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文秘技师培训授课人：王跃萍第一章公文写作本章为重点章节,无论是在理论还是实际操作中的分值比例都很大,因此要重点掌握第一节公文概述本节主要学习公文的概念、特点、功能、分类与行文规则一、公文的概念是党政机关、社会团体、企事业单位为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。二、公文的特点和功能(一)1.由法定的作者制发法定的作者是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权的组织及其领导人。如各党政机关、团体、企事业单位就是法定作者。它们的领导人是上级机关任命或经过选举后报上级机关批准产生的，也是法定作者。2.具有法定的现实执行效用3.具有规范的体式4.履行法定的程序(二)公文的功能1.公文是传达贯彻党和国家方针政策及各项指令的有效形式，在机关公务管理中发挥领导与指导作用。2.公文用于发布行政法规、规章与采取行政措施，在国家行政管理、维护社会主义管理秩序方面发挥行为规范的作用。3.公文是请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上的纵向联系的基本手段。4.公文是沟通机关间横向联系的纽带。5.公文具有较强的政策性、理论性与对实践活动的指导性。6.公文是机关行政管理的真实记录，具有依据与凭证的功能。文书公文文件三、公文的种类（一）1、通用公文和专用公文2、对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件3、上行文、平行文、下行文4、规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件5、平件、急件、特急件（根据对处理时限的要求划分的）6、收文、发文（机关内部按文件的来源划分）（二）通用公文的种类1、规范性文件2、领导指导性文件3、公布性文件4、陈述呈请性文件5、商洽性文件6、会议性文件法定公文，指公文法规中明确规定的公文。《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施）规定，行政机关公文种类为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。《中国共产党机关公文处理条例》（经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发）规定，党的机关公文种类为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。一般指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。四、公文的行文关系（一）什么叫行文关系（二）行文方式1、上行文2、平行文3、下行文（三）处理行文关系的基本原则第二节公文的格式与稿本为了保证公文的完整性、准确性和有效性，以及方便文书处理工作，国务院办公厅公布的《国家行政机关公文处理办法》对公文的格式作了具体规定。公文的格式包括公文的结构，样式和各种标记。一、公文的格式组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首（亦称文头部分）；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体（亦称行文部分）；置于主题词以下的各要素统称版记（亦称文尾部分）。一、公文的排版规格与印制装订要求公文的格式是指公文的数据构成及各数据项目在载体（纸张等）上排列的规定。(1)排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2)用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。张贴的“通告”、“命令（令）”用纸幅面尺寸可根据实际需要确定。一、公文的结构（一）眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。１.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿负责制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行。《办法》规定带有密级的公文必须编号。如果发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制序号，如国务院文件都编有份数序号。编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位，即“1”应编为“01”，如果单编“1”。2.秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空1字距离。3.紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”等四种。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，但应小于22mm×15mm（高×长）。联合行文在排列时应注意：第一、同级机关联合行文时，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头。第二、联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加第字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文，只标明主办机关发文字号。6.签发人上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）主体公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等项。1.标题。指标明某一公文主题的概括性名称。（1）标题的位置。（2）标题的组成。一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。完整结构：具备发文机关、事由和文种三部分。省略式：（1）省略发文机关。（2）省略事由。（3）省略发文机关和事由，只有文种。（3）标题的要求。2.主送机关即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称、规范化简称或统称。又称上款或抬头。除普发性文件外，通常一份公文（特别是上行文）只能选择一个机关为主送机关，且一般不要报送领导个人（领导者本人有要求者除外）。主送机关，于标题之下空一行靠左顶格书写，末尾用冒号。如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号分隔。3.正文是公文的主体部分。于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。4.附件附件指附属于公文正件的其它公文或材料。附件说明，标注于正文下空一行，左空2个字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有序号使用阿拉伯数码，附件不加书名号，名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应有附件左上角第1行顶格标识公文的发文号并在其后标识附件（或带序号）。5.发文时间发文时间一般以机关领导签发的日期为准。如果缮印时间较长，也可以以印发的日期为准。几个机关联合发文，以最后一个会签机关所签发的日期为准。经一定会议讨论通过的公文，以通过日期为准。发文时间的位置，写在正文末右下方。其位置、距离根据发文机关的数量及机关印章的大小而确定。必须用汉字小写完整写明年月日。如二〇〇七年七月十八日6.公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式，它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发。只标识成文时期，成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章，成文日期拉开，左右各空7个字。联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下1行右空2字标识成文时间。如确需党政机关联合行文，应将党的机关排列在前。以机关领导人名义行文时，应在姓名前同时冠上职务身份。7.附注公文如有附近注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识，在成文时期下1行。（三）版记版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。1.主题词指用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语。2.抄送机关抄送机关是指虽不由这个收文机关主办，但需使其了解这份公文的内容或应协同办理这份公文的机关。3.印发机关和印发日期01机密★×年特急XXXXXX文件×××〔××××〕×号———————————————————————————关于××××××工作的通知××××××（主送机关名称）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××二×××年×月×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知———————————————————————————抄送：×××××，×××××。———————————————————————————×××××（印发位）××年×月×日印发XX市商业储运公司文件X商储字〔1991〕12号签发人：XXX—————————————————————————————————————XX市商业储运公司关于修建维修车间的请示XX市商业局：为了适应城市经济体制改革形势发展的需要，进一步搞好我市商业储运工作，按照局领导指示，计划以我公司仓库区为重点，逐步实现装卸操作机械化。现拟在库区内修建一个维修车间。该建设项目所需物资指标是：钢材X吨，水泥XX吨，杉木X立方米，所需费用为人民币XX万元。妥否，请批示。附件：1．《维修车间基建计划表》一份2．《维修车间设计草图》一份XX市商业储运公司（章）一九九一年九月十日（联系人：张XX联系电话：88866233）主题词：修建维修车间请示—————————————————————————————————————X市商业储运公司办公室1991年9月10日—————————————————————————————————————（共印XX份）请找出下列公文中的错误并改正山西省人事厅文件签发人:×××晋人字〔×××〕×号———————————————————————————————成立人事仲裁办公室的报告省编委为推进我省人事工作法制化的进程,经研究我厅决定成立省人事仲裁办公室……。特此请示，请一定批准。2003年3月11日（公章）抄送：省委省人民政府省财政厅———————————————————————————————主题词：人事机构通知第三节常用公文的写作一、决定（一）决定的概念及作用决定是“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项”的公文。决定在加强领导，统一行动，提高效率和经济效益上起着重大作用。（二）决定的特点及类型主要特点是：1、有较强的约束力。2、既可由会议讨论通过，也可以由领导机关和领导个人作出。3、语气庄重严肃常用的决定有以下三大类：1、关于某个具体问题或事项的决定2、关于某一方面或某一类问题的决定权3、有关奖惩的决定二、规定（一）、规定的概念规定是机关、团体、企业事业单位对某项工作、某项事物或某项活动做出约束性安排，采取约束性措施用于指导部门工作及活动的法规性条文。（二）、规定的结构与写法一般由标