国外秘书工作概况

“硅谷”的秘书在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不仅仅在打字，冲咖啡，而每天都在参与决策。他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。第九章国外秘书工作概况第一节国外秘书的种类与职级第二节国外秘书的教育与培养思考训练与教学互动第一节国外秘书的种类与职级一、美国秘书的种类与职级二、日本秘书的种类与职级一、美国秘书的种类与职级（一）美国秘书的种类（二）美国秘书的职级（一）美国秘书的种类1.政府秘书即在美国联邦、州、市、县政府和驻外使领馆、军事基地等处工作的秘书。其等级的划分和任命根据考试成绩而定。凡欲从事这类秘书工作的大学毕业生，须先取得打字、速记的证书，并参加秘书能力考试。被录取者，第一年为试用期，三年后转为固定职业，并有资格申请担任联邦政府中任何机构的秘书工作。如离开联邦政府，只要在三年内回来供职，可保留其累计的可以请病假的天数而不扣工资。2.法律秘书指在美国司法机关、律师事务所、工商企业法务部门，作为法官和律师助手的秘书。法律秘书必须遵守职业准则，精通联邦及州法院条例，掌握法律专门术语和工作程序，能熟练使用规范的法律字典，熟悉司法文书形式，能起草法律文件，掌握打印、速记、录音等技术。初入法律系统从事秘书事务者，只是当速记员，待具有一定年限的该专业工作经历，加入全国法律秘书协会，提出申请并经该协会考试合格者才能被授予法律秘书名衔。法律秘书的薪金在秘书界为最高，不少人还跃升为律师。3.公司秘书指在美国公司中接受并执行董事长指令的秘书，属行政秘书中领导职位的秘书。其主要职责为：监督、管理公司财务、人事，对外联络事务；与公司总经理以及采购、生产、销售、运输等部门经理保持联系；负责协调工作；向董事会汇报公司财务、人事关系状况、答复董事质询等。4.经理秘书指美国公司经理的高级秘书。其职责为：全面负责秘书及行政事务，制订有关计划、方案，并负责它们的按期完成等。经理秘书须对公司的结构、惯例、政策、工作程序相当熟悉，并具备秘书和行政工作的高级技能。担任这类秘书要求有6年以上的大学学习经历，且经过严格考试而获得秘书职业资格证书。5.技术秘书也称工艺秘书，指在美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书。其主要职责为：记录、编写技术资料、文件、报告和科研合同；编制技术项目预算、各种报表、图纸；保管技术性档案、承担实验室的事务工作等。技术秘书须掌握专业需要的科学技术及数学、会计学、物理学等知识，熟悉工程、技术术语，精通技术性口述的记录，并能从事收发邮寄，通信联络等一般秘书事务，还得搜集资料，收藏技术书籍，剪辑技术报刊等。6.医学秘书也称医药秘书，指在美国医疗系统中作为医生助手的秘书。其职责为：与病人预约就诊时间，办理病人就诊手续，为医生指定的病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并归档，向病人收取医疗费用，订购医疗器械、药品，保管病人病历等。医学秘书要求具有良好的医德，掌握生物学、生理学、人体解剖学、心理学、护理常识等基础知识，熟悉医药法、医学术语、医疗工作程序等。7.教育秘书指在美国教育系统担任秘书工作，分别为高等院校校长、院长、系主任、教授等服务的秘书，绝大多数为女性，属于教职编制。其职责根据服务对象不同而不同，大城市高等学府中的秘书要求较高，地方学院中秘书的职责较宽。一般承担接待来客、接打、转达电话；为校长、院长、系主任编制一周或一天的工作日程、安排约会；起草、修改、打印有关文件、报告；负责会议记录，收集资料；保管档案，协助管理学生学籍、考勤、成绩登记；与学生、家长、教师保持联系；订购、保管办公用品，为上司和教职员工收发邮件等。教育秘书有自己的组织－－全国教育秘书协会。作为全国教育协会隶属组织，该协会致力于改善教育秘书的工作条件、增加薪金、保证退休福利以及保险等事项。8.财经秘书指协助雇主管理财务的秘书。其职责为掌理公司的财务事项，有的还兼管雇主私人的金融票据，如支票簿、薪金支票、股利支票、家庭证券。日常工作包括去银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入资金等。