商务秘书的文档工作处理

新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第1页共10页商务秘书的文档工作处理刘永涛（新疆轻工职业技术学院新闻传播学院普08文秘班）【内容摘要】从秘书工作实践者的角度，分析了建立社会主义市场经济体制和全球经济一体化的新形势下商务活动中秘书的文档处理工作面临的严峻挑战。阐释了文件是档案的来源，档案是文件的归属。办理完毕、具有保管利用价值并经系统整理归档的文件，实现了文件向档案的转化。文秘人员是文件的重要形成者，其形成文件的质量，直接关系到档案工作的质量和效率。我们在社会实践中，需要凭借文书这一工具来进行彼此之间的联系，进行信息的交流。文书的系统整理和保存，最终形成了档案，文件是档案的基础，档案是文件的精华。这就要求我们秘书从业者要顺应经济发展形势，除了要扎实自己的基本秘书知识，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要，提高综合素质。强化“文档一体化”意识，随着办公自动化体系和计算机网络技术的不断发展和更新，传统的文秘和档案工作分块管理的状况，在某种程度上已不能适应商务活动中秘书文档工作处理的需要。致使处理文档工作操作和衔接过程中存在着诸多不规范和脱节的现象，从商务秘书文档工作的全局出发，在公文生成与归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统。“文档一体化”的实质就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。探讨了应该如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特点发展趋势，和实现人生价值，并针对商务秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和文档处理工作的能力，提出了一些个人看法及意见。【关键词】商务秘书文档工作发展趋势文档一体化新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第2页共10页目录论文摘要·······················································1关键词·························································1一、阐释商务秘书的含义及文档工作处理在商务活动中的重要作用·····31.叙述商务秘书文档工作的具体内容···························32.商务秘书在商务活动中发挥的重要作用·······················3二、网络新技术发展形势下，商务秘书应如何适应···················5三、从案例中反映商务秘书工作中文档工作重要性···················51.商务秘书应提高自己的综合素质·····························62.素养提高对商务秘书文档处理的作用·························7四、商务秘书文档处理工作三强化·································81.强化“文档一体化”意识···································82.强化全过程管理工作····································83.强化文书部门立卷工作··································9五、总结我们学习新的文档处理方法对我们发展的重要性·············9参考文献·······················································10新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第3页共10页商务秘书的文档工作处理一、阐释商务秘书的含义及文档工作处理在商务活动中的重要作用随着市场经济的深入发展，尤其是加入世界贸易组织（WTO）以来，在全球化的语境中，商务秘书的发展趋势越来越明显，商务秘书已成为各类秘书岗位的一个重要分支，其队伍庞大，人数众多，远远超过党政秘书队伍的数量，成为市场经济条件下新兴的社会职业群体，是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。商务秘书是指在各种工商企业中从事秘书工作的一类人员的总称。商务秘书是商务活动中重要的不可或缺的辅助力量，商务秘书在各种商务活动的组织中负责文档工作处理，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，在商务秘书从事的各项活动中，文书档案管理是核心的工作内容，文书和档案是社会管理活动中紧密联系的两种事物，文件是档案的来源，档案是文件的归属。将文书学，文书工作.档案学及档案管理是文秘专业的文档关系。在商务秘书的工作中，文档工作处理无疑是不可或缺的组成部分，是商务秘书工作中的重中之重。1.叙述商务秘书文档工作的具体内容商务秘书已不再是过去的简单的行政事务人员，优秀的商务秘书应该拥有积极的工作态度与工作热情，良好的工作技能和专业素养，应该在平凡的工作中为上司、公司创造并增加价值。专业的商务秘书代表了公司良好的人员素质、标准的管理，以及优秀的企业文化。同时，许多在事业上取得成就的人士，他们的第一份工作是秘书或行政人员，通过了解公司的运作，洞察企业的发展与变化，为职业生涯打下良好的基础，商务秘书，文书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。文书(文件)处理工作的总任务是简明、精确、有条理地办理与管理文件，为有效推进企事业单位工作服务。其具体任务包括收文的登记、拟办、分发、承办、催办、注办和发文的拟稿、核稿、签发、缮印、传递以及文件的整理、立卷、归档、保管、提供查阅等三个层面若干环节的工作。这些环节环环相扣，构成商务活动信息运转的流程，从而保证企事业单位工作有条不紊地顺利完成。文书档案工作的主要任务是文档的收集、整理、鉴定、检索、编研、利用及统计等环节的工作，其中，利用是中心环节。做好文档工作，为本部门、本单位中心工作服务，是作为一个商务秘书的根本任务，也是检验秘书文档工作优劣的标尺。