医药行业-经理办公室-秘书岗位说明书

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XX口腔护理用品股份有限公司岗位工作说明书一、岗位标识信息分析日期:2002年10月30日岗位名称:经理办公室秘书隶属部门:经理办公室岗位编码:直接上级:办公室副主任工资等级:C类科员直接下级:无可轮换岗位:组织、宣传相关工作及营销内务工作下级人数:无二、岗位工作概述对内日常事务处理,服务于公司业务部门;对外协调外单位与本公司联系事宜,代表公司精神风貌。三、工作职责与任务(一)公司印鉴、经理办公室印鉴、公司领导印鉴管理。(二)各类公文的草拟、审核,以及内部文件的发布和传递(办公自动化、书面文件)。(三)外来文件、资料、公司级函电、信件的收发登记、传递、催办、检查以及分类、归档的管理。(四)会议安排和通知(与会人员、地点、时间、会议标准),并做好会议记录。(五)协助安排公司每天派车用车(小车)、确保公司公务用车需要。(六)公司各类证书、执照的保管和管理。(七)公司来客的接待、酒店预定,公司电话、传真的接听和处理。(八)办公用品计划草拟。(九)协助公司领导票务处理、和领导交办的其他工作。(十)协助做好各部门的协调工作。四、工作绩效标准(一)严格印鉴管理,确保印章的权威性和准确性,保证公司利益,维护公司形象。(二)公文处理及时,不耽误事务处理。保证公文的有效性、适宜性和可追溯性。(三)能根据会议实际需要合理安排会务。(四)派车管理及时、合理。(五)办公室日常事务处理尽职尽责。五、岗位工作关系(一)内部关系1.所受监督:在工作日常事务上,经理办公室主任直接监督管理;印鉴管理,受公司领导和相应部门监督;公司级会议安排上,受相关部门监督。2.所施监督:对公文处理流程中,对相应部门监督催办。3.合作关系:与公司各部门日常事务联系频繁。(二)外部关系1.电话、传真联系(政府机关、新闻媒体、业务单位、信息收集);2.外送文件到相应单位。六、岗位工作权限(一)对各部门报送公司领导的事务性公文以及公司外送文件的审核权。(二)协助安排公司每天派车用车(小车)。(三)协助安排会议会务。(四)对办公用品的计划权。七、岗位工作时间在公司制度规定时间内工作,有时周六周日或规定时间外也需要加班。八、岗位工作环境95%时间在室内工作。温度、湿度适宜,无噪音、无粉尘等污染,照明条件良好;5%的时间在外(报送资料等事宜)。九、知识及教育水平要求(一)国家正规大学专科或本科以上学历,持有劳动局颁发的中级以上文秘资格证书。(二)清晰了解合同法规定及要求,并知晓国家一般性法律、法规。(三)熟悉文秘工作专业理论知识。十、岗位技能要求(一)较强的文字处理能力,能熟练运用计算机。(二)较强的口头表达能力和应变能力。。(三)普通话达到国家二级甲等以上水平,能运用英语进行日常对话、翻译和写作,或具备国家四级以上水平。(四)具有良好的处理人际关系的能力和与人沟通的能力。(五)有一定的组织协调能力和分析能力十一、工作经验要求两年以上相关工作经验。十二、其他素质要求任职者需具有强烈的责任心与耐心:良好的职业道德,严守企业机密:身体健康,精力充沛。

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