财经秘书除须掌握一般秘书知识、技能外，还必须通晓金融术语、银行工作程序等。9.通信秘书也称文字处理员，指美国公司中专事文字处理的秘书。由于其供职中所需要的设施、技术的高度专业化，故属于专业秘书之列。美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员两类。首席文字处理员属于美国公司中的高级通信秘书，其职责为：操作各种文字处理装置；从复杂的信息源中制作和修订难度很大的各种文件，如长篇的技术、统计报告；检索以往输入的各种原文、数据；领导低级文字处理员等。他们除须具备相当的业务能力外，还需要具有一定的组织领导能力。文字处理员属于美国公司中的低级通信秘书，其职责为：按照规定的时间、质量输入、编辑、修改、传送中等难度的打印文件；校对、编辑自己的文字工作等。有些公司还要求他们承担一般性的秘书事务。文字处理员除须能操作文字处理设备外，还须通晓本部门技术性术语和本公司经营情况。2级至15级秘书职责举例如下：2级，送信；3级，文件收发、管理，文书兼打字，操作办公设备，电话接线员等；4级，文书兼速记、记录、录音、复制等；5级，来往函件文书处理，印刷文书等；6级，一般文书管理，一般通信管理，密码编制，译码设备操作；7级，电脑操作，通信中转设备操作；9级，后勤管理；12级，日程分析、管理分析、通信管理等；15级，日程安排、辅助综合管理。（二）美国秘书的职级二、日本秘书的种类与职级（一）日本秘书的种类（二）日本秘书的职级（一）日本秘书的种类1.根据模式划分（1）“日本型”秘书指日本国内以传统方式从事工作的秘书。其基本特征为：既未经过专业训练，也未经过秘书业务技能考查；多半在企业、机关的秘书课、总务课等秘书机构供职；大多不懂英语等外语；因对秘书业务技能无明确规定，其工资待遇也不明确。（2）“欧美型”秘书指日本国内具备欧美国家秘书一般特征的秘书，以与“日本型”秘书相区别。其基本特征为：以秘书工作为专门职业，具备速记、打字、计算、资料整理等专业技能；主要在外资企业、外国驻日使馆、办事机构工作；英语水平很高；一般专属于某一特定上级；因对秘书业务技能要求明确而严格，其工资待遇依据业务能力的强弱而定。2.根据系统与服务对象划分（1）公务秘书也称政治秘书，指精通国会或政党、内阁等结构的公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求能了解国会或政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书（一般为男性）还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。（2）事务秘书指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还须具有相当程度的专业知识。协助医生工作的秘书（也称医学秘书），要配合医师接收病人、从事社会保险等与医疗事务有关的工作。跟随律师的秘书（也称法律秘书），要协助接待委托人、调查案件、与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等。会计师、税理士（专门处理纳税事务的专业人员）的秘书，要掌握簿记、会计知识。大学教授、研究人员的秘书，则要善于搜集、剪贴资料并整理立卷。（3）外事秘书指精通外语，在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。随着日本外资企业增多，这类秘书数量日增。他们为了和外国秘书共同工作，必须精通外语，能将上司的话当场速记下来，再打印出来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，并用日文准确无误地拟写文件书信，并要能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演、懂些茶道、花道以及其他日本文化历史知识。（4）企业秘书也称公司秘书，即董事长和经理的专职秘书。主要从事接待来客、接打电话、联络等事务，以女性居多。这类秘书特别需要有高度的服务精神，有愉快、和蔼、亲切、礼貌、爽快、幽默感等职业素质，以反映出企业的良好素质。