2.商务秘书在商务活动中发挥的重要作用我们在社会实践中，需要凭借文书这一工具来进行彼此之间的联系，进行新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第4页共10页信息的交流。文书的系统整理和保存，最终形成了档案，文件是档案的基础，档案是文件的精华。文书(文件)处理工作的总任务是简明、精确、有条理地办理与管理文件，为有效推进机关工作服务。其具体任务包括收文的登记、拟办、分发、承办、催办、注办和发文的拟稿、核稿、签发、缮印、传递以及文件的整理、立卷、归档、保管、提供查阅等三个层面若干环节的工作。这些环节环环相扣，构成机关信息运转的流程，从而保证商务活动有条不紊地顺利完成。这是我们做好商务秘书的工作任务。由于商务秘书文书档案管理工作是通过秘书办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为秘书中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，商务秘书秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。文件是档案的来源，档案是文件的归属。办理完毕、具有保管利用价值并经系统整理归档的文件，实现了文件向档案的转化。文秘人员是文件的重要形成者，其形成文件的质量，直接关系到档案工作的质量和效率。例如，某份文件，如果缺少主题词，档案人员在著录标引时，就要花费很长时间通览全文，提炼出并不十分准确的主题词；某份文件的定稿，如果书写材料不耐久，档案人员在整理时就要复制(印)附在定稿之后，这既影响了档案的质量，又大大降低了工作效率。因此，要努力提高文秘人员的综合素养，其中的技能修养、知识修养，是检验文秘人员称职与否的标准，而品德修养、作风修养，则涉及到文秘人员合格与否。只有文秘人员具备了一定的综合素养，其经手办理的规范性文件材料才能为文书档案提供准确、真实、可靠、具有较高价值的原始材料。由此可见，秘书人员的高素养是文书档案管理工作的重要基础条件。商务文秘工作是文书档案管理工作的重要源头和基础，档案管理工作是现代文秘工作的直接资源库。公文作为文档管理工作与文秘工作相互衔接的主体，是档案的主要来源，是文秘工作的最主要、最直接的产品，其质量的优劣既反映了文秘工作者的学识才干和业务水平，又直接影响到档案管理工作的质量和效率。高质量的文书档案首先必须要有高质量的公文，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上。公文从产生到运转的每一个环节，尤其是公文向档案转化的关键环节上，档案工作的具体要求始终贯穿其中。在一些中小企业，由于受机构设置和人员编制的限制，文书档案管理工作往往都是由文秘人员兼任。实际工作中，档案和文秘工作二者的衔接往往存在一些新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第5页共10页问题，如公文格式不标准、附件不规范、原稿不齐全、书写材料不符合要求、文种使用不当、办文程序混乱等。这就要求文秘人员必须具有较强的档案书档案工作关于实行统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理工作方面的业务修养。二、网络新技术发展形势下，商务秘书应如何适应随着办公自动化体系和计算机网络技术的不断发展和更新，传统的文秘和档案工作分块管理的意识，严格按照国家规范办理好每一份公文，为公文转化为档案创造有利条件。同时，文秘人员还应按照文状况，在某种程度上已不能适应实际工作的需要。一些文秘人员档案意识淡薄，档案管理人员也很少考虑文秘工作，致使两者在具体实际操作和衔接过程中存在着诸多不规范和脱节的现象。针对这种现象，档案界提出了“文档一体化”的思路，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成与归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档生成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文秘工作和档案工作的信息共享和规范衔接。“文档一体化”的实质就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。三、从案例中反映商务秘书工作中文档工作重要性文书、秘书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则与方法以及档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的原则和要求。要学习公文写作的基本知识，提高公文写作能力与水平。同时，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要。刘处长秘书李浩然是北大中文系的高才生,写得一手好文章.前几天,他按照处长要求,完成一篇工作总结.刘处长在全公司总结大会上宣读了该总结,获得了全公司的一致好评.知道内情的人都说这是李秘书的功劳,李浩然得悉后,严肃地说:不能这么说,我只是写了个草稿,最后还是处长定的稿.上述案例中,刘秘书的做法对吗你是如何理解秘书的谋而不断的应该如何理解秘书要甘当领导身后的无名英雄。案例讨论与分析：秘书是为领导服务的,是领导的参谋和助手,但只是起辅助作用,只是谋而不断,领导在做最后的决策之前,会让秘书做先期的工作.有时,秘书的工作能力,完新疆轻工职业技术学院(专科)毕业论文第6页共10页成领导交给的任务比较到位,无须领导做更多的修改就采用了,但这不等于是秘书的意志,因为是由领导拍板的,就此已经转化为领导的意志了,而最终为此负责的也是领导文书、秘书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则与方法以及档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的原则和要求。要学习公文写作的基本知识，提高公文写作能力与水平。同时，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要。秘书工作的任务概括起来是党组织的助手、领导的参谋、群众的桥梁、机关的管家。所谓党组织的助手，即作为一级党组织，其