线付费的机制，让人们可以通过在线的办法将费用付到WIPO的一个固定帐户上，并同时将付款情况抄送给国家受理局。建议5:PCT大会应考虑采取必要步骤：8WIPO《财务条例》第4条第1款。9WIPO《专利合作条约实施细则》第22条第1款10WIPO国际专利合作联盟大会报告，PCT/A/XXIV/10,1997年10月1日，附件四6a.要求WIPO各项服务的用户均以预算所采用的以及大部分支出所使用的货币──瑞士法郎支付服务费；并b.要求PCT费用须在申请提交国家受理局之时直接付给国际局，而不是在国家受理局将申请转交国际局之时支付。7建议6:总干事应探讨建立一种通过在线手段直接向WIPO的一个固定帐户支付费用的机制的可行性。总干事的工资12.联检组称赞总干事自己决定不接受其在国际植物新品种保护联盟(UPOV)任职所得的工资。11在检查员看来，他个人作出的这一决定确保了总干事的工资与其在联合国系统的同行的工资相称。建议7:请大会将现任总干事作出的不接受其按WIPO/UPOV相关协定中的规定因在UPOV任职所得的任何额外报酬这一决定制度化。将来，总干事不得接受任何因其所担任的职务而可能承担额外任务所产生的任何额外报酬。人事做法13.检查员注意到WIPO缺乏全面的人力资源战略；检查员虽然认识到WIPO的特殊性及其管理着多项条约这一事实，但对若干长期未得到解决的征聘问题和升迁做法表示关注。引起关注的领域有：工作人员持续增加、短期人员和顾问人数很多（许多人期限很长）以及工作人员带职调动、员额改叙、直接征聘和个人升迁等问题。14.1997年至2002年期间，经核准的员额增加了50％以上。此外，另有占工作人员总数24％的人被聘为顾问或持有短期合同，这些问题令检查员感到关注。检查员虽然承认工作量在增加，但不清楚工作量的增加是否与工作人员的增加成正比。在进行上文第3段提及的拟议需求评估时，应对这一情况予以明确。短期人员和顾问15.短期人员和顾问的人数从1997年的分别约占16％和4％，增加到2003年的分别约占24％和6％。2004年略有减少，分别占22％和5％。到2004年年底时，大部分顾11WIPO/UPOV协定，UPOV/INF/8,1982年11月26日，第4条第(1)款和第4条第(5)款8问和短期人员都来自发达国家。检查员了解到，许多短期人员和顾问的合同延一年又一年，有的延了7年多。在此方面应参照联合国的做法，制定严格的指导方针。12员额的调动与改叙16.检查员对WIPO各计划之间工作人员带职调动的做法表示关注。这一做法所造成的后果是，一个部门不仅失去了工作人员，而且还无法聘人顶替，因为没有空缺的员额。这对放人单位造成的影响很大，尤其技术性或专业化很强的单位更是如此。同时，接收单位却可能变得人满为患。这一做法应当停止，因为它破坏了制定员额配置表的宗旨，并打乱了本组织的优先部署。17.检查员了解到，在2002－2003两年期间改叙的员额共有202个，在经核准的员额中约占20％（其中包括将一些一般事务工作人员员额改叙为专业人员员额），所涉员额的现任人员也因改叙而得到升迁。这些“改叙”未经成员国批准，而只是在下一个两年期的预算文件中告知成员国而已。这种做法打乱了经核准的员额配置表，属于走后门升迁，应当停止。专业人员员额的改叙以及一般事务人员员额改叙为专业员额，均应在事先通过预算程序，征得成员国批准。所有改叙均应根据国际公务员制度委员会(ICSC)的指导方针进行。直接征聘18.WIPO直接征聘的做法始于1976年。《工作人员条例》第4条第8款(b)项除其他外，规定：“……当专业人员职类在短期内──尤其为当前正在执行的项目──急需人从事某些工作时，总干事可采取直接征聘的做法，而不需要进