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第6课商务秘书工作实务本讲目标•掌握秘书与信息工作。（重点）•掌握秘书与会务工作。（重点）•掌握秘书与公务处理。•掌握秘书与事物工作。商务秘书与信息工作•信息的收集与分类–信息收集的范围–信息收集的渠道–信息收集的原则价值原则、时效性原则、客观性原则、经济性原则、全面系统原则–信息收集的方法观察法、询问法、问卷法、阅读法、购置法、网络检索法、交换法–信息的分类商务秘书与信息工作信息筛选•信息的处理信息处理的基本原则——及时、准确、系统、经济、适用的原则信息加工初级加工高级加工商务秘书与信息工作信息传递信息存储信息检索•二、信息工作的基本程序•案例分析与讨论：•沙里淘金•小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。•“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入国际市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”•卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……•过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”•大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。•后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!•小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”•卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索•问题:从这件事中，你对信息工作有哪些启发？•〖分析简评〗•这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：•1、信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。•2、信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。•3、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。•4、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。会议工作概述一、会议的内涵1、行政管理活动与会议（什么是会议、为什么要召开会议）：所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享）3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员）4、会议的质量二、会议的类型与特点1.会议的类型：股东大会、董事会、经理会、团队会议、谈判会议、企业新闻发布会、展览会、定货会、培训会2.会议的特点：合法性、经济性、工具性、服务性、事务性1.会议策划方案与筹备方案2.会议时间安排适时高效3.确定会议地点4.正确确定与会人员范围5.准备会议文件资料6.发放会议通知7.布置会场8.准备会议所需物品和设备9.安排会议的食宿和交通10.会议经费的预算和使用11.处理好会议的突发事件第二节会议的准备工作会议的管理和组织会前准备-策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等筹备方案的内容会议会址与会场•1.会议地点的选择（交通、安全、费用、景点）•2.会议地点的使用历史•3.会议地点的服务设施•4.会议地点的住宿条件•5.会议地点的工作人员•6.会议会场的格局•7.会议会场与策划的关系会议会址与会场会议的成本控制1.会议的经费预算2.会议的经费计划审核3.会议的付费与支出4.会议成本控制5.会议经济与会议策划会议文件的准备•会议文件的主要类型•会议通知的拟制与发送•会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、会谈方案、展览会说明书等）•会议文件的印制与分发•会议文件的保密与管理会议文件的准备会议的食宿与交通安排•会议的餐饮安排•会议的住宿安排•会议的交通安排•签到•引导座位•迎宾接待•安排食宿•会场管理•会议协调•会议记录•会议简报和资料•会议信息和宣传会议会中的联络工作（商务会议联络主要方面、主要方法、工具和途径）•会议会中的宣传工作与公共关系•会议经费的管理和支付第三节秘书在会议中的角色与职责•秘书在会议过程中的主要工作•会议记录工作•秘书参与会议注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其他会议的组织和管理会务的实施-开会期间与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件会议议程和日程的安排1．会议议程会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。2．会议日程会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人一目了然。3．会议议程和日程安排应注意的问题（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。（2）要保证重要人物能够出席会议。（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避免会议效率降低。（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。会场选择•1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑会议场所交通因素。•2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。•3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算机、麦克风等等。•4．会场应不受外界干扰，应尽量避开闹市区。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。•5．应考虑会议场所的安全因素。•6．场地租借的成本必须合理。发送会议通知•（一）拟写会议通知注意事项•会议通知一般包括标题和正文两部分，标题应写明召开会议的单位或部门、会议名称、发文号。通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等等。•写作时需注意以下几点：•1．不要忘了写会议名称，如“销售促进会”、“部门例会”等，会议名称要具体。•2．时间、场所要准确无误。给公司外部人员的会议通知，最好附一张会议地址简图。•3．议题要尽量详细具体。•4．有附加资料时，要写明资料名称及页数。•5．会议通知拟写好后需交上司审阅、批准。发送会议通知注意事项•1．为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外，所有会议均应正式打印会议通知，通过书面形式传递到有关人员，以示正规和郑重。•2．一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。•3．如果有事先需准备的材料并需让与会者事先了解有关情况，应随信寄发一份相关材料给予会者。•4．对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。信封上应醒目标出“会议通知”字样。•5．需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。•6．对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。•7．不管以什么方式发出会议通知，都应确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。•8．可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。•9．如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的交通线路。布置会场•（一）会场的整体格局•1．大中型会场为保证有一个绝对的中心位置，多采用半圆型、大小方形的形式，以突出主持人和发言人。•2．中小型会场可采用方拱形，半月形，椭圆形，回字形，T字形和圆形等形式。•（二）主席台座次的安排•会议主席台就座者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：•1．依职务的高低安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。•2．为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。•3．主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。•4．在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。大型会议的经费预算•1．文件资料费：包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等的开支。•2．邮电通讯费用。•3．会议设备和用品费。•4．会