（5）私人秘书日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和影视、体育明星等社会名流都雇用私人秘书，少则一、两名，多则几十名。这些私人秘书负责对外联络、接待、公关工作，安排雇主一天、一周或一旬的工作流程。日本“党魁”的秘书多达30至50名，职责分工细密，其中只有一两名为其心腹，又称“左右手”。（二）日本秘书的职级1.见习秘书这级秘书未受过专门秘书教育，从事秘书工作不足一年，对整个秘书工作尚不熟悉。其主要职责为值班、接电话、接待来客等服务性工作。2.初级秘书是由日本秘书学教授森胁道子在专著《女性秘书入门》中，依据秘书业务水平而划分的秘书低层等级。初级秘书一般能完成上司指定的工作，基本了解秘书职责和工作方法，已有2～3年的工作经历，除能熟练地处理见习秘书的各项业务外，还能承担文书收发、信函起草，预订车、船、机票等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。3.中级秘书是由日本秘书学教授森胁道子在专著《女性秘书入门》中，依据秘书业务水平而划分的秘书中层等级。中级秘书须能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能独立进行工作；一般已有4～5年工作经历，能指导新秘书的业务；其主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。4.高级秘书是由日本秘书学教授森胁道子在专著《女性秘书入门》中，依据秘书业务水平而划分的秘书最高等级。高级秘书须能给上司有力的协助，能提供解决问题的有效方案，在工作中能发挥重要作用并取得相应成绩。高级秘书是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书室（科）的领导工作。在公司召开董事会等时候，则是上司的高级参谋。第二节国外秘书的教育与培养一、美国的秘书教育与考试二、日本的秘书教育与考试三、英国的秘书职业资格考试与培训、任用一、美国的秘书教育与考试（一）美国的秘书教育（二）美国的秘书职业资格考试（一）美国的秘书教育美国的不少高等院校设置有秘书学专业，主要为两年制的初级（走读）大学、技术学院及商业学院，也有部分高等院校中设置了四年制的秘书本科专业。成人学校中有秘书学校，有的在商业技术学校中设秘书系，其就读时间自2个月至2年不等，班次多样，有全日班、半日班、夜间班、周末班等，学员一般不限年龄、学历，毕业后校方协助推荐就业。美国的秘书通常以复合式教育模式培养，如医药秘书常由医学院毕业生经过秘书学专业学习后任职。（二）美国的秘书职业资格考试1.特许职业秘书考试原由国际职业秘书协会，现由国际行政专业人员协会举办的高级秘书资格考试。起源于美国，经欧洲扩展为全球性的考试。报考条件严格，规定高中毕业生须有6年秘书工作经历，大学毕业生的学习年限加秘书工作经历满6年者，有学士学位的人须具有1年经过证明的工作经验，才许报考。考试科目有:企业行为科学、企业法、经济与管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室工作程序。合格者获“特许职业秘书”资格证书、职业管理资格证书。2.美国法律秘书证书考试由美国法律秘书协会主持考试，考生须有1年以上法律工作经历，经过特殊培训，方允许报考。考试难度很大。通过后获法律秘书证书。该协会还颁发更高级别的专业法律秘书证书。3.美国合格的行政管理人员证书考试为在商业界谋求监督和管理人员地位的秘书职位资格证书。它自1970年9月始，由美国行政管理协会考核、颁发。欲获取此证书者，须先申请加入该学会成为会员，再经考核合格后发给此证，并允许其可在自己的署名后面写上C.A.M，以示具有了此种资格。4.选派赴国外的秘书美国国务院下设对外秘书服务处，负责选派本国秘书赴国外工作。凡欲申请对外秘书职位者，年龄须满21周岁；须为美国公民，其配偶也须是美国公民；须有大学毕业以上学历；本人与家属身体健康；须有一定的工作经历；须通过国家文官考查机构举办的能力、速记及打字测验，并对外交事务怀有兴趣；通晓一门外语者可优先考虑。被批准者还得进入外交事务学院短期培训